Документальне оформлення операцій з руху основних засобів

Надходження основних засобів і нематеріальних активів оформлюється такими первинними документами:

- Акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів, форма ОЗ-1

- Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини, форма ОЗ-5

- Інвентарна картка з обліку основних засобів, форма ОЗ-6

- Опис інвентарних карток з обліку основних засобів, форма ОЗ-7

- Картка обліку руху основних засобів, форма ОЗ-8

- Інвентарний список основних засобів (за місцем їх знаходження, експлуатації), форма ОЗ-9

Вибуття ОЗ оформлюється такими первинними документами:

- Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів, форма ОЗ-1

- Акт на списання основних засобів, форма ОЗ-3

- Акт на списання автотранспортних засобів, форма ОЗ-4

- Інвентарна картка з обліку основних засобів, форма ОЗ-6

- Опис інвентарних карток з обліку основних засобів, форма ОЗ-7

- Картка обліку руху основних засобів, форма ОЗ-8

Інші операції з основними засобами оформлюються такими первинними документами:

- Акт приймання-передачі відремонтованих, реконструйованих і модифікованих об’єктів основних засобів, форма ОЗ-2

- Розрахунок амортизації основних засобів: для промислових підприємств - форма ОЗ-14, для будівельних організацій - форма ОЗ-15, Розрахунок амортизації для автотранспортних підприємств - форма ОЗ-16.

Характеристику форм первинного обліку основних засобів наведено в таблиці 3.

Таблиця 3. Характеристика типових форм первинних документів з обліку основних засобів.

Форма документу	Назва документу	Примітки

ОЗ-1	Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів	Складається на кожний об'єкт окремо, а на декілька - лише в тому випадку, коли об'єкти однотипні, мають однакову вартість і прийняті одночасно на відповідальне зберігання однією й тією ж особою.
ОЗ-2	Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів основних засобів	Зазначаються технічна характеристика та первісна вартість об'єкту. Актом такої форми оформлюється приймання завершених робіт після добудови, реконструкції або модернізації основних засобів.
ОЗ-3	Акт на списання основних засобів	Після ліквідації основних засобів і складання актів на списання основних засобів перший примірник передається до бухгалтерії, де на його підставі робиться запис до інвентарного списку основних засобів
ОЗ-4	Акт на списання автотранспортних засобів	Складається в двох примірниках, підписують члени комісії, затверджує керівник підприємства або уповноважена ним на це особа.
ОЗ-5	Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини	Складається при встановленні, запуску і демонтажі будівельної машини, що взята на прокат. Підписується представником машинопрокатної бази та механіком будівельної дільниці.
ОЗ-б	Інвентарна картка обліку основних засобів	Здійснюються записи на підставі акту приймання-передачі основних засобів та акту списання основних засобі в; для групового обліку однотипних об'єтів основних засобів, які надійшли в експлуатацію в одному календарному місяці й мають одне й те ж виробничо господарське призначення, технічну характеристику та вартість. Як правило заповнюється в одному примірнику й знаходиться у бухгалтерії.
ОЗ-7	Опис інвентарних карток з обліку основних засобів	Застосовується для реєстрації інвентарних карток. Ця форма складається в одному примірнику в бухгалтерії
03-8	Картка обліку руху основних засобів	Застосовується для обліку руху основних засобів за класифікаційними групами. Відкривається в бухгалтерії в одному примірнику.
03-9	Інвентарний список основних засобів	Застосовується в місцях експлуатації основних засобів для обліку кожного об'єкта за матеріально відповідальними особами. Дані, що містяться в цій формі, мають бути тотожними записам в інвентарних картках обліку основних засобів
03-14, 03-15, 03-16	Розрахунок амортизації основних засобів	Використовується при нарахуванні зносу основних засобів

Форма 03-1 "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів" використовується для:

Ø зарахування до складу основних засобів окремих об'єктів;

Ø обліку введення об'єктів основних засобів в експлуатацію;

Ø оформлення внутрішнього переміщення основного засобу з одного підрозділу (цеху, відділу, ділянки) до іншого;

Ø виключення об'єктів зі складу основних засобів при передачі іншому підприємству - як при продажу (обміні), так і при безоплатній передачі.

Склад комісії, яка підписує акт, визначається в Наказі про обліку політику підприємства або затверджується керівником.

Кожен об'єкт зараховується до складу основних засобів за окремим актом. Виключення становлять інвентар, інструменти, обладнання та подібні об'єкти, якщо вони є однотипними та мають однакову вартість в одному календарному місяці.

Акти зберігаються протягом всього терміну експлуатації об'єкту протягом трьох років та одного місяця після списання об'єкту з обліку умови, що за цей період була проведена ревізія.

