III) Методы управления 1 страница

Методы управления – совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения цели. Методы представляют из себя систему правил, приемов и подходов менеджмента. При их выборе обязательно учитывают систему принципов управления в организации. Методы делятся на организационно-распорядительские (административные), экономические и социально-психологические.

1) Первая группа методов делится на: а) организационные, создающие необходимые условия деятельности фирмы. К ним относятся: формирование управленческих структур, нормирование труда, регламентация деятельности, инструктаж и расстановка персонала, определение прав и обязанностей. Эти методы создают скелет, конструкцию предприятия; б) административные методы – методы распорядительные, обеспечивающие четкость, порядок и дисциплинированность работы в организации.

Эти методы основаны на власти менеджера, на принуждении работников. Однако их нельзя отождествлять с жестким волевым администрированием. Данные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, систему контроля и административных средств поддержания трудовой дисциплины. По большому счету выделяют три формы проявления административных подходов:

- Обязательное предписание (приказ, запрет) – эти методы принуждают человека к обязательному выполнению распоряжений руководителя, нарушать их нельзя;

- Согласительные методы (консультация, переговоры) позволяют добиваться компромиссов, учитывать пожелания, мнения работников;

- Рекомендации (совет, предложение, разъяснение) – формируют дружескую атмосферу, партнерские отношения.

Административные методы часто носят директивный характер, т. е. обязательный для исполнения, даже если это неприемлемо для подчиненного. Лучше, если директивных методов будет меньше, это зависит от квалификации и степени мотивированности работников. P.S. Административные методы становятся эффективными, если носят не устный, а письменный характер.

2) Социально-психологические методы управления – совокупность специфических способов воздействия на поведение работников, социальные процессы, протекающие в коллективе. Говоря по-другому, это умение взаимодействовать, общаться с людьми. Эти методы основаны на использовании моральных стимулов к труду, воздействуют на личность с помощью психологических приемов в целях превращения административного указание в осознанный долг, внутреннюю потребность человека. Главная задача этих методов – убедить работника в чем-либо. К методам социально-психологического воздействия относим: авторитет руководителя, личный пример, убеждение, поощрение, порицание.

Метод убеждения – воздействие словом и делом, путем разъяснения задания. Убеждение будет успешным, если руководитель ведет себя искренне, умеет общаться, разбирается в психологии подчиненных, подчеркивает значимость сотрудника, выделяет его лучшие качества, а о худших молчит, проявляет заботу о нем. В человеке нужно выделять и использовать достоинства, не заострять внимание на недостатках, они есть у всех.

Метод поощрения – от материального вознаграждения до похвалы, улыбки, взгляда. Поощрение должно быть гласным, своевременным.

Метод порицания – реакция на нежелательное поведение, помогает воспитать чувство ответственности, крепкую волю, сильный характер. Порицание бывает в разных формах: неодобрительный отзыв о работе; резкая критика; жесткий, ледяной тон; ругань; жесты, взгляд, паузы в речи.

Б. Н. Ельцин – леденящая пауза, не ругался, «вы».

Порицание эффективно, если выносится за конкретный проступок, действие; если учитываются индивидуальные особенности человека; если носит адресный характер, т. е.

распространяется на конкретного человека, а не на общую группу; наконец, не стоит порицать работника, находясь в состоянии раздражения.

3) Экономические методы управления – и это методы, которые можно разделить на две группы: а) методы управления предприятием – они выступают в таких формах, как: планирование, анализ, ценообразование, финансирование деятельности фирмы (ЭМН); б) методы управления персоналом: хозрасчет, з/п, система премий, система бонусов. (Тема: Мотивация).

Лекция 7. Система управления современной организацией

Управлять - это значит выполнять функции или отдельные виды деятельности. Элементы, на которые направлена эта деятельность, образуют объект управления. Обычно он имеет пространственные границы и определенное бытие во времени, иначе теряет конкретность и само управление им становится невозможным и бессмысленным. Направитель управленческой деятельности называется субъектом управления, которым может быть определенный человек или группа людей.

В процессе совместной деятельности между субъектом и объектом возникают отношения, которые, в зависимости от вида деятельности, бывают экономическими, социальными, политическими, организационными и управленческими. Управленческие отношения представляют собой связи людей в процессе управления по их правам и обязанностям, соподчиненности друг другу в совместной трудовой деятельности. Они возникли в процессе разделения и специализации труда, выделения функции управления в качестве самостоятельной.

