Вычисления в MS Excel при решении социально-экономических задач

Использование графики и диаграмм в MS Excel при решении социально-экономических задач.

Диаграммы и графики являются образным способом представления данных. Они используются для визуальной подачи материала и позволяют упростить его восприятие. Однако между ними существуют определенные различия.

Диаграмма предназначена для выполнения следующих задач.

· Демонстрация или объяснение того, как устроен тот или иной объект.

· Выявление отношения между частями и целым.

Использование диаграмм больше всего подходит для наглядной подачи абстрактного материала и «оживления» документов.

График предназначен для выполнения следующих задач.

· Представление данных в виде таблицы или графика.

· Схематическое отображение определенных данных.

Использование графика очень помогает упростить просмотр и усвоение сложного материала, такого как сравнение, моделирование и прослеживание тенденций развития на основе каких-либо данных.

Одним из основных назначений Microsoft Excel является выполнение различных вычислений с помощью формул и встроенных функций. Формула начинается со знака равенства и представляет собой выражение, которое может состоять из чисел, ссылок (адресов ячеек) или функций, объединенных знаками арифметических действий. В формулах Excel применяются следующие арифметические действия: возведение в степень (^); умножение (*); деление (/); сложение (+); вычитание (-).
Функция - это готовая формула, которая состоит из имени функции и аргумента или нескольких аргументов. Имя функции определяет действия, а аргументы задают значения или ячейки и указываются в круглых скобках. Причем между именем функции и круглыми скобками пробелы отсутствуют. Для вычислений с помощью функций используется Мастер функций – шаг 1 из 2, который вызывается щелчком на пиктограмме fx в строке ввода формул или выполнением команды Вставка/Формула. Перед вызовом функции необходимо установить курсор в ту ячейку, в которую необходимо ввести функцию.

47 Базы данных. Основные понятия. Классификация СУБД. Функциональные возможности СУБД.

База данных (БД) обеспечивает хранение информации и представляет собой поименованную совокупность данных, организованных по определенным правилам, включающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

База данных Access может иметь следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы.

Таблицы, формы, запросы, отчеты, модули и макросы являются самостоятель­ными объектами, но при этом хра­нятся вместе в едином файле БД (файл имеет расширение.MDB).

В таблицах базы данных должны сохраняться все данные, необходимые для решения задач предметной области, причём каждый элемент данных должен храниться в базе только в одном экземпляре. Поэтому таблицы являются основой базы данных. Таблицы содержат описание реальных объектов.

Запросы используются для выборки из базы данных информации, необходимой для пользователя.

Формы являются наиболее удобным средством отображения данных в таблице. Преимущество формы для ввода данных состоит в простоте и наглядности. Ещё одним преимуществом формы является то, что в формах на экран выводится вся информация, в то время как в запросах и таблицах часть информации может выходить за пределы экрана.
При помощи формы, а в частности при помощи фильтра, можно отображать лишь те поля, которые содержат необходимую информацию. Формы также можно конструировать, т.е. изменять их внешний вид.
Отчёты позволяют представить данные в требуемом виде. Средства Microsoft Access по разработке отчётов предназначены для конструирования макета отчётов, в соответствии с которым может быть осуществлён вывод данных в виде печатного документа.
Отчёты очень похожи на формы. При работе над отчётом можно использовать те же области, что и при создании таблиц.
Классификация СУБД:
- по выполняемым функциям СУБД подразделяются на операционные и информационные;
-по сфере применения СУБД подразделяются на универсальные и проблемно-ориентированные;
-по используемому языку общения СУБД подразделяются на замкнутые, имеющие собственные самостоятельные языки общения пользователей с базами данных, и открытые, в которых для общения с базой данных используется язык программирования, расширенный операторами языка манипулирования данными;
- по числу поддерживаемых уровней моделей данных СУБД подразделяются на одно-, двух-, трехуровневые системы;
- по способу установления связей между данными различают реляционные, иерархические и сетевые базы данных;
- по способу организации хранения данных и выполнения функций обработки базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

Функциональные возможности СУБД.

