Інформаційні системи й технології на підприємстві

Поняття «інформація» походить від латинського слова «informatio», що означає виклад, роз’яснення якого-небудь факту, події, явища.

Інформація дуже різноманітна й підрозділяється за видами людської діяльності, в якій використовується: наукова, технічна, виробнича, управлінська, економічна, соціальна, правова. Кожен з видів інформації має свою технологію обробки, смислове навантаження, форми представлення і відображення на матеріальних носіях, вимоги до точності, достовірності, оперативності відображення фактів, явищ, процесів.

Будь-яку організацію можна розглядати як систему управління, що складається з керуючої частини й керованого процесу, на який впливають зовнішні впливи, у якій завжди існує інформаційний контур.

Рисунок 1 - Організація як система управління

Інформаційний контур разом із засобами збору, передачі, обробки й зберігання інформації, а також персоналом, що здійснює ці дії з інформацією, утворить інформаційну систему даної організації.

До цієї системи надходить інформація, що поділяється на зовнішню й внутрішню.

Зовнішня вхідна інформація – це дані про різні аспекти економічної, екологічної, політичної й іншої сфер, що оточують підприємство. Для зовнішньої інформації характерна неточність, суперечливість. Вона може описувати стан ринку і конкурентів, прогнози процентних ставок і цін, податкової політики і політичної ситуації. Канали отримання такої інформації різні: експертні опитування, статистичні дослідження кон’юнктури ринку; вивчення тенденцій у виробництві і збуті тих чи інших товарів; засоби масової інформації.

Джерелами зовнішньої інформації можуть бути постачальники, держава тощо, внутрішньої – підрозділи підприємства.

Внутрішня вхідна інформація – це дані, які виникли переважно в системі обліку, відображають різні тимчасові інтервали та стан об’єкта управління. Як правило, ці дані вимірюються, і точна інформація фіксується в управлінських документах. Характер і осяг інформації також різні, але вона більш доступна, оскільки створюється на самому підприємстві.

Вихідна інформація також поділяється на зовнішню й внутрішню.

Зовнішня вихідна інформація – відомості в загальновстановлених формах первинних і зведених документів, які надаються зовнішнім користувачам інформації.

Внутрішня вихідна інформація – це відомості, які надаються внутрішнім користувачам інформації й служать для управління підприємством, характеризуючи економічну ситуацію, що склалася.

Управлінська інформація – інформація, якаобслуговує процеси виробництва, розподілу, обміну й споживання матеріальних благ і забезпечує рішення завдань організаційно-економічного керування народним господарством і окремими підприємствами.

Найважливішою складовою управлінської інформації є економічна інформація, що представляє собою сукупність різних відомостей економічного характеру, які необхідно фіксувати, передавати, обробляти, зберігати й використовувати в процесі планування, обліку, контролю та аналізу.

Для економічної інформації характерні:

– великі обсяги;

– багаторазові повтори циклів отримання і перетворення в певні часові періоди (місяць, квартал, рік і т.д.);

– різноманіття джерел виникнення і споживачів;

– значна питома вага логічних операцій при обробці.

Ці властивості економічної інформації визначають науково-технічну необхідність і економічну доцільність використання засобів обчислювальної техніки й, насамперед, комп’ютерів при її зборі, накопиченні, передачі і обробці, що у свою чергу вимагає вміння визначати структуру й обсяги інформації, яка обробляється.

Облікова інформація як частина економічної інформації має ряд особливостей:

– безперервність – обумовлена, з одного боку, великою кількістю взаємопов’язаних і взаємодіючих елементів внутрішнього характеру, а з іншого – місцем підприємства в загальній системі економіки, складовою частиною якої воно є;

– циклічність – облікова інформація піддається обробці за одні і ті ж часові періоди, але її зміст і числове наповнення змінюється;

– масовість – наявність однорідних масових арифметичних операцій при обробці;

– істотність – не потрібно витрачати час на облік незначних факторів;

– складність розрахунків – середня кількість арифметичних, логічних і інших дій, що доводяться на одну форму показника, і чим вони складніше, тим більше часу необхідно на автоматизацію даної задачі або комплексу задач.

Вимоги до облікової інформації

– достовірність – інформація повністю відображає господарські процеси на підприємстві і легко перевіряється;

– значимість – інформація має бути корисною, ґрунтуватися на зворотному зв’язку й надходити до користувача в потрібний час. Зворотний зв’язок передбачає знання того, наскільки правильними виявилися попередні очікування. Необхідно враховувати, що вигоди, отримані від використання обліковою інформацією, повинні перевищувати витрати на її отримання;

– порівнянність і постійність – неможливо протягом звітного періоду використовувати різні методи бухгалтерського обліку, інакше пропадає можливість порівняння даних;

– суттєвість – не потрібно витрачати час на облік незначних факторів. Тобто якщо зусилля щодо обліку порівнянні з вартістю коштів, що обліковуються, облік необхідно спростити. Кожне підприємство вибирає свій рівень суттєвості обліку;

– консервативність – необхідно вибрати оцінку, що є менш оптимістичною, тобто необхідно враховувати можливу відсутність прибутку й можливі збитки. Це забезпечить обережність в оцінці активів, майна й у визначенні величини прибутку;

– повнота – інформація повинна містити максимум даних, необхідних користувачеві.

Інформаційні технології – один з багатьох інструментів, що допомагає організації впоратися зі змінами, що відбуваються в зовнішньому і внутрішньому середовищі.

Під інформаційною технологією розуміють систему методів і способів пошуку, збору, накопичення й обробки інформації на основі застосування обчислювальної техніки.

Кожна інформаційна технологія орієнтована на обробку інформації певних видів:

– даних (системи програмування й алгоритмічні мови, системи управління базами даних, електроні таблиці),

– текстової інформації (текстові процесори і гіпертекстові системи),

– знань (експертні системи),

– динамічної графіки, анімації, відеозображення, звуку (інструментарій створення мультимедійних додатків, що включає засоби анімації і управління відеозображенням і звуком).

Комп’ютерне обладнання, прикладне забезпечення, технології зберігання даних, комунікаційні технології, мережі – всі ці технології являють собою ресурси, які складають інфраструктуру інформаційних технологій організації.

1.2 Поняття комп’ютерної інформаційної системи підприємства (КІСП)

Інформаційна система –організований набір елементів, що збирає, обробляє, передає, зберігає та надає дані.

Кожна інформаційна система включає в себе такі компоненти:

– структура системи – сукупність елементів системи і взаємозв’язків між ними (наприклад, організаційна й виробнича структура підприємства);

– функції кожного елемента системи (управлінські функції – прийняття рішень в певних структурних підрозділах підприємства);

– вхід і вихід кожного елемента і системи в цілому (матеріальні або інформаційні потоки, які надходять у систему або виводяться нею);

– мета й обмеження системи і її окремих елементів (досягнення максимального прибутку, фінансові обмеження).

Комп’ютерна інформаційна система підприємства (КІСП) – сукупність економіко-математичних методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів і рішень, а також спеціалістів, призначена для обробки інформації й прийняття управлінських рішень.

Інформаційні системи характеризуються наявністю функціональної і забезпечувальної частини.

Функціональна частина КІСП – сукупність функціональних підсистем, комплексів завдань і процедур обробки інформації, що реалізують функції системи управління. У системі управління великих підприємств – корпорацій – виділяються самостійні підсистеми (контури) функціонального й організаційного управління.

Забезпечувальна частина КІСП складається з технічного, інформаційного, математичного, організаційного, правового, ергономічного й іншого видів забезпечення.

Дата добавления: 2014-12-25