Виды передаточных документов

Печать передаточных документов

Регистрация ответа

Режим предназначен для регистрации ответов на входящие документы. Запуск режима осуществляется из окна просмотра задачи из меню «Операции/Регистрация ответа». На экране появляется окно рис. 2.48., в котором пользователю следует заполнить соответствующие поля и для сохранения информации нажать клавишу «Сохранить».

Рис. 2.48. Окно «Регистрация ответа»

При этом на странице «Связанные документы» появится документ с видом связи «Ответ», а в нижней левой части регистрационной карточки (Страница «Документ») появится соответствующая отметка с исходящим номером ответного документа.

Передача каждого документа исполнителю подтверждается его подписью о получении документа на бланках установленного образца. В ТКЗ «Канцелярия» встроен механизм отбора документов, подлежащих передаче исполнителям, и их печати на соответствующих бланках.

К установленным бланкам относятся: «Переходящий журнал», «Разносная книга», «Передаточная опись», «Расписка», «Постраничная разносная книга», «Описи передачи в личные дела». Для каждого вида бланка пользователь имеет возможность составить один или несколько списков адресатов, передача документов которым будет сопровождаться распечаткой передаточного документа на выбранном бланке.

В переходящем журнале для каждого адресата из списка адресатов на отдельной странице печатается перечень передаваемых ему документов. Программа, при этом, ведет для этого адресата персональный учет передаваемых ему документов, фиксируя номер страницы переходящего журнала и порядковый номер переданного документа. Нумерация страниц и порядкового номера в начале каждого нового года начинается с 1. Бланки переходящего журнала чаще всего используются для регистрации передачи документов исполнителям внутри подразделения, обслуживаемого канцелярией.

В разносной книге перечень передаваемых адресатам документов печатается подряд для всех адресатов. Для этого ведется общая нумерация страниц и порядковых номеров передаваемых документов. Бланки разносной книги чаще всего используются для регистрации передачи документов в другие подразделения, территориально расположенные рядом с канцелярией (например, в одном здании).

В постраничной разносной книге передаваемые документы сгруппированы по адресатам и для каждого адресата печатаются на отдельной странице. Нумерация страниц и порядковых номеров - сквозная.

Передаточная опись обычно используются для отметки о передаче документов в другие подразделения, территориально удаленные от канцелярии (например, в других зданиях). Внутри передаточной описи нумерация документов в каждой новой описи начинается с 1 (не сквозная из описи в опись), каждая вновь сформированная опись имеет следующий номер по порядку.

В расписке печатаются все документы передаваемые каждому адресату. При этом адресаты отличаются не только кодом организации, но и фамилией адресата (поле «Кому» направлен документ). Для всех адресатов ведется сквозная нумерация расписок. Порядковые номера передаваемых документов не проставляются. Бланки расписок чаще всего используются для регистрации передачи документов в другие организации.

В переходящем журнале и в разносной книге адресат расписывается напротив каждого передаваемого ему экземпляра документа. В передаточной описи и расписке лицо, отвечающее за передачу документов адресатам, расписывается за весь список передаваемых ему документов один раз.

Передаточный документ «Описи передачи в личные дела» существует для передачи документов на хранение в личных делах сотрудников ЦА и ЗУ.

Формирование списка документов для передачи по любому из вышеперечисленных передаточных документов может вестись по всем группам документам, либо только по текущей группе документов. Для формирования списка документов для передачи только по текущей группе следует проставить в окне формирования передаточного документа флаг «Ö» в поле «Печать по текущей группе».

Дата добавления: 2014-12-26