Японская система Кайдзен и персональная организация времени

Спасение утопающих - дело рук самих утопающих!

Post Scriptum

Просматривая еще раз Техническую часть "Скорой помощи", решил сделать следующее дополнение. Не исключено, что мои рецепты того, как лучше упорядочить ваши дела, вам совершенно не помогли, и вообще никуда не годятся. Легко говорить "особое внимание сосредоточьте на... отсеивайте, делегируйте...", а попробуй-ка сам отсеять, делегировать и сосредоточить на. Советовать - не делать, много ума не надо.

Но вы по крайней мере попытались заняться этим вопросом, что-то сделать с организацией своего времени? Так почему бы вам не составить свою собственную "Скорую помощь", для самого себя? Почему не набросать тезисы под заголовком "Как я хочу разгрести свои завалы"? Зачем вам для этого чьи-то советы? Вы в этой статье почерпнули существенно много нового по сравнению с вашим обычным здравым смыслом?

Короче говоря, пока вы сами не начнете работать над тем, как вам организовать ваше время, никакая скорая помощь, в том числе моя, вам не поможет. Все зависит только от вас, от вашего желания и воли.

Повторение: главные принципы устранения "разрухи в головах":

Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему - и вы решите ее.

Выделяйте одно - над чем вы работаете; несколько - что вы имеете в виду, и забывайте о прочем.

Управляйте вниманием: больше крупных переключений, меньше мелких.

Нельзя слишком долго сидеть на двух стульях! Принимайте решения.

Если делать - то делать. Если НЕ делать, то НЕ делать.

Раздуйте страхи - и они лопнут. После этого начинайте решать проблему.

Пять минут отдыха в час - и не пытаться думать в это время!

Книги и материалы о стратегиях Кайдзен начали публиковаться на английском языке с 1995 года. Несмотря на заверения Европейского Японского центра о том, что знания о системе Кайдзен на Западе распространены достаточно широко, указанные материалы были написаны не японскими, а западными специалистами и давали весьма поверхностное понимание подхода Кайдзен. [3, с. 1 - 174].

Появление в 2004 и 2005 годах перевода на русский язык двух книг о Кайдзен – «Кайдзен: ключ к успеху японских компаний» и «Гемба Кайдзен: путь к снижению затрат и повышению качества», написанных японцем – Масааки Имаи, дают более глубокие знания о системе и позволяют применять ее идеи к организации времени. (См. рецензию в газете «Коммерсант. Деньги», № 17, май 2005 г.)

Кайдзен – это разработанный в Японии подход к организации деятельности, основанный на:

- здравом смысле;

- самодисциплине;

- порядке;

- экономии.

Такой подход во многом совпадает с современной позицией технологий организации собственной деятельности человека во времени. Так:

- здравый смысл включает в себя опору на реальность;

- самодисциплина выражена в нормах и расписаниях;

- порядок представляет собой процесс деятельности, подвергнутый реинжинирингу и упорядочению;

- экономия находит отражение в устранении потерь времени.

Что такое реальность? Реальность может быть измерена показателями, производительности, качества и др. Но что делать с этими показателями?

Подход к организации времени с точки зрения Кайдзен – это использование и анализ статистических данных. Такая методология требует, чтобы изучаемые ситуации и проблемы были выражены в численной форме. Благодаря этому Вы привыкаете работать с достоверными данными, не руководствуясь интуицией и внутренним голосом. Решая статистическую проблему, при сборе данных приходится все время обращаться к ее источнику, такой подход способствует формированию процессного мышления.

Опора на реальность предусматривает избавление от иллюзий, что в результате наших усилий, мы, возможно и не так, как хотелось, но все же продвигаемся вперед. Отсутствие четких сроков, ясных нормативов, подмена твердых планов сомнительным предвидением создает самообман [5].

К примеру, в этом месяце было много праздничных дней, нас подвели погодные условия, мы не получили в срок материалы от поставщиков – это типичные отговорки и оправдания провалов в сочетании с оправданием, мол: «Все мы люди».

