Матрица ответственности

Задачи	Исполнители
менеджер проекта	администратор проекта	планово-финансовый отдел	отдел сбыта
Согласование целей	О			К
План по вехам	О	И		К
Бюджет проекта	О	И	К
План проекта	П	О
Утверждение плана	О		К	К

Тщательно подготовленная и продуманная матрица является тем ин­струментом, который обеспечивает успешную поддержку проекта как в рамках команды проекта, так и внешними организациями.

Назначение ответственных происходит на этапе планирования, так как необходимо иметь точное представление не только о затратах, но и об имеющихся доступных ресурсах до того, когда план начнет выполняться.

Назначение проводится поэтапно от рабочей группы к команде проекта. Рабочая (инициативная) группа служит ядром будущей команды проекта, которая и доведет его до успешного окончания. Состав рабочей группы определяется целями и задачами проекта и, как правило, включает менед­жеров (управляющих), участников проекта, имеющих существенное вли­яние или интерес, и основной персонал. Рабочая группа участвует в инициации и планировании проекта. На этой фазе невозможно определиться с ресурсами, так как есть только наиболее общая информация, а вся необходимая может быть получена только из детальных работ и СPP. Окончательное назначение исполнителей и распределение их прав и обязанностей происходят лишь тогда, когда проект реализуется, а его план разработан и утвержден.

При назначении ответственных выделяется семь типов ресурсов, которые они могут использовать: трудовые ресурсы, деньги, оборудование, техни­ческая оснастка, материалы и поставщики, информация и технологии. Хотя на практике далеко не всегда у исполнителей есть все необходимые рычаги для управления, а также для использования выделенных им ресурсов. Тем не менее знание этих ресурсов позволяет описать весь проект и решить вопрос о назначении ответственных, так как каждая из выпол­няемых работ должна быть "укомплектована" всем необходимым.

Статьи затрат представляют собой инструмент управления, приме­няемый для сбора информации о фактических затратах выполненных работ и сравнения с их плановыми затратами. Кроме того, статьи затрат используются при планировании и контроле времени и стоимости, так как содержат и аккумулируют информацию о работах, назначенных организа­ционным подразделениям в соответствии с СРР. На рис. 4.5 представ­лен пример определения статей затрат по пакетам работ, за выполнение которых отвечают конкретные подразделения в соответствии с СРР.

В статьях затрат может аккумулироваться информация по различным пакетам работ, сформированным по различным основаниям (отобранным по фильтрам):

• по содержанию;

• по срокам выполнения;

• по структуре счетов, субсчетов;

• по ответственным исполнителям.

Таким образом, статьи затрат помогают формировать и отслеживать бюджет проекта, осуществлять текущий управленческий учет и оценивать возможные затраты по завершении работ проекта.

Рис. 4.5.. Формирование статей затрат

Определение основных вех. Определение основных вех следует непосредственно после построения СРР и ССО. На рис. 4.6 планирование вех составляет начальную, наиболее обобщенную часть плана, который потом развертывается в укрупненный и, наконец, деталь­ный график.

Рис. 4.6. Уровни планирования. От вех к пакетам работ

Вехи удобно использовать для согласования основных стадий, этапов, фаз и т.д. разработки и реализации проекта, а также для анализа и контроля хода реализации проекта на соответствующих этим вехам уровнях управления.

Так как для определения вех необходима минимальная, доступная в начале проекта информация, их можно исполь­зовать на самых ранних стадиях процесса планирования. При определении вех используется информация о ключевых точках, стадиях и состояниях, через которые проходит проект в течение своего жизненного цикла. Вехи отмечают существенные, определяющие дальней­ший ход развития проекта точки перехода. Поэтому вехи позволяют решать проблемы контроля, предоставляя набор естественных контроль­ных точек.

Детальное планирование. Детальное планированиесвязано с разработкой детальных графиков для оперативного управления на уровне ответственных исполнителей. Наличие и сопровождение детального графика работ является одним из главных требований для управления проектом после его начала. Команда проекта полностью отвечает за составление графиков работ, если работы не являются излишне комплексными.

Методы и средства разработки графиков могут отличаться, но все графики в обязательном порядке проходят утверждение у руководителя проекта. Форма представления графика должна быть удобной и наглядной как для заказчика, так и для исполнителей. График должен стать рабочим инструментом как для управления и согласования позиций на совещаниях, так и для сдачи работ, особенно когда сроки были сорваны, а бюджет превышен по независящим от команды проекта причинам.

Сетевое планирование. Сетевой моделью комплекса работ называется ориентированный граф, используемый для описания зависимостей между работами и этапами проекта. Сетевые модели целесообразно использoвaть только для сложных проектов.

Существует три типа сетей:

- сети типа "вершины-работы";

- сети "вершины-события";

- смешанные сети.

Сети типа "вершины-работы". В сетях типа "вершины-работы" элементы работы представлены в виде прямоугольников, связанных логическими зависимостями, которые следуют один за другим. На рис. 4.7. приведен пример сетевой модели с четырьмя работами А, В, С и D. Работы В и С следуют за А, D -- за В и С.

Рис. 4.7. Простая сеть типа "вершины-работы"

Существуют четыре типа логических взаимозависимостей между работами (рис.4.8.):

- окончание-начало: В не может начаться, пока не закончится А;

- окончание-окончание: Д не может закончиться пока не закончиться С;

- начало-начало: Д не может начаться пока не начнется С;

- начало-окончание: F не может закончиться пока не начнется Е.

-

Рис. 4.8. Типы логических зависимостей

Зависимость типа окончание-начало встречается наиболее часто. Зависимости типа окончание-окончание и начало-начало являются наиболее естественными и позволяют частично перекрывать отношения предшествования работ во времени. Взаимозависимости типа начало-окончание введены для математической полноты картины.

Сети типа "вершины-события". Сети такого вида часто называются IJ сетями, так как каждая работа определяется номером IJ (начало/окончание). В сетях этого типа работа представляется стрелкой между двумя узлами и определяется номерами узлов, которые она связывает. Рис. 4.9. -- это рис. 4.7., выполненный в виде IJ сети. Работа А стала работой 1-2. Так как работы должны быть уникальны, то две работы В и С не могут связывать один и тот же узел. Таким образом В и С заканчивается в узлах 3 и 4 соответственно и эти узлы связываются фиктивной работой. Так как работы связаны через узлы, используется логическая зависимость вида окончание-начало. Возможно введение фиктивных работ для представления трех других логических связей.

Рис.4.9. Сеть типа "вершины-события"

Принципиальным отличием сетевых диаграмм от блок-схемы является то, что сетевая диаграмма отображает только логические зависимости между работами, а не входы, процессы и выходы, а также не допускает повторяющихся циклов или так называемых петель (в терминологии графов — ребро графа, исходящее из вершины и возвращающееся в ту же вершину)

Диаграмма Ганта — горизонтальная линейная диаграмма, на которой задачи проекта представляются протяженными во времени отрезками, характеризующимися датами начала и окончания, задержками и, возмож­но, другими временными параметрами. Пример отображения диаграммы Ганта с помощью современных компьютерных средств представлен на табл.4.2 и рис. 4.10.

Таблица 4.2

Дата добавления: 2015-04-29