Понятие электронного офиса

Под электронным офисом понимают полноценное информационное предприятие, преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационный продукт.

К основным задачам можно отнести следующие задачи делопроизводство, управление, контроль управления, составления отчетов, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятии и между предприятиями.

При решении этих задач выполняются такие типовые процедуры информационных услуг, как:

-обработка входной и выходной информации (ответы на письма, написание отчетов, которые могут включать табличный материал, графики, рисунки и т.д.);

-сбор и последующий анализ данных за определенный период (отчетность, сводки и т.д);

-хранение поступившей информации для использования ее в дальнейшем.

Электронный офис – это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов.

Основные функции электронного офиса:

-общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;

-локальное хранение документов;

-обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;

-дистанционная и совместная работа служащих над документом;

-поддержка общения без отрыва от рабочего места;

-электронная почта;

-персональная обработка данных;

-составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;

-обмен информацией между базами данных, ввод данных или форм и ведение персональных баз данных;

-генерация отчетов по обработке данных;

-управление ресурсами;

-контроль исполнения;

-управление личным временем;

-контроль автоматической корреспонденции;

-передача данных;

-обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

-обеспечение стилистического качества документов;

-моделирование решений и имитация их принятия;

-информационная поддержка принятия решений;

-создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест;

-обмен локальной и персонализированной информации;

-служба видеотекста;

-обмен и интеграция программных средств;

-перенос документов с одного носителя на другой;

-полиграфическое оформление документов;

-групповой контакт через терминалы.
В условиях широкого использования возможностей локальной и глобальной информационной сети Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса – виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания деятельности специалистов и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах компьютерной сети. Благодаря этому абонентские системы сотрудников организации независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую сеть.

Концепция электронного офиса позволяет существенно повысить эффективность работы служащих творческого труда, требующей интенсивной обработки больших объемов сложноорганизованной информации.

Главным и управляющим звеном в электронном офисе являются специалисты, умеющие эффективно использовать современные информационные технологии.

Автоматизированные рабочие места финансовых менеджеров ориентированы в основном на непрограммирующего пользователя и решение конкретных задач финансового менеджмента:

-формирование отчетности и проверка его полноты, корректности и достоверности;

-анализ финансового состояния предприятия;

-анализ устойчивости рентабельности показателей ликвидности и др.

-анализ динамики основных показателей, выявление тенденций и прогнозирование финансового состояния предприятия;

-сравнение финансовых показателей предприятия с показателями других аналогичных фирм или со среднеотраслевыми показателями и др.
^ 2. Техническая основа электронного офиса в финансовом менеджменте.
В современном электронном офисе используются следующие технические средства:

-компьютеры;

-сетевое оборудование;

-средства коммуникации;

-устройства ввода – вывода информации;

-устройства мультимедиа;

-организационная техника;

-дополнительные средства.

Выбор персонального компьютера для автоматизации решения задач финансового менеджмента в электронном офисе зависит от размеров предприятия, объема и круга решаемых задач. Основными критериями выбора конкретной модели персонального компьютера являются необходимые объемы оперативной памяти, внешней памяти, быстродействие процессора, определяемое его тактовой частотой, состав подключаемых внешних устройств, класс монитора и др.

Для обеспечения связи с “внешним миром”, передачи и получения деловой информации в возможно более короткие сроки используют модемы (факсмодемы), телефонные и факсимильные аппараты, телефонные станции (АТС) и др.

Для ввода информации с бумажных носителей в компьютерные системы помимо традиционной клавиатуры применяются сканеры.

Для вывода информации на бумагу используются принтеры. Наиболее часто применяют матричные, струйные и лазерные.

Для обработки видео и аудиоинформации используются системы мультимедиа, обеспечивающие комплексное представление информации. Среди устройств системы мультимедиа можно назвать звуковую карту, привод CD-ROM, акустические системы, микрофон и др.

К оргтехнике, кроме названных выше телефона и факсимильного аппарата, относят множительно – копировальные устройства, предназначенные для получения копий с информации, представленной на бумажных носителях (ведущие производители Xerox, Canon и др).