У нас имеется арсенал стереотипных реакций для объяснения того, почему наш образ жизни, стиль поведения и мыслительные модели не дают желаемых результатов.

Оправдания служат для формирования уверенности в будущем, как компенсации сегодняшних неудовлетворительных результатов.

Чтобы изменить показатели деятельности следует приложить усилия к улучшению течения самого процесса. Для этого необходимы метрики и стандарты (эталоны) – как для процессов, так и для результатов.

«Если мы имеем дело с совершенствованием (improvement), нам следует работать с показателями, ориентированными на процесс» [1, с.72].

Процессный подход к деятельности предполагает в поисках причин возникновения проблем обращать внимание на всю цепочку процедур, составляющих процесс. Для этого используют технику многократного повторения вопроса: «Почему?», – так можно выявить последовательность обстоятельств, одно из которых будет определяющим.

Пример.

Почему произошла задержка публикации статьи?

Потому что работа над статьей не была завершена в срок.

Почему статья не была готова к назначенному сроку?

Потому что работа над статьей прервалась и не была продолжена в срок.

Почему работа была продолжена позже назначенного срока?

Потому что первичный экземпляр с внесенными поправками не был доступен для обработки в офисе в понедельник.

Почему экземпляр не был доступен?

Потому что автор работал с ним на выходных и оставил на даче.

Почему автор оставил статью на даче?

Потому что там был нарушен порядок.

Таким образом, причиной, которая привела к задержке публикации, оказалось нарушение порядка. Устранить причину возможных задержек, в данном случае, означает навести порядок. Напомним, что порядок – одно из основных положений методики Кайдзен.

В концепции Кайдзен акцент делается на «человеческий фактор» – на то, что люди постоянно должны изыскивать возможности для улучшения своей деятельности.

Таким образом, Кайдзен интересен для персональной организации деятельности следующими составляющими:

- ориентацией на процесс, а не на результат;

- использованием статистических данных при анализе деятельности и принятии решений;

- применением циклов поддержки существующего уровня деятельности и внесения изменений (циклы SDCA: стандартизуй – выполняй – проверяй – воздействуй и PDCA: планируй – выполняй – проверяй – воздействуй).

Любая деятельность – это фактически последовательность процессов. Описание деятельности человека в виде процессов и их составляющих помогает более глубокому пониманию сложившейся ситуации – того, что с ними в действительности происходит.

Построение процессов деятельности и их составляющих – это наилучшее решение в свете понимания того, что произойдет в будущем. Правильно построенная последовательность действий становится базой для реальных планов.

Процессы представляют собой полные и цельные потоки работы. Их можно описать на различных уровнях детализации (процедуры, задачи, операции), но они всегда имеют начало, определенную последовательность шагов и четко определенное завершение.

Мы определяем процесс [6].

Процесс – логичный, последовательный, ограниченный по времени набор взаимосвязанных процедур, который потребляет ресурсы и обеспечивает специфичный результат, который чаще всего размыт во времени. Процесс описывает алгоритм выполнения мероприятий, с учетом их логической и временной упорядоченности.

Возможно выделение подпроцесса – части процесса, которая выполняет специфическую роль в обеспечении функционирования основного процесса.

Процедуры – действия, выполняемые в рамках процесса или подпроцесса. Процедуры описываются в алгоритмах исполнения. Алгоритмы содержат перечень задач, которые решаются в рамках процедуры. Процедуры также определяются стандартами их выполнения.

Задачи – отдельные элементы процедуры.

Операции (действия) – самая мелкая составляющая деятельности, имеющая наиболее простую и конкретную форму; кратчайшая по времени составляющая процесса, не подлежащая дальнейшему дроблению.

Определив, какое событие считается началом процесса, а какое – его завершением, можно оценить продолжительность всего процесса.

