Структуризация и первичная обработка данных

К основным и принципиальным преимуществам электронных таблиц относятся гибкое сочетание возможностей, которые дает привязка данных к ячейкам таблицы, со свободой принятия решений о том, какую именно ячейку выбрать для размещения данных. Однако на дальнейших этапах работы могут возникать проблемы с выполнением тех или иных операций по автоматизированной обработке данных. Такие операции предполагают наличие жестко формализованной структуры у исходных данных. Одним из способов решения этой проблемы в MS Excel является применение списков.

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов.

Список – это содержащаяся на рабочем листе MS Excel таблица, в строках которой данные имеют однородную структуру. В каждом столбце списка располагаются данные одного типа (число, текст, дата и т.д.). Для наименования ячейки, относящейся к некоторой строке списка и содержащей данные соответствующего типа, используется термин поле. Поля списка могут иметь имена, которые должны располагаться в первой строке таблицы.

К традиционным задачам первичной (предварительной) обработки данных относятся сортировка и выборка по заданному критерию (фильтрация).

Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. В MS Excel возможна сортировка по одному или нескольким ключевым полям, в том числе с подведением общих и промежуточных итогов по группам записей. Для сортировки данных следует (рис. 5.24):

— выполнить команду меню Данные – Сортировка;

— в появившемся диалоговом окне выбрать параметры сортировки.

Можно задать три уровня ключей, которые будут использоваться при упорядочении данных, направления упорядочения для каждого уровня (возрастание/убывание), а также указать наличие (отсутствие) у полей списка имен. Если из общего списка необходимо выбрать лишь часть информации, соответствующую некоторым условиям, то следует провести фильтрацию.

Фильтрация – это процесс сокрытия всех записей списка кроме тех, которые удовлетворяют заданным критериям. Фильтрация отображает подмножество данных, не перемещая и не сортируя их.

Фильтры позволяют отобразить пять типов критериев:

— Отобразить все. Отображаются все записи в поле.

— Расширенный фильтр. Открывается диалоговое окно Расширенный фильтр, позволяющее создать критерии с использованием логических операторов И либо ИЛИ.

— Точные значения. Отображаются только те записи, которые содержат точные значения в заданных полях.

— Пустые. Отображаются все записи с пустыми полями.

— Непустые. Отображаются все записи с непустыми полями.

Автофильтр. Для простых условий фильтрации часто бывает достаточно средств Автофильтра. Для применения Автофильтра необходимо:

Выделить всю область списка (включая заголовок).

Выполнить команду меню Данные – Фильтр – Автофильтр, после чего в строке заголовков появятся кнопки с раскрывающимися списками значений (рис. 5.25).

С помощью появившихся элементов управления кнопок могут быть заданы стандартные критерии отбора (Все, Первые 10..., Условие…).

Для ввода условий отбора необходимо с помощью кнопки Условие открыть окно Пользовательский фильтр и выбрать условие отбора (рис. 5.26).

Расширенный фильтр. Расширенный фильтр – позволяет:

— определить более сложный критерий фильтрации;

— установить вычисляемый критерий фильтрации;

—

перемещать копию строк списка, отвечающих определенному критерию, в другое место для дальнейшей обработки.

При использовании Расширенного фильтра (рис. 5.27) необходимо сначала определить (создать) три диапазона:

—
исходный диапазон – область данных, которая подлежит фильтрации;

— диапазон условий – область, где задаются критерии фильтрации;

— диапазон результата – область, куда помещаются результаты фильтрации.

Критерий может состоять из нескольких столбцов, каждый из которых должен иметь заголовок из первой строки таблицы (имя поля). Используемые в критерии заголовки в точности должны соответствовать заголовкам таблицы. Под каждым именем поля, которое используется для фильтрации, должно стоять условие, которое определяет критерии фильтрации.

Дата добавления: 2014-12-27