| №
| Реквізити
| Розташування та правила оформлення
|
|
| Державний герб
| Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації
|
|
| Емблема організації чи підприємства
| Порядок з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
|
|
| Зображення державних нагород
| У верхньому лівому кутку або посередині документа
|
| 4.
| Код підприємства, установи, організації
| У верхньому правому кутку
|
|
| Код форми документа
| У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
|
|
| Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа
| У верхньому лівому кутку або посередині сторінки
|
|
| Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа
| У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
|
|
| Назва структурного підрозділу
| У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.
|
|
| Індекс підприємства зв`язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу номер рахунка в банку
| У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил:
01054, м. Київ-54,вул.Пирогова, 9,
т. 221-99-33.
На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок №11632516 в Укрінбанку м. Києва
МФО № 321518
|
|
| Назва виду документа
| Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
|
|
| Дата
| Документ датується днем його підписання або
затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1999 р.) або цифровим – трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік – 17.06.99 (тобто 17 червня 1999 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.
|
|
| Індекс
| У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: №02-10/36, де 02 – шифр структурного підрозділу; 10 – номер справи; 36 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.
|
|
| Посилання на індекс та дату вхідного документа
| У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 – індекс структурного підрозділу; 10 – номер справи за номенклатурою; 135 – порядковий номер
|
|
| Місце укладання чи видання
| У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
|
|
| Гриф обмеження доступу до документа
| З правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка “для службового користування”, “таємно”, “цілком таємно”
|
|
| Адресат
| З правого боку у верхній частині сторінки.
Кожний елемент – назва установи, підрозділу,
Посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі – тоді перед її прізвищем.
Наприклад:
Друкарня “Преса України”
Головному редакторові
Никонову Миколі Петровичу
вул. Грінченка,
буд.7, кв,19
Романову В.О.
Київ - 0401004
|
|
| Гриф затвердження
| У верхній правій частині документа. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:
слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
назва посади;
особистий підпис; ініціали та прізвище
особи, що затвердила документ;
дата затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
директор школи
(підпис) Л.С.Семенова
07.10.2009
|
|
| Резолюція
| У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів:
- прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;
- вказівка на порядок виконання документа;
- термін виконання документа;
- особистий підпис керівника;
- дата.
Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідально за виконання документа є особа, названа в резолюції першою
|
|
| Заголовок до тексту
| Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника “про”; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа
|
|
| Відмітка про контроль
| З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. Її проставляють за формою “К” або “Контроль”
|
|
| Текст
| Складається з таких логічних елементів:
- вступу;
- доказу;
- закінчення.
Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля)
|
|
| Відмітка про наявність додатка
| Ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків:
1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:
Додаток: на 2 арк. У 6 прим.;
2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:
Додаток: “Проект реконструкції ділянки”
на 5 арк. у 2 прим.
Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:
Додаток: на 2 арк. лише адресатові.
У разі великої кількості окремо складається їх список, а самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до списку на 7 арк.
|
|
| Підпис
| Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:
- зазначення посади (з лівого боку);
- підпис (між назвою посади й прізвищем);
- ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).
Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає посаді.
Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні:
Директор ЗОШ №277 /підпис/Л.С.Семенова Директор ЗОШ №282 /підпис/ С.О.Дзонь
Розшифрування підпису в дужки не береться
|
|
| Гриф узгодження
| Розрізняють дві форми узгодження документів – внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із: слова УЗГОДЖЕНО;
· назви посади службової особи, з якою узгоджується документ, та назви установи;
· особистого підпису;
· його розшифрування;
· дати.
Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту “ПІДПИС” або на окремій сторінці.
Наприклад:
УЗГОДЖЕНО:
Директор ЗОШ № 246
/підпис/ К.С.Кущаєва
01.09.2009
|
|
| Віза
| Внутрішнє узгодження проекту документа це його візування. Віза складається з:
· особистого підпису особи, що візує;
· дати.
У разі потреби зазначається посада особи,
що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали й прізвище):
Завідувач кафедри (підпис) Б.М.Сайко 28.08.99
Невеликі зауваження (1 – 2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі
|
|
| Печатка
| Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб;
До статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т.д.
|
|
| Відмітка про засвідчення копій
| У правому верхньому кутку пишеться слово “копія”; під реквізитом “підпис” слово “правильно”;дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою.
|
|
| Прізвище виконавця та номер його телефону
| Цей реквізит обов`язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках).
Складається з:
· прізвища виконавця;
· номера його службового телефону.
Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа.
|
|
| Відмітка про виконання документа й направлення його до справи
| Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:
· стислу довідку про виконання;
· слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ;
· дату скерування документа до справи;
· підпис керівника структурного підрозділу або виконавця
|
|
| Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій
| Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:
· запис “Інформація перенесена на машинний носій”;
· підпис особи, відповідальної за перенесення даних;
· дату перенесення
|
|
|
| Містить:
· скорочену назву організації, що отримала документ;
· дату його находження.
Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:
· назву організації;
· дату надходження;
· індекс документа.
Відмітка про находження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.
|