Для описания ПД используют следующие шаги [6]:

- инвентаризация существующей информации (сбор и обработка);

- определение и изучение текущих процессов (выделение отдельных процессов, распределение их по основным группам, краткое описание каждого процесса);

- выбор процессов, которые нуждаются в документировании (по критериям: периодичности выполнения процесса, его временного объема, требуемой результативности, финансовой значимости, отношения к жизненным ценностям);

- утверждение уровня детализации последующего документирования (определение того, будут ли документироваться операции (действия) или достаточно фиксировать выполнение задач, или даже процедур, определение метрики документирования);

- выбор методики документирования (общий обзор процессов, принципиальная и детальная схемы процесса, схема управления процессами).

Документировать, описывать процесс бесполезно, если в нем самом содержится много нарушений и вариабельности [4].

Кайдзен рекомендует сначала стабилизировать процесс:

1. осознать, что из составляющих процесса обязательно, а что лишнее, и отказаться от ненужных элементов;
2. упорядочить оставшиеся мероприятия, т.е., возможно, переформировать последовательность процедур, задач и операций;
3. полученную упорядоченность проверять и корректировать ежедневно;
4. стандартизировать, т.е. документально закрепить этот процесс.

Возьмем, к примеру, процесс составления договора.

Алгоритм процесса оставления договора
№	Этапы процесса
1.	Изучение хозяйственного кодекса
2.	Переговоры сторон, заключение устного соглашения
3.	Подбор и изучение типовой формы договора
4.	Определение условий, необходимых в данном конкретном случае
5.	Составление договора в соответствии с действующим законодательством
6.	Исключение пунктов, которые не отвечают целям данного договора
7.	Чтение нового договора и внесение поправок
8.	Повторное согласование договора сторонами
9.	Внесение поправок
10.	Подписание договора

Стабилизация процесса:

1. Исключаем первый пункт, т.к. для составления типичного договора не обязательно знать хозяйственный кодекс.
2. Пункт 8 присоединяем к пункту 1, после чего исчезает потребность в пункте 9.
3. Пункты 4, 6 включаем в 5 пункт.
4. Вносим временные нормативы выполнения пунктов.

Алгоритм процесса оставления договора после стабилизации
№	Этапы процесса	Время, мин
1.	Заключение устного соглашения после детальных переговоров	до 30
2.	Подбор и изучение типового договора	до 10
3.	Составление договора с учетом ситуативных условий	до 30
4.	Утверждение пунктов по телефону	до 10
5.	Передача на подпись	до 5

Результативное управление на тактическом и оперативном уровне сводится к поддержанию и совершенствованию нормативов. Это значит, что надо не только поддерживать действующие персональные нормативы (самодисциплина, порядок), но и улучшать процессы, чтобы поднять нормативы на более высокий уровень (а не ставить норматив, а затем искать, как его достичь).

Процессы деятельности предполагают установление и регулирование необходимых количественных пропорций времени между входящими в них мероприятиями. Для этого необходимо знать меру временных затрат по каждому мероприятию и по процессам в целом. Такая мера будет являться для данного мероприятия нормой. Расчет и установление норм времени осуществляется с учетом организационных и психофизиологических факторов, что служит основанием для обеспечения нормальной интенсивности труда. Нормы определяются опытно-статистическим путем [1, 2].

Характеристики нормативов по Кайзден:

- наилучший, самый легкий способ выполнить мероприятие;

- наилучший способ сохранения накопленного опыта;

- обеспечивают установленный (неизменный) способ изменения показателей;

- показывают отношения между причиной и результатом (отклонения, вариабельность, потери);

- служат основой для выполнения текущей работы и для совершенствования;

- помогают предотвратить повторение ошибок и минимизируют вариабельность.

Вариабельность может возникать из-за недостатка нормативов (вводим новые). Если вариабельность увеличивается при соблюдении нормативов, должно сначала определить причину, а затем пересмотреть и модернизировать норматив.

