Форма протокола8 2 страница

Должность

руководителя

службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол заседания

ЭК организации

от _________ № _________

Приложение № 37

УТВЕРЖДЕНО

приказом Росархива

от 19.01.95 №2

ПОЛОЖЕНИЕ*

о постоянно действующей экспертной комиссии

учреждения, организации, предприятия20

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную» документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия'».

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения. В необходимых случаях (см. п. 3.4. настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России (Росархив).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения, ее секретарем, которым, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. На основе настоящего примерного положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по выгодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения:

♦ по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

♦ по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;

♦ по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. на утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения —

♦ описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации,

♦ перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне, документов до 1945 года включительно;

3.4.2. на согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения —

♦ сводную номенклатуру дел учреждения,

♦ описи дел по личному составу,

♦ акты об утрате или неисправимом повреждении документов,

♦ постоянного хранения;

3.4.3. на рассмотрение ЭПК архивного учреждения —

♦ предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем:

3.4.4. на утверждение руководителя учреждения —

♦ акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п.3.4.1),

♦ акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их де­ловой квалификации.

4. ПРАВА ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

♦ письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

♦ предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК

5.1. Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях - по согласованию с учреждениями Росархива).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.

Приложение № 38

Форма описи дел постоянного*, временного

(свыше 10 лет) сроков хранения21

и по личному составу

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Название раздела
№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание

В данную опись внесено _________________________________________________ дел с

(цифрами и прописью)

№ _____________ по № ___________________________________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Наименование должности Протокол ЭК организации

руководителя службы ДОУ

от __________ № __________

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Передал ________________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и _______________________________________ регистрационно-контрольных карточек

(цифрами и прописью)

к документам*

Наименование должности

сотрудника структурного

подразделения

(общественной

организации) Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял _______________________ дел и ________________________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности

работника ведомственного

архива Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 39

Форма акта о выделении документов

к уничтожению22

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

руководителя организации

___________ № ___________

(место составления) Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании _______________________________________________________________

(название и выходные данные перечня

__________________________________________________________________________________________

документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _______________________________

(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание

Итого _____________________________ дел за ______________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______________________________________ годы

утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________

___________________________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ____________ № ____________)

Наименование

должности лица,

проводившего

экспертизу

ценности

документов Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ___________ № ___________

Документы в количестве ________________ (цифрами и прописью)______________ дел,

весом _____________________ кг сданы в _______________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ № __________________

Наименование

должности работника

организации,

сдавшего документы Личная подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника ведомственного

архива (службы

делопроизводства),

внесшего изменения

в учетные документы Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 40

Форма внутренней описи документов дела23

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _____________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание

Итого __________________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование

должности лица,

составившего

внутреннюю опись

документов дела Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 41

Форма листа-заверителя дела24

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано _____________________________________

(цифрами и прописью)

__________________________________________________________________ листа (ов),

в том числе: литерные листы _________________________________________________;

пропущенные номера ______________________________________ + листов внутренней

описи ______________________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

Наименование

должности лица,

составившего

заверительную

надпись Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 42

Форма обложки дел постоянного и длительного сроков хранения25

Приложение № 43

ОДОБРЕН

решением ЦЭПК при Росархиве

Протокол от 15.03.95 № 1

ДОГОВОР26

о передаче документов негосударственной части

Архивного фонда Российской Федерации на хранение

в государственный архив*

______________________ _______________________

(место составления) (дата)

Исходя из необходимости сохранения для российской истории документальных источников о деятельности собственника (название) и руководствуясь «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», «Положением о Государственной архивной службе России», а также законодательством о собственности, об авторском праве и смежных с ним правах, собственник (название) в лице (должность, фамилия, имя, отчество), именуемый в дальнейшем «Собственник», с одной стороны, и госархив (название) в лице (должность, фамилия, имя, отчество), именуемый в дальнейшем «Госархив», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА И ПРИНЦИПЫ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ СТОРОН

1.1. Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе отбора и передачи Собственником Госархиву на хранение документов, отнесенных к составу негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также их последующего использования в научных, практических и иных целях.

