Имеется три нормальные формы отношений

Понятие предметной области, базы данных, системы управления базами данных. Классификация баз данных.

Табличный процессор Эксель. Макросы и их значение.

Мáкрос — программный объект, который во время вычисления заменяется на новый объект, создаваемый определением макроса на основе его аргументов, затем выражается обычным образом.

Если при работе с Microsoft Excel для Windows у вас возникла необходимость несколько раз выполнить одну и ту же последовательность действий, то вы можете записать эту последовательность под определенным именем. Записанная под определенным именем последовательность действий называется макросом. Записанный макрос можно вызывать для выполнения из основного меню при помощи кнопки на панели инструментов или на рабочей области, а также комбинации клавиш. Макрос может быть назначен так же графическому объекту.

Под предметной областью понимается совокупность связанных между собой функций, задач управления в некоторой области деятельности предприятия, с помощью которых достигается выполнение поставленной цели.

База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного инструмента – системы управления базами данных.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска информации в них.

По технологии обработки информации базы данных делятся на *централизованные и распределенные.

Централизованная база данных хранится в памяти одной машины.

Распределенная база данных состоит из нескольких частей, хранимых на нескольких машинах вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных - СУРБД.

Централизованные базы данных по способу доступа делятся на:

- базы данных с локальным доступом (данные и процедуры их обработки хранятся на одной машине);

- базы данных с удаленным (сетевым) доступом. СУБД с удаленным доступом могут быть построены с использованием архитектур файл-сервер и клиент-сервер.

Архитектура файл-сервер организована следующим образом. Одна машина выделена в качестве центральной (сервер файлов), на ней хранится централизованная БД. Остальные машины сети выполняют функции рабочих станций. Файлы базы данных в соответствии с пользовательскими запросами рабочих станций передаются на эти станции и там обрабатываются. Производительность такой системы падает, если требуется интенсивный одновременный доступ к одним и тем же данным.

Архитектура клиент-сервер организована следующим образом. Центральная машина (сервер базы данных) хранит централизованную БД и процедуры обработки. Клиент посылает запрос, он обрабатывается сервером, и данные, полученные по запросу, передаются клиенту.

Классификация базданных:

1.По характеру хранимой информации:

— Фактографические (картотеки),

— Документальные (архивы)

2.По способу хранения данных:

— Централизованные (хранятся на одном компьютере),

— Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерныхсетях).

3.По структуре организации данных:

— Табличные (реляционные),

— Иерархические,

Информация в базах данных структурирована на отдельные записи, которыми называют группу связанных между собой элементов данных. Характер связи между записями определяет два основных типа организации баз данных: иерархический и реляционный.

В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, какступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным«спуском» со ступени на ступень. Иерархическая база данных по своей структуресоответствует структуре иерархической файловой системы.

Реляционная база данных, по сути,представляет собой двумерную таблицу.
Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своимименем и топом данных.

32.Реляционная база данных и ее особенности. Виды связей между реляционными таблицами.

Реляционная база данных — это совокупность взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы таблицы описывают различные характеристики этих объектов —атрибутов.Записи, т. е. строки таблицы, имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, хранящих атрибуты объекта. Каждое поле, т. е. столбец, описывает только одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них отображаются различные информационные свойства объекта.

В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ — поле или комбинацию полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку таблицы..

Таблицы реляционной БД должны отвечать требованиям нормализации отношений. Нормализация отношений – это формальный аппарат ограничений на формирование таблиц, который позволяет устранить дублирование, обеспечивает непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшает трудозатраты на ведение базы данных.

Строка реляционной таблицы - называется записью, а столбцы называются полями. Запись представляет собой один экземпляр информационного объекта. Поле отражает какое-то свойство этого объекта. Каждое поле характеризуется:

- именем;

- типом;

- размером.

Для однозначного определения каждой записи может использоваться ключ. Ключ может состоять из одного или нескольких полей записи. Если ключ состоит из нескольких полей, он называется составным. Ключ должен быть уникальным и однозначно определять запись.