Управляющим компонентом многих СУБД является ядро, выполняющее следующие функции:

управление данными во внешней памяти;

управление буферами оперативной памяти (рабочими областями, в которые осуществляется подкачка данных из базы для повышения скорости работы);

управление транзакциями.
Управление данными во внешней памяти включает обеспечение необходимых структур внешней памяти, как для хранения данных, непосредственно входящие в базу данных так и для служебных целей. Например, для убыстрения доступа к данным в некоторых случаях (обычно для этого используется индекс).

Управление буторами оперативной памяти: в развитых СУБД поддерживается собственный набор буферов оперативной памяти, собственной дисциплины замены буферов.

Транзакция – это последовательность операций над БД, рассматриваемая СУБД как единое целое. При выполнении транзакция может быть либо успешно завершена, и СУБД зафиксирует произведенные изменения во внешней памяти, либо, например, при сбое в аппаратной части ПК, ни одного из изменений не отразится в БД.

48 Операции над таблицами в СУБД MS Access.

В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов. Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных.

Навигация по таблице

Для перемещения по записям используются кнопки, расположенные на нижней границе окна таблицы

Помимо кнопок перемещения в нижней части окна таблицы расположено поле номера записи, в котором отображается номер текущей записи. Для перехода на запись с известным номером можно ввести номер в поле номера записи и нажать клавишу <Enter>. Поиск конкретной записи можно также осуществить с помощью полос прокрутки.

В Microsoft Access существует понятие макета таблицы. Макет таблицы — это вид, в котором данные отображаются в окне в режиме Таблицы. По умолчанию формируется стандартный макет таблицы, который можно увидеть на экране, если открыть, например, таблицу "Типы" (Categories) базы данных "Борей" в режиме Таблицы. Асcess позволяет изменить макет таблицы. При этом можно изменить его как для всех таблиц данного приложения, так и только для одной таблицы. Для того чтобы изменить макет для всех таблиц, необходимо изменить параметры Access. Это выполняется с помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Options).

Для изменения формата отображения конкретной таблицы служит панель инструментов Формат (режим таблицы) (Formatting (Datasheet)) (рис. 2.44), а также команда главного меню Формат (Format). Для отображения панели инструментов Формат (режим таблицы) (Formatting (Datasheet)) необходимо в меню Вид (View) выбрать команду Панели инструментов (Toolbars) и установить флажок Формат (режим таблицы) (Formatting (Datasheet)) (см. разд. "Навигация по таблице" выше в этой главе).

Изменить высоту строки можно путем перетаскивания нижней границы строки в области выделения с помощью мыши. Можно сделать это и с помощью команды меню. В этом случае необходимо:

1. В меню Формат (Format) выбрать команду Высота строки (Row Height).

2. В окне Высота строки (Row Height) в поле Высота строки (Row Height) ввести высоту строки в пунктах (рис. 2.46).

3. При необходимости вернуться к стандартной высоте строки установить флажок Стандартная (Standard Height).

4. Нажать кнопку ОК.

Аналогично изменение ширины столбца возможно путем перетаскивания правой границы столбца в области выделения с помощью мыши или с помощью команды меню Формат, Ширина столбца (Format, Column Width).

Чтобы установить ширину столбца в соответствии с шириной данных (самая длинная строка), необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на правой границе столбца в области выделения. Или открыть диалоговое окно Ширина столбца (Column Width) с помощью команды Формат, Ширина столбца (Format, Column Width) и нажать кнопку По ширине данных (Best Fit).

Чтобы скрыть столбцы таблицы с экрана, необходимо:

1. Выделить столбцы, которые требуется скрыть.

2. Выбрать в меню Формат (Format) команду Скрыть столбцы (Hide Columns) или нажать правую кнопку мыши на выделенном столбце и в контекстном меню выбрать команду Скрыть столбцы (Hide Columns).

Печать таблицы

Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database). Чтобы вывести таблицу на печать таким способом, необходимо:

1. Выделить таблицу в окне базы данных.

2. Нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database).

При этом производится печать всей таблицы. Для вывода всей таблицы можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы в окне базы данных и из контекстного меню выбрать команду Печать (Print).

Дата добавления: 2015-04-23