1.2. Документы, в зависимости от договоренности, могут передаваться Госархиву:

на постоянное хранение с одновременной передачей права собственности государству;

на временное хранение до года (на лет после передачи) с последующим переходом права собственности к государству; на временное (на обусловленный срок) или депозитарное (без указания срока) хранение с оставлением права собственности за Собственником.

Примечание. 1. При передаче Собственником права собственности на документы государству должно быть указано в договоре законное основание передачи этих прав: безвозмездная передача-дарение или купля-продажа.

2. На депозитарное и временное хранение документы могут передаваться за плату, вносимую Собственником.

1.3. Документы передаются Собственником на постоянное хранение Госархиву, как правило, безвозмездно (в дар).

Примечание. В исключительных случаях ценные документы могут быть куплены Госархивом, что и указывается в договоре.

1.4. Все действия по отбору, передаче, использованию документов производятся с соблюдением оговоренных в договоре прав собственности сторон на передаваемые документы и авторского права, которое учитывается при публикации, экспонировании, копировании, выдаче документов.

1.5. Стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств, предусмотренных настоящим договором, третьей стороне без письменного согласия сторон.

1.6. В случае реорганизации, перерегистрации, изменения названия Собственника при условии его сохранения за ним сохраняются его права и обязанности по договору, а при смене Собственника они переходят к правопреемнику, если он не заявит о расторжении договора.

2. ПОРЯДОК РЕАЛИЗАЦИИ ДОГОВОРА

2.1. Состав передаваемых на хранение документов определяется примерным перечнем документов, согласованным сторонами и приложенным к договору, но может быть уточнен при проведении экспертизы ценности документов с учетом имеющейся номенклатуры дел текущего делопроизводства.

2.2. Отбор документов для экспертизы их ценности проводится, как правило, ежегодно представителем Госархива, сроки отбора согласуются с Собственником.

2.3. Отобранные для экспертизы документы принимаются Госархивом по сдаточной описи. Документы, отобранные в результате экспертизы в состав Архивного фонда Российской Федерации, обрабатываются и описываются в соответствии с архивными требованиями не позже, как правило, чем через три месяца после окончания экспертизы. Опись документов представляется на одобрение экспертной комиссии, назначенной распорядительным актом руководителя Организации-Собственника, либо Центральной экспертной комиссии органа управления, которому подчинен Собственник, после чего утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Документы ставятся на государственный учет.

Примечание. 1. Может быть составлен отдельный договор на обработку и описание документов, в т.ч. на платных условиях.

2. Срок обработки устанавливается конкретно для каждой организации, исходя из объема документов и возможностей госархива.

2.4. Передача документов Собственником Госархиву производится по описи, утвержденной экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, как правило, непосредственно после утверждения описи или по истечении срока, указанного в договоре, и оформляется актом передачи.

Примечание. Документы, переданные на временное (депозитарное) хранение, учитываются в госархиве отдельно.

2.5. Отдельные документы, необходимые для практического пользования Собственнику, передаются в виде заверенных ксерокопий, изготавливаемых силами и за счет средств Собственника или по соглашению сторон с учетом их материальной базы и возможностей с последующей заменой ксерокопий подлинниками.

2.6. В том случае, если объем документов, необходимых для практического пользования Собственнику, значителен, может быть продлен на обусловленное время срок передачи всего комплекса документов по описи.

3. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

3.1. Собственник обязуется:

3.1.1. Ежегодно в согласованные сроки предоставлять Госархиву для экспертизы ценности и отбора полный комплекс документов, образовавшихся в деятельности Собственника (за исключением составляющих коммерческую тайну), а в дальнейшем передавать на хранение все отобранные документы по описи в подлинниках или копиях в соответствии с пунктами 2.4-2.6 договора;

3.1.2. Организовать работу экспертной комиссии для консультирования представителя Госархива при проведении им экспертизы ценности документов и для рассмотрения описей документов (сдаточной и составленной Госархивом по завершении обработки документов);

3.1.3. Оплатить работу Госархива по отбору, обработке и описанию документов в соответствии с действующими тарифами, расценками и поправочными коэффициентами к ним.