К дополнительным устройствам можно отнести:

-сетевой фильтр – устройство, предназначенное для страхования скачков напряжения в сетях электропитания;

-блок бесперебойного питания для поддержки компьютерной системы в рабочем состоянии в течении некоторого времени после прекращения подачи напряжения в электросети, что может привести к уничтожению текущих результатов работы пользователя, хранящихся в оперативной памяти. Минимизация потерь важна при работе в локальной сети.
^ 3. Программные средства, обеспечивающие функционирование информационных технологий финансового менеджмента в офисе.

Для организации информационных технологий финансового менеджмента в электронном офисе необходимо наличие программной платформы, базовыми элементами которой являются:

-системное программное обеспечение для организации процесса компьютерной обработки информации и взаимодействия между компьютером и пользователем;

-офисное прикладное программное обеспечение.

^ Системное программное обеспечение включает операционную систему (ОС), сервисные программы, программы технического обслуживания.

Анализ применения различных ОС показывает преимущественное использование ОС Microsoft Windows к качестве ОС персональных компьютеров. Это многозадачная операционная система с развитым графическим интерфейсом устойчива в работе, поддерживает все виды мониторов, принтеров. Большинство офисных программ и системы мультимедиа работают только в этой среде.

К базовому офисному прикладному программному обеспечению относятся:

-текстовые процессоры для создания и обработки текстовых документов. Наиболее популярной офисной программой для обработки документов является Microsoft Word;

-табличные процессоры для автоматизации расчетов над большими объемами табличных данных, представления данных в графическом виде. Например, Microsoft Excel/

-системы управления базами данных.

Термин интеллектуальный анализ данных можно понимать двояко.

В узком смысле это попытка адекватного русского перевода термина Data Mining, который ввёл в обиход Григорий Пятецкий-Шапиро в 1992 году. Согласно его определению, Data Mining — это процесс обнаружения в сырых данных ранее неизвестных, нетривиальных, практически полезных, доступных интерпретации знаний, необходимых для принятия решений в различных сферах человеческой деятельности. Дословный перевод «раскопки (или добыча) данных» следует, по всей видимости, считать неудачным.

В широком смысле это современная концепция анализа данных, предполагающая, что

§ данные могут быть неточными, неполными (содержать пропуски), противоречивыми, разнородными, косвенными, и при этом иметь гигантские объёмы; поэтому понимание данных в конкретных приложениях требует значительных интеллектуальных усилий;

§ сами алгоритмы анализа данных могут обладать «элементами интеллекта», в частности, способностью обучаться по прецедентам, то есть делать общие выводы на основе частных наблюдений; разработка таких алгоритмов также требует значительных интеллектуальных усилий;

§ процессы переработки сырых данных в информацию, а информации в знания уже не могут быть выполнены по старинке вручную, и требуют нетривиальной автоматизации.

Необходимость интеллектуального анализа данных возникла в конце XX века в результате повсеместного распространения информационных технологий, позволяющих детально протоколировать процессы бизнеса и производства.

По составу решаемых задач Data Mining практически не отличается от стандартного набора средств, применяемых с середины XX века в области прикладной статистики, машинного обучения (machine learning), информационного поиска (information retrieval). Основное различие заключается в эффективности алгоритмов и технологичности их применения. Подавляющее большинство классических процедур имеют время выполнения, квадратичное или даже кубическое по объёму исходных данных. При количестве объектов, превосходящем несколько десятков тысяч, они работают неприемлемо медленно даже на самых современных компьютерах. За последние десятилетия значительные усилия в области Data Mining были направлены на создание специализированных алгоритмов, способных выполнять те же задачи за линейное или даже логарифмическое время без существенной потери точности.