Рассматривая организацию как социально-экономическую систему и с учетом вышесказанного можно отметить, что каждая организация, прежде всего, состоит из двух самостоятельных, но взаимосвязанных подсистем - управляемой и управляющей (объекта и субъекта управления) (рис. 1.).

Рисунок Ошибка! Текст указанного стиля в документе отсутствует.. - Простая система управления

К управляемой системе относятся все элементы и подсистемы, обеспечивающие непосредственный процесс создания материальных благ или оказания услуг. Так, например, в качестве объектов управленческой деятельности для любой организации могут выступать: производство, маркетинг, финансы, кадры и эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).

К управляющей системе относятся все элементы и подсистемы, обеспечивающие процесс управления, т.е. процесс целенаправленного воздействия на коллективы людей и ресурсы управляемой системы.

Предприятие как организационная система имеет определенную структуру, как в управляющей, так и в управляемой системе. Если управляемая система определяется технико-технологическими особенностями производства, производственными связями, то управляющая система определяется тем, какие функции нужно выполнять в процессе управления, размерами и сложностью производства.

Организация, являясь большой и сложной системой (некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого), имеет в своем составе подсистемы - элементы с явно выраженными локальными свойствами.

Существуют различные методы формирования сложных систем, зависящие от критерия декомпозиции. Общими же критериями для выделения подсистем являются:

- подсистемы должны быть такими, чтобы они могли оказывать существенное влияние на достижение конечных результатов системы;

- подсистемы должны быть привязаны к целому с помощью определенных отношений каждой части к какой-либо общей характеристике, имеющей необходимую и логическую функциональную связь с выполнением общесистемных задач;

- подсистемы должны быть созданы по признакам, ясно обнаруживающим необходимую функциональную связь друг с другом и с системой в целом;

- большие подсистемы должны объединять более мелкие подсистемы, которые необходимы для объяснения поведения системы в целом;

- подсистемы должны быть соответственно увязаны с поведением всех элементов системы и отражать постоянное функционирование взаимных связей между отдельными элементами системы через ее подсистемы с окружающей средой.

Представляя собой социально-экономические системы, большинство организаций особо устойчивы, но обладают при этом большой подвижностью - динамизмом. Он обусловлен тесной взаимосвязью всех элементов и подсистем, изменчивостью структуры, изменением и развитием элементов и самой системы, но главное – это зависимости от среды функционирования (внешней и внутренней).

Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри организации, являющиеся результатом управленческих решений. К основным внутренним факторам организации, которые требуют внимания руководства, относят: цели; структуру; задачи; технологию и людей.

Внешние же факторы делятся на факторы прямого воздействия (микроокружение) и косвенного воздействия (макроокружение):

I. Факторы прямого воздействия - это факторы, которые непосредственно влияют на операции и испытывают на себе прямое же влияние операций организации: поставщики; государство; потребители и конкуренты.

II. Факторы косвенного воздействия - это факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции предприятия, но, тем не менее, сказываются на них. К ним относят: международные события, политические и социокультурные факторы; состояние экономики; достижение НТР.

В совокупности внешние факторы образуют внешнюю среду предприятия, которая характеризуется:

1) Взаимосвязанностью факторов: силой, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

2) Сложностью: числом и разнообразностью факторов, значимым образом влияющих на организацию.

3) Подвижностью: относительной скоростью изменения среды.

4) Неопределенностью: относительным количеством информации о среде и уверенностью в ее точности.

Чтобы более эффективно управлять процессами, происходящими в системе в столь сложных условиях, необходимо следовать трем основным принципам:

- принцип иерархичности - рассматривает сложные и большие системы как многоуровневые, которые требуют деления всей системы на элементы (звенья, ступени). Каждая ступень (уровень) управляет нижестоящей ступенью и одновременно является объектом управления по отношению к вышестоящему уровню;

- принцип необходимого разнообразия заключается в том, что управляющая система должна обладать не меньшей сложностью, чем управляемая система. Из этого принципа следует, что невозможно спроектировать простую систему управления для сложной системы производства;

- принцип обратной связи. Под обратной связью понимается получение информации о результатах воздействия управляющей системы на управляемую систему путем сравнения фактического состояния с заданным (плановым). Смысл обратной связи заключается в установлении зависимости личных, коллективных и общественных интересов от результатов управленческих решений. Воздействие обратной связи должно приводить к стремлению ликвидировать нежелательные и увеличить желаемые отклонения факта от нормы. Принцип обратной связи находится в единстве с целенаправленностью управления, поскольку через каналы обратной связи в управляющую подсистему поступают сигналы о достижении (или недостижении) запрограммированного полезного эффекта.

