Правила ведения телефонных деловых бесед

Факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя.

Имидж руководителя - это совокупность определённых качеств, которые люди ассоциируют с определённой индивидуальностью личности. Имидж руководителя может быть позитивным, негативным и нечетким (завуалированным).

Руководитель любой организации, как правило, стремится к созданию позитивного личного имиджа, но известны случаи, когда индивидуум целенаправленно идет на создание отрицательного, скандального образа.

Таким образом, отрицательный имидж руководителя организации чаще всего только усиливает недоверие потребителей к продукту или услугам коммерческой организации. При прочих равных условиях положительный имидж руководителя организации будет являться ее конкурентным преимуществом.

Можно выделить следующие составляющие имиджа руководителя организации:

•персональные характеристики: физические, психофизиологические особенности, характер, тип личности, индивидуальный стиль принятия решений и т.д.;

•социальные характеристики: статус руководителя организации, который включает не только статус, связанный с официально занимаемой должностью, но также и с происхождением, личным состоянием и т.д. Со статусом тесно связаны модели ролевого поведения. Также социальные характеристики включают связь лидера с различными социальными группами: с теми, интересы которых он представляет; с теми, которые поддерживают его и являются союзниками; а также с теми, которые являются его оппонентами и открытыми врагами. Социальная принадлежность в значительной мере определяет нормы и ценности, которых придерживается руководитель;

•личная миссия руководителя: своего рода конституция, выражающая стратегическое видение руководителя. Личная миссия руководителя определяет то положение, в котором он находится в данный момент, и то, чего он хочет достичь в будущем. Личная миссия руководителя является важным моментом в выработке миссии и целей организации;

•ценностные ориентации руководителя: наиболее важные предположения, принимаемые руководителем организации и оказывающие воздействие на организационную культуру организации.

Другие качества, существенные для имиджа руководителя организации, - социальные характеристики. Также стоит обратить внимание на такую важную социальную характеристику, как семейное положение лидера организации. Следующая составляющая имиджа - это личная миссия руководителя.

Основные советы:

1. Наличие определителя номера

2. Основную массу звонков, переключайте на секретаря.

3. Устанавливайте время в течении которого вам звонить нельзя.

4. Используйте автоответчик.

5. Сознательно переадресовывайте звонки тем, кто занимается этим вопросом.

6. Представляйтесь.

7. Устанавливайте регламент разговора.

8. Четко давайте понять, что приближаетесь к концу разговора.

Факторы снижающие эффективность тел разговора:

1. Наличие постороннего звука.

2. Отсутствие организации мыслей перед высказыванием.

3. Слишком длинные предложения.

4. Отсутствие подготовки к разговору.

Этапы подготовки к тел разговору:

1. Поиск и подбор нужного материала

2. Обдумывание разговора

3. Планирование разговора

Структура разговора:,

1. Взаимное представление

2. Ввести собеседника в курс дела

3. Обсуждение

4. Заключение

Телефонограмма: это документ, содержащий, информацию о звонке, его цели, времени и звонящему.

Телефонограмма №…

№ звонящего дата время

Кому: От кого:

Информация

ФИО принявшего звонок

Подпись

38.Реквизит: «Гриф согласования документа».

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа (а также оценка проекта документа). Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопроса о качестве подготовленного документа, его целесообразности, а также о своевременности, экономической и научно-технической обоснованности содержания документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию учреждения, издающего документ. Согласование документа может проводиться как внутри организации – автора документа (внутреннее согласование), так и с организациями, интересы которых затрагиваются в документе (внешнее согласование).

Согласование с конкретным должностным лицом оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Главный бухгалтер

__________С.В.Доронина

«____»__________2002

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другие гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Собрания акционеров

От 12.04.2004 № 3

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне документа или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования (лист согласования прилагается, ставится подпись и дата), при этом на отдельном листе размещают их двумя вертикальными рядами.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

• с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;

• с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

• с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

• при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный т. п.), с общественными организациями;

• с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов

Дата добавления: 2015-03-31