Форму 03-2 "Акт приймання-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів" використовують при оформленні приймання, передачі основного засобу з капітального ремонту, реконструкції або модернізації. Акт складається в одному примірнику, якщо ремонт, реконструкція або модернізація здійснювались господарським способом, та в двох - якщо стороннім підприємством (другий примірник передається підприємству, яке здійснювало роботи). На підставі акту вносяться зміни до наступних документів: ОЗ-: "Інвентарна картка обліку основних засобів"; 03- 14 "Розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організацій)"; 03-16 "Розрахунок амортизації по автотранспорту".

Форми ОЗ-З "Акт на списання основних засобів" та 03-4 "Акт на списання автотранспортних засобів" використовуються для оформлення вибуття окремих об'єктів основних засобів при повній або частковій ліквідації. Акт складається в двох примірниках і затверджується керівником підприємства, потім передається в бухгалтерію, де на його підставі здійснюють запис до форми 03- 9 та вилучають картку форми ОЗ-б, що відображають у відомості форми 03-7.

Форма 03-5 "Акт про установку, пуск та демонтаж будівельних машини" використовується при встановленні, запуску та демонтажу будівельної машини, взятої на прокат. Цей акт підписується представником машинопрокатної бази та механіком будівельної дільниці.

Форма ОЗ-б "Інвентарна картка обліку основних засобів" використовується для аналітичного обліку та узагальнення інформації про наявність та рух всіх типів основних засобів на підприємстві. Картки заводяться на кожен інвентарний об'єкт або групу однотипних об'єктів, які мають однакову вартість, введені в експлуатацію в один і той же час та знаходяться в одному підрозділі (цеху). Інвентарні карти заповнюються на підставі наступних первинних документів з обліку руху основних засобів: ОЗ-І "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів"; 03-2 "Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів"; ОЗ-З "Акт на списання основних засобів" (при цьому картка вилучається); 03-4 "Акт на списання автотранспортних засобів" (при цьому картка вилучається).

На підставі інвентарних карток заповнюються наступні накопичувальні документи: 03-7 "Опис інвентарних карток по обліку основних засобів"; 03-8 "Картка обліку руху основних засобів" (заповнюється в кінці місяця); 03-9 "Інвентарний список основних засобів" (крім випадку внутрішнього переміщення основного засобу).

Дані карток сумарно звіряють з регістрами синтетичного бухгалтерського обліку.

Кожна картка традиційно ведеться в одному примірнику в бухгалтерії, але існує варіант обліку з веденням двох примірників цих форм: один примірник - в бухгалтерії, інший - в місці експлуатації основного засобу, замість форхми ОЗ- 9. Підприємства, які мають невелику кількість основних засобів, можуть вести їх по пооб'єктний облік в інвентарній книзі (в розрізі видів основних засобів та місць їх знаходження).

На орендовані основні засоби картка форми ОЗ-б не зводиться. Для аналітичного обліку таких засобів використовується копія інвентарної картки орендодавця, яка повинна бути отримана разом з орендованими основними засобами.

Форма 03-7 "Опис інвентарних карток по обліку основних засобів" використовується для реєстрації інвентарних карток. Ця форма складається в одному примірнику з метою контролю за зберігання карток. Зареєстровані у цьому описі картки розміщують у картотеці основних засобів, де їх групують за видами, а всередині видів - за місцезнаходженням. Картки недіючих основних засобів групують окремо. Вибуття основних засобів відмічається у картці, яка вилучається з картотеки діючих об'єктів, що відображається в цьому описі.

Форма 03-8 "Картка обліку руху основних засобів" заповнюється на підставі наступних форм: 03-6 "Інвентарна картка обліку основних засобів";

Форма 03-9 "Інвентарний список основних засобів" використовується у місцях експлуатації основних засобів (цехах, відділах) для обліку кожного об'єкту за матеріально відповідальними особами.

Аналітичний облік ОЗ ведеться за інвентарними об’єтами, групами основних засобів, місцями експлуатації, за матеріально-відповідальними особами.

Синтетичний облік ведеться за рах. 10 «Основні засоби» у гр.3 розд.1, за рах.11 «Інші необоротні матеріальні активи» (ІНМА) у гр. 4 розділу 1, за рах. 15 «Капітальні інвестиції» у гр. 4 розділу 2 Журналу №4. За дебетом рахунків 10,11 відображається находження та дооцінка основних засобів, за кредитом рахунку – їх вибуття та уцінка. За дебетом рахунку 15 відображаються витрати з придбання (створення) ОЗ і ІНМА, за кредитом – списання витрат у разі введення об’єкта ОЗ і ІНМА в експлуатацію.

У фінансовій звітності інформація про стан основних засобів відображається у 1 розд. форми №1 «Баланс», 2 розд. форми №5 «Приміти до річної бухгалтерської звітності».