Первым, кто стал рассматривать управление в контексте систем, был президент компании «Белл телефон» (Нью-Джерси) Честер И. Барнард. В своих работах Барнард подчеркивал, что администратор является частью формальной организации, а та в свою очередь представляет собой часть всей кооперированной системы, включающей физические, биологические, социальные и психологические элементы. При современном применении системного подхода менеджеры должны сознавать важность следующих аспектов организации:

1. Субсистемы (подсистемы) являются индивидуальными частями, составляющими целую организацию. Каждая подсистема есть часть системы, которая, в свою очередь, может быть подсистемой и т.д.

2. Синергия означает концепцию, что целое является большим, чем сумма его частей. Это означает, что целая организация не может быть определена простым перечислением ее различных отделов. Синергия делает упор на взаимозависимость среди всех частей организации.

3. Открытая система - это система, в которой элементы ее взаимодействуют с окружающим миром; закрытая система - это система, в которой такого взаимодействия нет. Фактически все организации в разной степени взаимодействуют с их окружением и задача состоит в том, чтобы определить оптимальную степень активности.

4. Границы являются точками, в которых организация встречается с внешним окружением. В закрытой системе границы четко определены, а в открытой - постоянно меняются.

5. Поток есть движение материалов и человеческой энергии в системе. Информация входит в систему как ввод (сырье), трансформируется внутри системы (рафинируется) и оставляет системы как выход (товары и услуги).

6. Обратная связь есть процесс получения информации о различных системах для того, чтобы определить их состояние и вносить коррективы, если необходимо.

Т. о., структура системы управления, максимально удовлетворяющая требования научных подходов менеджмента выглядит следующим образом (рис. 1.3).

К компонентам внешней среды, влияющим на устойчивость и эффективность функционирования организации, относятся макросреда страны, инфрастуктура региона, микросреда организации. К компонентам «входа» системы менеджмента относятся методические, нормативные, проектно-конструкторские и другие документы, новые трудовые ресурсы, информация. На «выходе» системы менеджмента - выпускаемый товар/услуга, соответствующего количества, качества, ресурсоемкости и поставленный в установленные сроки. К компонентам «обратной связи» системы менеджмента относятся требования, рекламации, новая информация потребителей товара организации, возникшие в связи с неудовлетворительным качеством товара, новыми достижениями научно-технического прогресса, инновациями и другими факторами.

Рисунок Ошибка! Текст указанного стиля в документе отсутствует..1 – Структура системы менеджмента

Обеспечивающая подсистема – это подсистема, которая расположена на входе системы менеджмента и предназначена для обеспечения процесса управления методическим, ресурсным, информационным и правовым инструментарием.

Целевая подсистема менеджмента предназначена для установления целей (ожидаемых результатов), ради достижения которых формируется, функционирует и развивается организация как целостная система. Цели являются изначальным элементом системы управления организацией, выполняя организующую, мотивирующую и контролирующую функции.

Управляющая подсистема (система управления) призвана облегчить для руководителей задачу увидеть организацию основных компонентов управленческой деятельности в единстве ее составляющих частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. В состав управляющей подсистемы входят:

1. Механизм управления - это совокупность средств и методов воздействия на деятельность людей и организации в целом.

2. Функции управления - это особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект.

3. Процесс управления - это функционирование системы управления или ход реализации функций управления в определенной последовательности.

4. Социально-психологические аспекты управления - это набор факторов, повышающих эффективность работы индивида и коллектива в целом, создающих нормальный морально-психологический климат.

5. Механизм развития - требует внедрения нового, прогрессивного, постоянной борьбы с отжившими явлениями, тормозящими дальнейшее развитие.

