Внутреннее представление информационного обеспечения

Система документооборота

Ознакомьтесь с основами организации системы документооборота.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы от источников возникновения к ее получателям. При этом огромное значение придается правильной организации документооборота, т.е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.

Построение схем информационных потоков обеспечивает исключение дублирующей и неиспользуемой информации; классификацию и рациональное представление информации; оптимизацию путей прохождения документов и их рациональную обработку.

Информационные потоки отражают организационно-функциональную структуру экономического объекта.

В документообороте организации можно выделить следующие потоки документов: входящие (директивные документы, законодательные акты, нормативные документы, договоры, контракты и др.), внутренние и исходящие (отчетные документы и др.). К потоку внутренних документов относятся бухгалтерские, финансовые и другие документы, а также "канцелярские" документы (приказы, письма, инструкции и пр.), которые представляют собой электронный офис.

При проектировании схем информационных потоков особое внимание уделяется организации документооборота, т.е. маршрутам движения документов в системе. До внедрения новых информационных технологий, практика документооборота была сложна и весьма громоздка, что объясняется наличием многообразия форм документов, многократностью их прохождения через одни и те же службы, дублированием информации в документах.

Современные технологии предполагают автоматизацию управления документооборотом, что значительно реорганизует маршруты движения документов и, следовательно, упорядочивает информационные потоки в системах.

Этот раздел посвящен внутреннему информационному обеспечению. Обратите внимание на требования к организации информационного фонда.

Внутреннее представление информационного обеспечения включает в себя совокупность всех данных, записанных на машинных носителях и сгруппированных по определенным признакам. Основу его организации составляет информационный фонд, который представляет собой совокупность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, преобразованию и выдаче в установленном порядке, а также используемых для организации общения человека с ЭВМ.

Состав и структура внутреннего представления данных определяются способами организации файлов, баз и банков данных, баз знаний, информационным хранилищем.

Технология обработки данных в современных АИС основывается на базах данных.

При организации информационного фонда необходимо учитывать следующие основные требования:

• отражение состояния объекта управления без избыточности данных;
• однократный ввод и обеспечение многократного использования данных;
• исключение расчетных данных;
• минимизация времени поиска данных;
• преимущественное использование первичных документов;
• безопасность хранения данных;
• реализация режима реального времени;
• дружественный интерфейс для связи с пользователями.

Дата добавления: 2014-12-27