Примечание. Этот пункт может быть введен в договор с учетом объема работ и платежеспособности Собственника;

3.1.4. В случае реорганизации или новой регистрации Собственника при его переименовании преемственно продолжать передачу документов в соответствии с договором;

3.1.5.В случае самоликвидации или ликвидации Собственника обеспечить концентрацию и передачу Госархиву всех оставшихся документов (при условии, что заключен договор о передаче документов на постоянное хранение).

3.2. Госархив обязуется:

3.2.1. Создать на базе полученных документов самостоятельный фонд, включить информацию о нем в научно-справочный аппарат своих архивных фондов (в случае передачи документов на постоянное хранение) и обеспечивать сохранность принятых документов.

Примечание. При небольшом объеме документов они по согласованию с Собственником могут быть включены по отдельной описи в состав объединенного фонда или коллекции.

3.2.2. Проводить обработку и описание документов в соответствии с действующими правилами работы государственных архивов в части комплектования и учета документов;

3.2.3. Принять меры для организации использования переданных документов в научных, информационных и иных общественно значимых целях, в том числе через читальный зал архива, через публикацию и экспонирование документов на условиях, согласованных с Собственником.

Примечание. Может быть составлен отдельный договор о порядке использования документов;

3.2.4. Предоставлять Собственнику по его просьбе ксеро- и фотокопии переданных документов с учетом технических и финансовых возможностей Госархива;

3.2.5. Оказывать Собственнику безвозмездную консультативную и методическую помощь по вопросам организации документационного обеспечения управленческих процессов в деятельности Собственника, в том числе в разработке и применении номенклатуры дел текущего делопроизводства, организации хранения документов оперативного назначения и по личному составу, отборе к уничтожению документов оперативного назначения, утративших практическую надобность.

Примечание. Работы, предусмотренные пп. 3.2.2., 3.2.4., 3.2.5., могут выполняться на платных началах, в т.ч. по отдельным договорам;

3.2.6. Обеспечивать соблюдение банковских, коммерческих, налоговых, профессиональных (медицинских и др.) тайн, содержащихся в документах и ставших ему известными ввиду служебного знакомства с документами.

4. ПРАВА СТОРОН

4.1. Собственник имеет право:

4.1.1. Участвовать в согласовании вопросов формирования структуры фонда сданных им документов и его научно-справочного аппарата;

4.1.2. Требовать согласования с ним вопросов режима и условий хранения, пользования и публикации документов, в частности, оставлять часть документов на закрытом хранении;

4.1.3. Приоритетно пользоваться переданными на хранение документами, включая право на их первую публикацию.

4.2. Госархив имеет право в случае передачи документов на временное хранение:

4.2.1. По согласованию с Собственником организовывать использование переданных документов в информационно-справочной работе через читальный зал;

4.2.2. Публиковать и экспонировать переданные документы на условиях, согласованных с Собственником.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1. Невыполнение одной из сторон обязательств или условий настоящего договора может служить основанием для расторжения договора, о чем инициативная сторона должна не менее чем за два месяца уведомить другую сторону. При этом документы, принятые Госархивом на постоянное хранение до момента расторжения договора, возврату Собственнику не подлежат.

5.2. За утрату документов Архивного фонда Российской Федерации, включенных в опись, утвержденную ЭПК архивного учреждения, Собственник несет Ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.3. За утерю (утрату) или нанесение физического ущерба переданным документам, нарушение установленных договором условий использования документов Госархив несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

Договор действует со дня его подписания и до тех пор, пока одна из сторон не заявит о расторжении договора, письменно предупредив другую сторону за два месяца до этого.

7. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН

Подписи

Дата добавления: 2014-12-26