В зависимости от объекта управления можно сформировать узко специализированную систему управления этим объектом. Например:

1. Управление производством предполагает, что соответствующие службы менеджмента осуществляют управление процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде. Для этого менеджмент осуществляет следующие операции:

• управление разработкой и проектированием продукта;

• выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта;

• управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов;

• управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции;

2. Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как:

3. Управление финансами состоит в том, что менеджмент осуществляет управление процессом движения финансовых средств. Для этого осуществляется:

• распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации;

• оценка финансового потенциала организации.

4. Управление персоналом связано с использованием возможностей работников для достижения целей организации. Кадровая работа включает в себя:

• поддержание отношений с профсоюзами и разрешение трудовых споров.

5. Управление эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической ее деятельности с возможностями, а также с деятельностью других организаций. Это позволяет организации вскрыть проблемы, на которые она должна обратить пристальное внимание, и выбрать лучшие пути осуществления ее деятельности.

Для реализации управления, как определенного вида деятельности, должна быть создана организация, в которой осуществляется работа менеджеров.

Организация - это группа как минимум двух людей, взаимодействующих друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и др. условий ради решения стоящих перед нами проблем и сознательной координации деятельности для достижения общей цели.

Организация является социально-экономической системой и имеет ряд отличительных признаков: организационно-правовая форма, отраслевая принадлежность, технология производства, цель, обособленность или замкнутость внутренних процессов, саморегулирование, организационная структура и др.

Все существующие организации можно классифицировать (рис. 1.).

Любая организация проходит в процессе своего функционирования восемь стадий жизненного цикла. Каждая из этих стадий имеет свои отличительные характеристики (табл. 1.).

Жизнь организации подчиняется определенным законам, в соответствии с которыми живут все виды организаций.

Закон синергии. Гласит о том, что потенциал и возможности организации как единого целого превышают сумму потенциала и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением.

Закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленных (разделение дополняется объединением, специализация - универсализацией, дифференциация - интеграцией и наоборот).

Закон сохранения пропорциональности между организацией и ее элементами при любых возможных изменениях. Такое сохранение пропорциональности позволяет в максимальной степени реализовывать их возможности.

Закон композиции. Его суть состоит в том, что функционирование всех без исключения организационных элементов в той или иной степени подчиняется общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляют собой ее конкретизацию и являются по отношению к ней подцелями.

Закон самосохранения. Он предполагает, что любая организация, равно как и ее отдельный элемент, стремится сохранить себя как целое, что обеспечивается за счет двух противоположных организационных начал: стабильности и развития.

Закон информированности. Он утверждает, что в организации не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей, позволяющей им принимать осмысление решения.

Закон онтогенеза. В соответствии с ним жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга: становления, развития и угасания. Задача руководства состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочке наступления третьей.

Жизнь любой организации сводится к двум группам процессов, направленных на ее поддержание: процессам функционирования и процессам развития.

Под функционированием понимается деятельность организации, непосредственно связанная с сохранением ее как целого на основе постоянного поддержания сложившихся отношений и связей, обмена ресурсами, энергией и информацией как внутри себя, так и с внешней средой.

В процессе же развития для этого создаются необходимые условия путем преобразования организации и ее отдельных элементов в соответствии с изменившимися требованиями внутренней и внешней среды.

В процессе развития организации отмирают прежние элементы и связи и возникают новые, в большей степени соответствующие изменившимся условиям. В зависимости от характера последних развитие может быть не только прогрессивным, но нейтральным или регрессивным.

Существует достаточно много различных форм разновидностей организаций.

Говоря о статусе организации по отношению к своим членам выделяют первичные и вторичные организации. Первичность означает, что организация для объединяемых ею людей выступает как некая внешняя данность, образованная и существующая независимо от них. Включаясь в уже действующую организацию, люди признают ее главенство над собой, возможность влиять на решение принципиальных вопросов, подчиняются ее требованиям, действуют в соответствии с установленными ею правилами, что свидетельствует о первичности и абсолютной приоритетности организации над ними (государственное учреждение).