В случае с составлением договора, если такой алгоритм установлен и время на выполнение мероприятий не разнится, можно зафиксировать норматив.

Временной норматив процесса оставления договора после стабилизации
№	Этапы процесса	Время, мин	Вероятность, %
1.	Детальные переговоры, заключение устного соглашения	до 30 max-40
2.	Подбор и изучение типового договора	до 10
3.	Составление договора с учетом ситуативных условий	до 30 max-60
4.	Утверждение пунктов по телефону	до 10 max-15
5.	Передача на подпись	до 5
Общая длительность, взвешенная на вероятность	до 96 мин

Кайдзен предполагает начинать мероприятия по улучшению процесса с устранения потерь времени, где бы они ни находились.

Устранение потерь времени обычно состоит в прекращении того, что мы делали до сих пор, поэтому для устранения таких действий не требуется больших затрат (ТВ, разговоры по телефону и т.п.).

Потери времени определить все легче по мере приобретения соответствующего навыка, а поэтому потери все легче выявлять и устранять.

Можно выделить категории потерь времени в деятельности (в ее отдельных направлениях) – ожидания, ошибки, поиск, помехи, транспорт, перемещения, информация без движения.

Потери времени	Очевидные	Скрытые
Индивидуальные	Ошибки Поиск Объективные помехи Транспорт Перемещения Нервозность, повторения Расслабленный режим	Некачественная работа Откладывание Нечеткая цель деятельности Размытые критерии Замедленная адаптация Перегруженность «Зависание» на одной проблеме
Межличностные	Ожидания Помехи, вызванные кем-то Неконструктивная критика Проблемы коммуникации Непредвиденные контакты Открытые конфликты	Невысказанное непонимание Бесцельное общение Информация без движения Частые манипуляции Неоправданная зависимость Молчаливые конфликты

Все потери приводят к увеличению длительностей процессов, процедур, задач, операций.

Высокий уровень самодисциплины, достигнутый в определенный период, нелегко удержать. Самодисциплина исчезает без вовлеченности в нее, как процесс.

Кайдзен-история – это стандартизированная форма для записи действий по улучшению, совершенствованию деятельности [2, с. 90]:

1. выбор темы: методы выбора данной темы, приоритет (градация), срочность;
2. понимание проблемы в текущем состоянии, постановка целей и метрики, единиц и параметров измерения;
3. сбор данных, наблюдение;
4. анализ собранных данных для идентификации первопричины проблемы;
5. определение контрмер на основе анализа данных;
6. внедрение контрмер;
7. подтверждение эффективности контрмер;
8. установление или пересмотр стандартов нормативов для того, чтобы предотвратить повторение проблем;
9. анализ процесса и переход к следующим шагам.

ТМ-дневник по совершенствованию деятельности (по методу Кайдзен):

1. выбор процессов, которые планируется подвергнуть улучшениям;
2. понимание процесса в текущем состоянии, постановка целей, выбор метрики учета использования временного ресурса;
3. документирование процессов деятельности;
4. анализ документирования, работа с Циклом организации времени;
5. определение контрмер на основе анализа данных;
6. внедрение контрмер;
7. контроль эффективности контрмер;
8. установление или пересмотр целей или стандартов нормативов для предотвращения повторения отклонений;
9. анализ процесса и переход к следующим шагам.

Несмотря на то, что здравый смысл требует сокращать потери времени, на практике время расходуется на поиск сложных и хитроумных решений возникающих проблем. Создается напряженность в работе.

Работа, выполняемая напряженно, как правило, идет медленнее и приводит к множеству ошибок.

Чтобы выполнять работу непринужденно, необходимо лучшее понимание происходящего – повседневной деятельности. Стратегические результаты – прямые следствия процессов деятельности, осуществляемых ежедневно. Кайдзен называет процессы механизмами поставки результатов, и как следствие, на долгосрочные результаты можно существенно влиять, только совершенствуя процессы деятельности.

Дата добавления: 2015-04-29