Задачи и практика деловых совещаний

Лекция 18. Совещание как метод управления коллективом

ТЕМА 18. СОВЕЩАНИЕ КАК МЕТОД УПРАВЛЕНИЯ КОЛЛЕКТИВОМ

Основные понятия:

подмена цели; подмена критериев успеха; неучет затрат времени; диктаторское совещание; автократическое заседание; сегреативное заседание; дискуссионное заседание; оперативное совещание; проблемное совещание.

Коллективное обсуждение актуальных проблем – непременное условие повышения эффективности и качества работы, улучшения руководства коллективом.

Всегда ли эффективны наши совещания? Нет, Беда в том, что стиль деловых совещаний зачастую таков, что на них больше прозябают, чем занимаются умственной работой, больше томятся, чем творят, больше ждут, чтобы совещание скорее кончилось, а не ищут оптимальное решение. Сочетание больших затрат времени с малой полезной отдачей образует ту атмосферу неделовитости, которую называют заседательской суетой.

Прежде чем проводить заседание, надо быть убежденным в том, что оно необходимо.

Если люди втянулись в атмосферу заседаний, привыкли к пассивному томлению там, то руководитель обязан выяснить, в чем неверна политика их проведения.

Анализ практики проведения деловых совещаний позволяет обнаружить типичные логические ошибки, которые существенно снижают эффективность делового совещания и льют воду на заседательскую мельницу.

Первая ошибка известна под названием «подмена цели», т.е. целью считается средство ее достижения.

Например, предписывая провести по какому-то вопросу деловое совещание «Всем, всем, всем!», мы нередко совершаем управленческую ошибку в том, что не учитываем различие стилей работы руководителей и способов достижения наилучших результатов деятельности.

Ну, а как же поступать, когда от вас требуют проведения заседания, пользы от которого вы не видите? Есть шутливое правило, гласящее: «Начальнику, как и ребенку, надо повторять свою мысль многократно, пока он не привыкнет к ней и она не станет казаться ему собственной». Скажите начальнику, что вы считаете проведение совещания нецелесообразным. Возможно, не только вы, но и другие выскажутся в том же духе. И дело рано или поздно сдвинется с мертвой точки.

Вторая типичная ошибка – подмена критериев успеха. Что нам нужно от делового совещания? Нужно, очевидно, найти оптимальное решение сложных производственных вопросов, по которым могут существовать различные точки зрения, может происходить борьба мнений. Именно обсуждение точек зрения и приведет к выработке конкретных, рациональных решений. Нередко же о проведенном деловом совещании отчитываются так: совещание проведено, прошло активно, присутствовало более 50 человек, заседали больше трех часов, выступило 12 человек, проблему обсудили всесторонне.

Являются ли критериями успеха совещания все названные характеристики – количество присутствовавших, выступавших, длительность совещания? Нет. Они служат характеристиками потерь, которые несет с собой деловое совещание, той цены, которая платится за поиск оптимального решения. В рассмотренном же отчете они выступают в прямо противоположном смысле – как позитивные результаты совещания.

Одна из распространенных ошибок – неучет затрат времени, связанных с проведением делового совещания. Нередко вопрос о том, проводить совещание или нет, определяется только важностью, актуальностью повестки дня. Между тем, оценка только значимости вынесенных в повестку дня вопросов без оценки затрат, которые при этом несутся, необоснованна.

Даже полезные решения иногда не окупаются суммарными затратами человеко-часов на совещание, т.е. совещание приносит не выигрыш, а убыток организации.

Руководитель должен помнить, что заседание – один из самых дорогостоящих видов служебной деятельности.

К сожалению, нашей работе мешают негативные факты, встречающиеся и по сей день: обилие заседаний, их мелкотемье, чрезмерная длительность, неоправданно большое число участников, плохая подготовка, неконкретность решения, безответственное отношение к их выполнению – все то, что входит в понятие «заседательская суета».

Конечно, в борьбе с заседательской суетой нужно соблюдать меру. Нельзя нигилистически отвергать деловые совещания как метод управления вообще. Ведь совещание – это способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и сложным вопросам. В этом суть деловых совещаний, по этой мерке они должны оцениваться.

Процесс управления может быть сведен к трем основным стадиям. Это сбор информации, ее переработка с использованием тезауруса (всего объема знаний, накопленного к данному моменту) и принятие решения в виде системы управляющих команд (рис. 17). Деловое совещание – один из важных методов управления, охватывающих все эти три стадии.