Основные параметры	Фаза 1	Фаза 2	Фаза 3	Фаза 4	Фаза 5
рождение	детство	юность	ранняя зрелость	промежуточная зрелость	окончательная зрелость	старение	возрождение
Главная цель	Выживание	Кратковременная прибыль	Ускоренный рост	Систематический рост	Сбалансированный рос	Формирование индивидуальности и имиджа	Сохранение	Оживление
Тип руководителя	Новатор	Оппортунист	Консультант	Соучастник	Объединитель общих усилий	Государственный деятель	Администратор	Способный сообщить импульс
Характерная черта организации	Боевитость	Целеустремленность	Гибкость	Разнообразие интересов	Нивелирование всех систем	Зрелость, самодовольство	Поддержание статус-кво	Способность претерпеть перемены
Самосознание организации	Сосредоточенная в себе	Местного значения	Регионального значения	Национального значения	Мультинационального значения	Мирового значения	Самодовольная	Самокритичная
Вопросы особого значения	Все новое и необычное	Конкурентоспособность	Изучение сектора рынка	Координация	Интеграция	Балансировка всех интересов	Предположение существования	Обновление и развитие
Основная задача	Выход на рынок	Укрепление	Захват своей части рынка	Рост по разнообразным направлениям	Централизация и автоматизация	Пригонка разнообразных интересов	Стабильность	Омолаживание
Тип планирования	Эмпирический (ненаучный)	«Хватай, что можешь»	Простые формы: поставки, бюджет	Формальное. регулярность, специализация	Сложные формы: образ существования	Социально-политическое	Экстрополяционное	Творческое
Способ руководства	Одним лицом	Малой группой неосвобожденных	Выделенной группой лиц	Дицентрализованное	Централизованное	Коллегиальное	Излишне связанное с традициями	Побуждающее к действию, агрессивное
Модель организации	Стремление к мах. прибыли	Оптимизация	Планирование прибылей	Высокая гражданственность	Социальная ответственность	Государственные учреждения	Бюрократия	Птица «Феникс»

Вторичные организации создаются, наоборот, их членами, наделяющими их определенными правами и ресурсами, устанавливающими «правила игры», которым на определенных условиях готовы подчиниться. Они существуют в двух формах: корпоративных и ассоциативных организациях. К корпоративным организациям относят те, члены которых готовы для достижения своих целей в определенной степени жертвовать собственным суверенитетом. Организация ассоциативного типа создается своими членами для повседневной координации их деятельности без потерь ими суверенитета, поэтому не обладает даже условным приоритетом над ними.

Исходя из особенностей взаимодействия отдельных элементов, организации подразделяются на механистические и органические. Первые характеризуются незыблемостью границ, преобладанием жестких «вертикальных» связей, официальным характером отношений, всесторонней регламентацией и запрограммированностью деятельности, напоминающей работу технических устройств. Организации органического типа успешно функционируют в условиях неопределенности и изменчивости. Они характеризуются такими признаками как размытость границ, значительная самостоятельность отдельных звеньев, их широкая специализация, слабая иерархичность, немногочисленность правил и процедур, свобода выбора вариантов деятельности, оценка результатов на основе реального рыночного эффекта, а не централизовано установленных показателей, преобладание неформальных отношений.

С точки зрения легитимности деятельности организации можно разделить на официальные и неофициальные. Официальные создаются для решения конкретных производственных, хозяйственных и иных задач, являются юридически узаконенными, существуют в определенном правовом пространстве, и их деятельность регулируется соответствующими нормативными актами. Неофициальные складываются стихийно и существуют как совокупность юридически не зафиксированных в основном неслужебных контактов между людьми, преследующими определенные личные цели, достижение которых не обеспечивается их членством в официальных организациях.

Несмотря на такие отличия организаций, все они имеют общие для всех организаций характеристики.

1. Ресурсы. Целью всякой организации является наличие и преобразование ресурсов, которые используются ею для достижения ее тактических и стратегических целей. Основные ресурсы - это люди (трудовые ресурсы), основные и оборотные средства, технологии и информация.

2. Зависимость от внешней и внутренней среды. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, и воздействующие на нее. Их подразделяют на внутренние, имеющие место внутри предприятия и связанные с ошибками и упущениями руководства и персонала. И внешние, возникающие вне фирмы и обычно находящиеся вне сферы влияния предприятия.

К основным внутренним факторам организации, которые требуют внимания руководства, относят: цели; структуру; задачи; технологию; людей.

Внешние факторы делятся на факторы прямого и косвенного воздействия:

I. Факторы прямого воздействия - это факторы, которые непосредственно влияют на операции и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. К ним относятся: поставщики; государство; потребители; конкуренты.