ДоходЗаПериод

Электронная таблица MS Excel

Общие сведения об электронных таблицах

В чем отличие шаблонов от обычных документов?

В каких целях используют стили?

Какие виды списков существуют в MS Word?

Чему равен один пункт размера шрифта?

Что такое Тезаурус и в каких случаях его используют?

В чем отличие Автотекста от Автозамены?

Назовите основные этапы создания текстового документа.

Какие существуют режимы отображения документов?

ГЛАВА 5

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА: электронная таблица, MS Excel, режимы отображения, книга, лист, ячейка, адресация ячеек, абсолютный адрес, ссылка, типы данных, формула, автозавершение, автозаполнение, связывание, мастер функций, стандартные функции, автовычисление, мастер диаграмм, фильтрация, сортировка, консолидация, сводные таблицы.

Для представления данных в удобном виде во многих случаях используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, что дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется табличными процессорами или электронными таблицами.

Термин электронная таблица (ЭТ) используется для обозначения простой в использовании компьютерной программы, предназначенной для обработки данных, представленных в табличной форме. Первая ЭТ были создана в 1979 г. Студенты Гарвардского университета США Дэн Бриклин и Боб Френкстон создали первую программу для работы с ЭТ, которая получила название VisiCalc (от Visible Calculator – наглядный калькулятор).

В этой программе в одни ячейки помещались числа, а в другие можно было задавать формулы их математического преобразования. В 1982 г. появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1 – 2 – 3, предназначенный для IBM PC. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе помимо обычных инструментов графику СУБД. Многие фирмы – разработчики ПО для ПК создали свои версии табличных процессоров. Из них наиболее популярны:

— SuperCalc 5.0 фирмы Computer Associates.

— Multiplan фирмы Microsoft;

— MS Exсel фирмы Microsoft.

Обычно электронные таблицы позволяют производить следующие операции:

— проведение различных вычислений с использованием аппарата функций и формул;

— исследование влияния различных факторов на данные;

— решение задач оптимизации;

— получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

— построение графиков и диаграмм;

— статистический анализ данных.

Электронная таблица MS Excel предназначена для создания, форматирования и обработки данных и имеет развитые средства деловой графики для удобного отображения введенных и вычисленных данных. Любое изменение исходных данных вызывает автоматическое изменение результатов.

Электронный табличный процессор MS Excel удобно использовать для составления различных бланков, для ведения обработки заказов, планирования производства, учета кадров и издержек производства. Кроме того, MS Excel обладает мощными математическими и инженерными функциями, что позволяет решать множество задач из области естественных и технических наук. MS Excel используется для выполнения математических, финансовых, статистических и инженерных расчетов. Возможно использование электронной таблицы в качестве базы данных. По сравнению с БД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным БД, в них реализованы, в частности, поиск и сортировка информации по заданным условиям.

Одним из функциональных расширений MS Excel является встроенная среда программирования Visual Basic for Applications (VBA), предназначенная для решения прикладных задач в MS Office. Благодаря VBA удалось не только расширить возможности языка макрокоманд MS Excel, но и ввести новый уровень прикладного программирования. VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Рассмотрим возможности ЭТ на примере MS Excel 2000.

MS Excel 2000 – табличный процессор, предназначенный для создания и обработки электронных таблиц. Ярлык MS Excel 2000 имеет вид, представленный на рисунке 5.1.

При запуске MS Excel создается новая рабочая книга (Книга1,2,… и т.д.). Книга в MS Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Такие файлы имеют расширение – *. xls. В каждом файле *.xls может размещаться одна книга.

Расположить открытые рабочие книги на экране можно четырьмя способами:

— рядом – рабочие книги открываются в маленьких окнах, на которые делится весь экран «плиточным» способом;

— сверху вниз – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид горизонтальных полос;

— слева направо – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид вертикальных полос;

— каскадом – рабочие книги (каждая в своем окне) «выкладываются» на экране слоями.