Помимо своего прямого назначения каждое рационально организованное деловое совещание выполняет важную учебно-воспитательную функцию. На деловом совещании сотрудники учатся в первую очередь у руководителя мыслить масштабно, подходить к обсуждаемой проблеме комплексно, всесторонне, учитывать не только ближайшие, но и отдаленные последствия разбираемых вариантов решений. Идет обучение культуре речи – грамотности и четкости изложения мыслей, умению аргументировать и отстаивать свои позиции.

Для большинства сотрудников пребывание на деловом совещании – почти единственная возможность видеть и слышать руководителя верхнего уровня, учиться у него. И руководитель не вправе забывать об этом. Намечая совещание, он должен продумать, как провести его, чтобы оно принесло наибольшую пользу и с учебно-воспитательной точки зрения.

Всегда важно помнить о том, что совещание представляет собой работу коллектива, возглавляемую руководителем. А руководитель – это не только представитель администрации, но и социальный лидер.

Деловое совещание предоставляет руководителю широкие возможности для проявления собственной организованности, социальной ответственности, силы убеждения, мастерства в работе с кадрами.

На совещании развиваются и деловые качества участников: возрастает их компетентность в процессе взаимного обмена идеями, накапливаются навыки творческого решения задач.

Деловое совещание позволяет эмоционально воздействовать на его участников, а через них – на весь коллектив.

Преимуществом делового совещания перед многими методами управления является и то, что на нем нередко присутствуют будущие исполнители принимаемых решений, поэтому отпадает потребность в передаче информации от управляющего к управляемому объекту.

По классификации американских исследователей, заседания делятся на диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные и свободные.

Заседание считается диктаторским, если его ведет и фактическим правом голоса пользуется только руководитель. Руководитель знакомит присутствующих со своим распоряжением, своей точкой зрения, постановлением или приказом вышестоящей организации. Остальные участники заседания принимают к сведению полученную информацию. Иногда им разрешается задать вопросы. На таком заседании нет дискуссии и борьбы мнений. Диктаторские заседания могут быть и малочисленными, и весьма многочисленными.

Автократическое заседание – разновидность диктаторского. На нем руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает их ответы. Такая процедура совещания требует резкого ограничения числа его участников. Хотя на подобном заседании каждый участник имеет возможность высказать свое мнение, однако большую часть времени, до тех пор, пока не подойдет его очередь включиться в диалог, он остается пассивным. К тому же в случае несогласия с мнением руководителя он поневоле оказывается поставленным в условия спора один на один. Поэтому, как отмечают американские психологи, у участника заседания может возникнуть неприязнь к руководителю.

Структура сегрегативного заседания такова. Сначала сам руководитель или кто-либо по его поручению делает доклад, потом проводятся прения. Но в прениях участвуют один или несколько работников по выбору руководителя, ведущего заседание. Прочим слово не предоставляется. Сегрегативное заседание имеет псевдодискуссионную структуру. Оно неминуемо влечет за собой ряд серьезных отрицательных последствий (раскол коллектива, чувство антипатии к руководителю и к тем, кто удостоен чести выступать). Стремление к проведению сегрегативных заседаний нередко характеризует руководителя как не вполне компетентного или не вполне добросовестного.

Самое демократическое по структуре – дискуссионное заседание. Оно сводится к свободному обмену мнениями и к выработке общего решения, принимаемого голосованием, с последующим утверждением руководством. На дискуссионном заседании все участники могут высказать свои мысли, включая несогласие с точкой зрения руководителя. Правда, встречается такая форма дискуссионного совещания, при которой оно сводится только к обсуждению вопроса, – решение принимает руководитель, обдумав все, что говорилось и предлагалось на совещании.

Структура свободных заседаний более аморфна. Это заседание без четко сформулированной повестки дня, а иногда и без председателя. Свободное заседание не принимает никаких решений. Оно сводится к обмену мнениями и проходит в форме разговора между небольшим числом участников. Такое совещание обычно возникает произвольно – в машине, во время обеда, в кулуарах.

Деловое совещание любого вида является совещательным органом. Силу обязательности приобретают только решения, санкционированные руководителем.

Совещание – одно из наиболее распространенных форм управленческой работы. От уровня проведения совещания зависит не только рациональное использование рабочего времени руководителей, но и качество принимаемых решений, влияющих на результативность работы организации в целом. Поэтому знание принципов подготовки и проведения совещания крайне необходимо не только всем руководителям, но и участникам совещания.

Дата добавления: 2015-04-29