Выбор по совокупности важности и срочности

Выбор дел по связи со стратегическими целями

Следующий метод выбора приоритетов предназначен для выбора дел без построения их иерархии, и состоит в установлении связей между стратегическими целями и повседневными делами. Результат получает не тот, кто работает много, а тот, кто работает правильно. Как часто мы руководствуемся правилом: «не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня». И в результате получаем просто классическую ситуацию, когда срочные дела затеняют важные. А в большинстве случаев следует задавать другой вопрос: «А что будет, если это дело не сделать?». Если Армагеддона местного масштаба не предвидится и мир не рухнет (и вообще отрицательных последствий не ожидается), то может быть «ну его»? Важно ведь не только делать дела нужные, но и не делать дел ненужных. Если дело может подождать, то лучше за то же время сделать дополнительный шаг к стратегической цели. С другой стороны, если то, что планируем сделать, имеет связь со стратегической целью, то именно это и следует делать, причем не исключено, что в первую очередь.

А теперь о стратегических целях. Помимо самостоятельно устанавливаемых стратегических целей (очень рад за людей, которые это делают), следует упомянуть и о сферах жизни, которые заполняют наше время. Например, личностное саморазвитие, здоровье, личная жизнь, семья, дети, друзья, работа, карьера, деньги, отдых, вещи, и т.д. В этом случае очень подходит идея «камешков в стакане воды». Идея проста: в нашей жизни, как в стакане есть камни, большие и мелкие. Вначале стакан наполняется крупными камнями – и тогда его можно считать полным, но все равно остается место для менее крупных камней. Если же в нем только мелкие камни, то стакан нельзя считать полным. Так вот, если задача или дело не соответствует какому-либо «камню», какой-либо большой сфере жизни, то есть все основания задуматься о его необходимости. И другое: весьма неплохо, если совокупность целей гармонично охватывает все «камни», начиная с максимально крупных.

Часто бывает необходимо определить приоритеты в выполнении задач. Для этих целей можно воспользоваться методикой на основе матричной модификации пары критериев важно-срочно. Строится матрица 3*3 следующего вида. Цифры обозначают вероятную последовательность выполнения задач. Очередь «1» - самые важные и самые срочные, очередь «2» - очень важные но менее срочные и очень срочные но менее важные, и т.д., вплоть до пятой очереди – совсем неважных и совсем несрочных.

Важно
	Срочно

Для каждой задачи определяется ее важность и срочность по трехбалльной шкале. Можно, например, определить следующие критерии. Для срочности: сделать сегодня – очень срочно; сделать в течение недели – срочно; все, что свыше недели – несрочно. Для важности: связь со стратегическими приоритетами – очень важно; окажет значительное влияние на жизнь – важно; все остальное – неважно.

Например, задача А получила оценки «важность – 3, срочность – 2». В матрице на пересечении этих оценок стоит «2», задача А имеет вторую очередь выполнения. Задача Б получила оценки «срочность – 3, важность – 3» - она будет отнесена к третьей очереди выполнения.

Эффективность методики обеспечивается при двух условиях: правильная оценка каждой задачи и сопоставимость задач, в частности все задачи должны требовать приблизительно сопоставимого времени для исполнения. Методику хорошо применять, когда имеется много задач, которые необходимо хотя бы первично раскидать и уже после этого определять приоритет их исполнения.

Кратко упомяну с использованием личного опыта, где можно применять описанные методики:

1. при приобретении как однородных, например как в случае с телевизорами (параметрический выбор), так и разнородных, как в выборе от принтера до поездки на отдых (попарное сравнение) благ,

2. при составлении иерархии задач на период, например, когда я решал, что и когда делать, выбирая между написанием этой заметки, составлением рабочего отчета и полудюжиной других задач (попарное сравнение, определение связей текущих задач со стратегическими целями, матричный метод),

3. при определении стратегических целей, например когда я после окончания университета выбирал, куда идти работать (попарное сравнение).

Достоинством всех приведенных методик является их простота и наглядность: их в течение 5-10 минут можно использовать на любом листе бумаги. В то же время, надо отметить и их существенный недостаток: все они не позволяют делать выбор среди принципиально различных по времени или масштабу объектов, например, между месячной стажировкой в другом городе, недельными курсами повышения квалификации и посещением 3-дневного семинара, которые исключают для участника друг друга по времени проведения. Хотя, безусловно, можно проранжировать ожидаемые «полезности» с использованием попарного выбора и оценить их для каждого варианта.

В заключение позволю себе отметить, что выбор приходится делать всегда, и если человек самостоятельно и осознанно не выбирает для себя расходование, в частности, времени, то за него это сделает кто-то другой. Выбор приоритета все равно будет сделан, вопрос только в том, будет ли он самостоятельным и осознанным.

Дата добавления: 2015-04-29