Повышение эффективности иорганизационных коммуникаций

Значение коммуникации на современном этапе развития постоянно возрастает. Это связано с тем, что предприятиям, организациям, их руководителю и сотрудникам необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации – эта сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов.

Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, необходимо научиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами.

Среди функций коммуникаций можно выделить информативную, интерактивную (воздействие), перцептивную (восприятие) и экспрессивную (связана с чувствами).

Выделяют 2 основных вида коммуникаций: организационные и межличностные. Организационные подразделяются на внешние и внутренние. Последние в свою очередь – на формальные (вертикальные и горизонтальные) и неформальные.

Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации – устное общение людей в одном из перечисленных видов. Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал и получатель.

Этапы коммуникационного процесса: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование, обратная связь, «шум».

На каждом этапе процесса коммуникации могут возникать проблемы, что порождает неэффективность передачи информации.

На этапе зарождения и кодирования возникают проблемы, если отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи и неправильно оформляет сообщение. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. На этапе декодирования информация может неправильно воспринята получателем по объективным или субъективным причинам. Проблемы может создавать шум. Шум - это любое вмешательство в процесс коммуникации, искажающее смысл сообщения.

Ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи, а следовательно нет возможности установить, действительно ли сообщение правильно истолковано получателем.

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть вызвано рядом причин. Сообщения могут искажаться преднамеренно, в силу затруднений в межличностных контактах.

Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций, например вследствие большого потока информации или плохо сформированной структуры.

Проблемы в процессе коммуникаций могут возникать из-за неудовлетворительного состава и использования комитетов, рабочих групп, кадров.

В коммуникационных барьерах, помехах, препятствующих контакту между коммутатором и реципиентом, адекватному приему, пониманию, усвоению сообщений можно отметить технические, психофизические, социальные, культурные.

Часто коммуникация оказывается чрезмерно формализована. Чтобы избежать этого, необходимо принимать следующие меры: расширять рамки для деловых и личных коммуникаций (меньше инструкций), сокращать объемы коммуникаций в письменном виде (меньше бюрократизма), внедрять правила бесед, встреч на производстве по благоприятному отношению к труду.

Организация не может функционировать в условиях внутреннего вакуума. Все представители российского бизнеса приходят к единому мнению, что нужно создавать оптимальную систему коммуникаций с целью повышения информированности и сплоченности персонала. Для этого очень эффективным является использование компьютерных технологий. Но, так как многие сотрудники не имеют доступа к компьютеру или не умеют им пользоваться, то активно используются и бумажные носители, такие как доска объявлений, буклеты и т. д.

Поскольку коммуникации являются одной из важнейших составляющих управления, руководителю необходимо стараться следить за коммуникационным процессом, выявлять проблемы на каждом его этапе и стараться устранять их с целью повысить эффективность передачи и восприятия информации

Дата добавления: 2015-04-29