Классификация экономической информации

Важная составляющая информационного обеспечения — система классификации и кодирование.
Классификация — обязательный этап предыдущей подготовки экономических данных к автоматизированному обработке, а также предпосылка рациональной организации информационной базы и моделирования информационных процессов.
Ее можно определить как составляющую информационного обеспечения любой информационной системы, которая принадлежит к языковым средствам управления. Поэтому классификация является основой для кодирования информации и следующего ее поиска.
Система классификации — это совокупность методов и правил распределения множества объектов (М) на подмножество(Мij) согласно признакам похожести или непохожести.
Объект классификации — элемент классификационного множества.
Классификационное группирование — подмножество объектов, полученных в результате классификации.
Различают два метода классификации — иерархический и фасетный.
Иерархическая классификация экономической информации — это последовательная низменность множества объектов на подчиненные классификационные группировки.
Преимущества: логичность построения, четкость определения признаков, большой объем информации, удобство использования.
Недостатки: жесткая структура, недостаток резервного объема.
Фасетный метод классификации — параллельная низменность множества объектов на независимые классификационные группировки.
Фасет — набор значений одной признаки классификации. Фасеты взаимно независимые. Каждый объект может одновременно входить в разные классификационные группировки.
Преимущества: гибкость структуры (приспособление к изменениям в задачах), дает возможность вводить новые фасеты или удалять старики.
Недостатки: недостаточно полное использование объема.
Фасетная классификация экономической информации
Кодирование — процесс присвоения условного обозначения разным позициям номенклатуры.
Код — это знак или совокупность знаков, принятых для обозначения классификационного группировки или объекта классификации.
Для кодирования информации в информационных системах применяют порядковый, сериально-порядковый, последовательный та параллельный методи кодирование.
Порядковый метод кодирования — простейший и наиболее распространенный. Построение кодов выполняется по мере роста или спадание признаков без пропуска номеров.
Сериально-порядковый метод кодирования на каждую группу признаков имеет серию порядковых номеров с резервом номеров.
Последовательный метод кодирования предусматривает выделение определенных разрядов кода под определенные признаки.
Параллельный метод кодирования тоже предусматривает выделение разрядов, но значение признаки, записанной на любом разряде кода, не зависит от значения признаков, записанных на других разрядах.
Выбор методов классификации и кодирование объектов предусматривает:
возможность расширения кодового множества объектов и внесение соответствующих изменений;
однозначность идентифицированных объектов;
минимальную длину кода;
возможность обработки информации с помощью ЭВМ;
простоту метода кодирования;
применение общепринятых обозначений.

2.4. Единая система классификации и кодирование.
Категории классификаторов
После присвоения кодов создается классификатор.
Классификатор — это систематизированное собрание однородных наименований и их кодовых обозначений.
Единая система классификации и кодирования — это комплекс взаимосвязанных классификаторов технико-экономической информации, приспособленных к обработке средствами вычислительной техники с автоматизированной системой ведения этих классификаторов.
Результатом работ из классификации и кодирования есть разработки классификаторов за типом объектов и категориями.
Госстандартом допускается использования классификаторов таких видов:
общегосударственные (государственные) классификаторы;
межотраслевые классификаторы;
отраслевые классификаторы;
классификаторы предприятий (локальные).

Приведем перечень основных общегосударственных и отраслевых классификаторов:
СПАТО — система обозначений автономий, территорий, областей;
УКФВ — украинский классификатор форм собственности;
КОПФГ — классификатор организационно-правовых форм хозяйствования;
ЕГРПОУ — единый государственный реестр предприятий, организаций Украины;
ЗКГНГ — общий классификатор областей народного хозяйства;
НИЗА — система обозначений органов государственного управления;
УКВ — украинский классификатор валют;
УКП — украинский классификатор продукции;
КОВ — классификатор единиц измерения;
УСГК — украинская стандартная отраслевая классификация;
УБК — украинская бюджетная классификация;
КВПП — классификатор видов налогоплательщиков;
КБУ — классификатор банковских учреждений;
УКОЗ — украинский классификатор основных средств;
Приведем пример кодовых обозначений:
УКУД — украинский классификатор управленческих документов.
Код унифицированной формы документа составляется с 7 цифровых десятичных знаков и контрольного числа. Структура кода формы документа за УКУД:
ХХ — класс форм;
ХХ — подкласс форм;
ХХХ — регистрационный номер;
Х — контрольное число.
УКВЕД — украинский классификатор видов экономической деятельности.
Общее кодовое обозначение объектов КВЕД выглядит так:
ХХ — раздел;
ХХ. Х — группа;
ХХ. ХХ — класс;
ХХ. ХХ. ХХ — подкласс.

Дата добавления: 2015-03-31