Организационные документы. Характеристика. Правила оформления

Подготовка документов к архивному хранению.

Первым этапом подготовки документов к архивному хранению является экспертиза ценности документов. В ходе экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие уничтожению, а на остальных документах проставляются сроки их дальнейшего хранения. Для этого составляются описи дел и описи документов дел. Опытный архивариус делает вышеописанные процедуры довольно быстро (при небольших размерах архива). В крупных архивах и больших предприятиях подготовку документов к архивному хранению должна вести экспертная комиссия.

На втором этапе подготовки документов к архивному хранению необходимо выяснить, где будут храниться документы.

Существует несколько способов хранения документов:

- Хранение документов в офисе

- Сдача документов на внеофисное хранение

- Создание электронного архива

1.Хранение документов в офисе

В этом случае подготовка документов к архивному хранению заключается в следующем: правильной организации пространства и температурного режима. Для создания архивного хранилища непосредственно в офисе нужны будут архивные стеллажи, архивные короба и папки. Все дела должны быть прошиты и переплетены, это облегчит поиск в архиве. Не стоит складывать документы в полиэтиленовые файлы – это уменьшает сохранность документа. При формировании архива все папки и архивные короба следует подписать, а наиболее важные документы поставить ближе для более быстрого доступа к ним.

2.Сдача документов на внеофисное хранение.

Сдача документов на внеофисное хранение включает в себя вывоз документов в хранилище сторонней архивной компании. Подготовка документов к архивному внеофисному хранению самая минимальная: необходимо просто не потерять документы при вывозе. Специалисты архивных компаний обладают большим опытом и, с вероятностью 99%, Ваши документы не потеряются.

3. Создание электронного архива

Подготовка документов к архивному хранению будет заключаться в отборе документов на сканирование. После этого уже программисты создают базу данных с удобной и быстрой системой поиска, а операторы вводят необходимые данные в систему. Таким образом, Вы получаете весь архив у себя на компьютере.

Как видно из статьи, подготовка документов к архивному хранению задает тон дальнейшей работе. Грамотная подготовка документов – гарант успешного архива.

Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения. Проходят обязательную процедуру утверждения, а также согласования со всеми заинтересованными лицами (также с юристом). Бланк ОД содержит набор реквизитов: 1.Название организации (подразделения). 2.Наименование вида документа. 3.Заголовок к тексту. 4. Подпись. 5. Гриф утверждения. ОД: Устав – документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организации, учреждений с др. учреждениями, организациями, гражданами в сфере гос. или хоз. деятельности. Структура устава: -общие положения; -организационное единство; -регламент деятельности; -финансово-материальная база; -отчетная и ревизионная деятельность; -порядок ликвидации и ответственность за дела организации. Положение – документ, определяющий задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы учреждения или его подразделения. Различают положение об организации и положение о структурных подразделениях. Договор – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений (характер сделки, оплата, гарантии и др.)

Составными частями договора явл.: *заголовок документа; *дата, место составления и №; *наименование сторон; *предмет контракта; *условия и сроки поставки; *условия и сроки оплаты; *особенности и порядок расчетов; *.юридические адреса сторон; *подписи должностных лиц; *печати фирм-контрагентов. Штатное расписание – документ содержащий перечень должностей сотрудников предприятия, сведения о количестве шт. ед., должностных окладов, надбавок. Оформляется на бланке предпр-я. Должностная инструкция – документ, определяющий права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции.

Дата добавления: 2015-03-31