MS Excel позволяет работать с таблицами в двух режимах отображения:

— Обычный. Отображается только текущий рабочий лист. Этот режим используется для решения большинства задач MS Excel, таких как ввод, отбор и форматирование данных и построение диаграмм.

— Разметка страниц. Удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой. Данный режим позволяет изменять данные и при этом видеть их так, как они будут напечатаны. Масштабирование страниц для правильного размещения строк и столбцов выполняется в данном режиме автоматически.

Для перехода между режимами отображения Обычный и Разметка страниц используются соответствующие пункты меню Вид.

Табличный процессор MS Excel имеет несколько режимов работы:

— режим готовности – в Строке состояния появляется индикатор Готово;

— режим ввода данных – в Строке состояния появляется индикатор Ввод;

— режим редактирования – отмечается появлением индикатора Правка;

— командный режим (режим команд) – в Строке состояния появляются подсказки;

— запись макроса – производится запись макроса. Макрос содержат программы последовательности команд или действий пользователя.

Рабочее окно MS Excel представляет собой стандартизованную оболочку (рис. 5.2), похожую на оболочку редактора MSWord.

Такая стандартизация является характерной для продуктов пакета MS Office и других приложений ОС Windows. Особыми элементами окна MS Excel являются строка имен ячеек, строка формул, строка имен столбцов и колонка номеров строк. В нижней части экрана находятся зона ярлыков рабочих листов и кнопки их прокрутки.

Строка состояния выводит информацию о выбранной команде или выполняемой операции. Выделенная команда коротко описывается в левой части строки состояния. Здесь также указывается информация о выполняемой операции, такой, как открытие или сохранение файла, копирование ячеек или запись макроса. Правая часть строки состояния показывает включение ключей CAPS LOCK, SCROLL LOCK или NUM LOCK. Режим работы, в котором находится табличный процессор в каждый конкретный момент, отражается в Строке состояния (рис. 5.2).

Лист представляет собой сетку из строк и столбцов. Каждый рабочий лист имеет имена (Лист1, Лист2, … ). Число листов в книге ограничено объемом доступной памяти (по умолчанию — 3 листа). Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Если ярлычки листов не отображаются в нижней части экрана, необходимо выбрать команду Параметры в меню Сервис и на вкладке Вид установить флажок Ярлычки листов. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью на соответствующем ярлычке.

С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке. Длина имени листа не должна содержать больше 31 символа.

Каждая ячейка ЭТ образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес или ссылку. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца В и строки 7, имеет адрес В7. Эти адреса используются при записи формул или ссылках на ячейки. На листе 65536 строк и 256 столбцов. Столбцы могут обозначаться прописными латинскими буквами A, B, C … ZZ или цифрами 1, 2, 3 … 255, 256.

Диапазон ячеек – это группа последовательно расположенных ячеек. На данные, расположенные в ячейках, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например B3:C7 (рис. 5.3). Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали.

Именование ячеек и областей. Ячейкам и областям таблицы могут присваиваться имена для дальнейшего их использования в формулах вместо ссылок.

Присвоение имен имеет ряд преимуществ перед ссылками:

— быстрый переход к новой области выделением нужного имени в списке имен;

— упрощение создания формул (вставка имени из списка вместо указания ссылки);

— наглядность математических формул;

— возможность присвоения имени не только ячейке или области, но значению или формуле, которое отсутствует в таблице.

В именах допустимы следующие символы, цифры и знаки:

— буквы (русские и латинские);

— _ (подчеркивание);

—. (точка);

— \ (обратный слеш);

—? (вопросительный знак).

Ограничения в именах:

— нельзя использовать пробелы;

— нельзя начинать имя с цифры;

— нельзя использовать имена похожие на адреса ячеек, например, Х1;

— длина имени должна быть не более 255 символов.

Если имя состоит из двух и более слов, то рекомендуется слова разделять знаком подчеркивания или каждое слово начинать с заглавной буквы без пробелов.

ПРИМЕР ИМЕН:

Дата добавления: 2014-12-27