Фильтрация. Использование фильтров и автофильтров в MS Excel при решении социально-экономических задач

Использование фильтров и автофильтров в MS Excel при решении социально-экономических задач.

Автоматизация подготовки документов средствами MS WORD

выделение подмножества из общего чилса записей называется фильтрацией. Включение режима фильтрации осуществляется командой Данные-Фильтр- Автофильтр. При этом для каждого поля создается набор стандартных фильтров, доступных через раскрывающиеся списки.

для задания автофильтра необходимо выбрать один из вариантов фильтрации:

-вариант Все указывает что записи базы данных должны отображаться без фильтрации

-вариант Первые 10

-вариант Условие

Расширенный фильтр оперирует с двумя базами данных одинаковой структуры, то есть с одинаковым набором полей. Обычно для записей условий фильтрации создают отдельный рабочий лист.

43 Работа со сводными таблицами в MS-Excel при решении социально-экономических задач

Сводные таблицы - одно из наиболее мощных средств Excel по работе с базами данных. Они полезны как для анализа, так и для обобщения информации, хранящейся в БД.

Выполним команду Данные Сводная таблица. В первом диалоговом окне Мастер сводных таблиц необходимо установить переключатель в положение, показывающее, откуда берутся данные для сводной таблицы:

1) в списке или базе данных MS Excel - если данные берутся с одного рабочего листа;

2) во внешнем источнике данных - если данные берутся из внешней базы данных;

3) в нескольких диапазонах консолидации - если данные берутся с нескольких рабочих листов;

4) в другой сводной таблице - если сводная таблица создается на основании данных другой сводной таблицы.

В этом же диалоговом окне указывается вид создаваемого отчета - сводная таблица или сводная диаграмма.

В поле Диапазон второго диалогового окна Мастер сводных таблиц необходимо указать диапазон, на основании которого строится сводная таблица.

В третьем диалоговом окне Мастер сводных таблиц необходимо установить переключатель в положение, указывающее, где будет размещена сводная таблица - на новом листе или на уже существующем.

Структуру сводной таблицы можно создать, воспользовавшись кнопкой Макет…, третьего диалогового окна Мастер сводных таблиц.

Поля БД, на основании которой строится сводная таблица, представлены в окне создания макета в виде кнопок с названием этих полей. Перетаскивая их в соответствующие области, пользователь задает необходимую структуру сводной таблицы.

В окне имеются четыре области:

Строка - для использования данных поля, расположенного в этой области, в качестве заголовка строки;

Столбец - для использования данных поля, расположенного в этой области, в качестве заголовков столбцов;

Данные - для суммирования значений поля, расположенного в этой области, в ячейках сводной таблицы;

Страница - для обеспечения возможности вывода данных сводной таблицы, относящихся только к полю, расположенному в этой области.

Допустимыми операциями подведения итогов являются: сумма, количество значений, среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение, произведение, количество чисел, несмешанное и смешанное отклонение, несмешанная и смешанная дисперсия. В нашем примере в качестве допустимой операции выбрана сумма.

Кнопка Параметры… третьего диалогового окна Мастер сводных таблиц позволяет задать некоторые параметры, определяющие вид сводной таблицы. Например, в поле Имя можно задать название таблицы. По умолчанию сводные таблицы называются Сводная таблица 1, Сводная таблица 2 и т.д. Устанавливая флажок Общие итоги по столбцам или флажок Общие итоги по строкам можно подвести итоги по столбцам или строкам в сводной таблице. Установка флажка Автоформат позволяет пользоваться средствами автоформата MS Excel. Установив флажок Сохранить данные вместе с таблицей можно создать дополнительную копию данных, позволяющую быстрее пересчитывать сводную таблицу при ее изменении.

После щелчка по кнопке Готово в третьем диалоговом окне Мастер сводных таблиц на рабочем листе будет создана сводная таблица.

Дата добавления: 2015-04-23