Первая нормальная форма. Реляционная таблица приведена к первой нормальной форме, если все ее поля простые (т.е. далее неделимые). \

Вторая нормальная форма. Реляционная таблица задана во второй нормальной форме, если она приведена к первой нормальной форме, и каждый неключевое поле полностью зависит от любого возможного ключа

Третья нормальная форма. Таблица находится в третьей нормальной форме, если она находится во второй нормальной форме, и отсутствует транзитивная зависимость полей. Транзитивная зависимость наблюдается в том случае, когда одно из двух описательных полей зависит от ключа, а другое описательный поле зависит от первого описательного поля.

Существуют следующие типы информационных связей:

*один-к-одному;
*один-ко-многим;
*многие-ко-многим.

1.Связь один-к-одному предполагает, что одному атрибуту первой таблицы соответствует только один атрибут второй таблицы и наоборот.

2.Связь один-ко-многим предполагает, что одному атрибуту первой таблицы соответствует несколько атрибутов второй таблицы.

3.Связь многие-ко-многим предполагает, что одному атрибуту первой таблицы соответствует несколько атрибутов второй таблицы и наоборот.

33.СУБД Аксесс. Таблицы и их структура. Типы полей и их свойства. Понятие схемы данных.Обеспечение целостности данных.

Таблицы составляют основу базы данных Access - именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спла­нирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.

Структура таблицы определяется перечнем полей, для каждого из которых задается:

- имя поля;

- тип данных;

- перечень свойств;

- описание.

Имя поля должно быть уникальным, максимальная длина имени 64 символа. Имя не должно начинаться с пробела.

Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Таблица может содержать следующие 9 типов полей:

- Текстовый.

- Поле Memo.

- Числовой.

- Дата/время.

- Денежный. Денежные значения. Счетчик. Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.

- Логический. Значения "Да"/"Нет", "Истина"/"Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.

- Поле объекта OLE. Объекты, созданные в других программах, поддержива­ю­щих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п.

- Гиперссылка. Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Каждому полю таблицы соответствует набор свойств, с помощью которых пользователь определяет вид и функциональные характеристики поля. Набор свойств конкретного поля определяется типом данных этого поля.

Свойства полей зависят от выбранного типа данных. Наиболее важными являются следующие свойства:

- размер поля

- формат поля

- число десятичных знаков

- маска ввода

- подпись з адает текст, который выводится в таблицах

- значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.

- условие на значение позволяет осуществить контроль ввода, определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления;

- сообщение об ошибке

- обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

- индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки.

Схема данных:

Схема данных отображается в окне Схема данных, в котором таблицы представлены списками полей, а связи линиями между полями.

Для того, чтобы вызвать окно Схема данных можно выполнить команду СЕРВИС/Схема данных и щелкнуть по кнопке инструментальной панели с соответствующим названием.

В окне Схема данных отдельные таблицы можно скрывать и отображать.

Для установки связи между таблицами следует перетащить поле базовой таблицы в поле подчиненной таблицы. В появившемся окне Связи щелкнуть по кнопке Создать.

Для устанавливаемой связи следует задать параметры.

В окне Связи можно изменить связь, если она была установлена неверно, выбрав в списках полей связываемых таблиц нужные поля.

Обычно следует включить поддержку целостности данных с помощью флажка Обеспечение целостности данных. Если такая установка произведена, то становятся доступными параметры Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Если поле ключа в первичной таблице является полем связи между таблицами, то указанные опции должны быть выбраны для всех связей.

Если включена поддержка целостности данных в установленной связи, то на схеме линия типа 1 — ∞ изображается более жирной.

34.СУБД Аксесс. Запросы к БД и их назначение. Виды запросов на выборку и на изменение.

Запросы в Access предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Данные, полученные в результате выполнения запроса, называются динамическим набором данных. Динамический набор данных является временным набором записей и не хранится в базе данных. При закрытии запроса динамический набор данных этого запроса прекращает свое существование. В самом же запросе хранится структура запроса, в которой определены: таблицы, список полей, тип запроса, порядок сортировки, условия отбора записей и т.д.

Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE – запросы и SQL – запросы.

QBE – запросы (Query By Example – запрос по образцу) строится с помощью конструктора в окне конструктора запросов.

SQL – запросы – запросы, представляющие собой последовательность операторов и функций языка SQL (Structured Query Language –структурированный язык запросов).

QBE – запросы в Access можно преобразовать в SQL – запрос.

Все запросы можно разделить на две группы: запросы на выборку и запросы – действия.

Access позволяет создать запрос двумя способами: с помощью конструктора или с помощью мастеров.

Для создания запросов имеются следующие мастера:

- Мастер создания простого запроса.

- Мастер создания перекрестного запроса.

- Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей.

- Мастер запросов на поиск записей без подчиненных записей.

Окно конструктора запроса состоит из двух частей: схемы данных и бланка запроса

Схема данных – это место, где размещаются таблицы или запросы и устанавливаются связи между ними.

Бланк запроса представляет собой таблицу для определения полей и условий, которые будут использованы при создании динамического набора данных. Размер таблицы определяется количеством выбранных полей (столбцы) и видом запроса. Каждому виду запроса соответствует свой набор строк.

1.Запросы на выборку не изменяют содержимое базы данных, служат только для отображения данных, отвечающих заданным условиям.

Запросы на выборку могут быть следующих видов:

- простой запрос на выборку;

- запрос с параметром;

- запрос с итогами;

- запрос перекрестный;

- запрос с вычисляемым полем.

Простой запрос на выборку предназначен для извлечения данных из одной или нескольких таблиц и отображения их в режиме таблицы.

Бланк простого запроса содержит шесть строк:

- имя поля;

- имя таблицы;

- сортировка;

- вывод на экран (указывает, будет ли поле присутствовать в динамическом наборе данных);

- условие отбора (содержит первое условие, ограничивающее набор данных);

- или (содержит другие условия ограничения данных).

- Разработка простого запроса выполняется в несколько этапов:

- выбор таблицы;

- выбор полей (добавление полей в запрос);

- установление критериев отбора;

- задание порядка расположения записей (сортировка).

Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем сводную электронную таблицу.

Запрос с параметром - это запрос, при выполнении которого в диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле.

Запрос с итогами позволяют производить выборку данных одновременно с их группировкой и вычислением групповых итогов с использованием различных статистических функций.

Запрос с вычисляемым полем позволяет произвести вычисления на основе данных, имеющихся в таблицах.

2. Существует 4 типа запросов на изменение:

- запрос на добавление;

- запрос на обновление;

- запрос на удаление;

- запрос на создание таблицы.

Запрос на добавление позволяет добавлять записи в указанную таблицу, не только текущей базы данных, но и любой другой базы данных. Структура записи таблицы-запроса необязательно должна совпадать со структурой таблицы, в которую будут добавляться записи.

Запрос на обновление позволяет изменить группу записей, отобранную на основе критериев отбора. В запросе на обновление можно указать одно или несколько полей, сделав нужные установки в строке Обновление.

Запрос на удаление позволяет удалять записи из одной или нескольких таблиц одновременно. Запрос на удаление удаляет записи таблицы, удовлетворяющие критериям отбора, целиком, поэтому если требуется удалить значения отдельных полей записи, следует создать запрос на обновление.

Запрос на создание таблицы осуществляет создание новой таблицы на основе динамического набора данных. В новой таблице сохраняются имена, типы данных и размеры полей, какими они были в базовых таблицах запроса. Другие свойства полей не наследуются.

35.СУБД Аксесс. Формы, их назначение. Виды форм. Структура формы.

Форма является удобным средством для просмотра БД, а также для ввода дан­ных и их корректировки. В форме обычно отображаются поля одной строки таблицы или за­проса. Однако в форме можно отображать данные нескольких связанных таблиц или запросов. Применение форм позволяет упростить ввод данных в БД и сократить количество допускаемых ошибок ввода.

При проектировании формы можно использовать текстовые строки, рисунки и линии, кнопки, списковые окна и т.п. Форма проектируется при помощи панели эле­ме­нтов.

Форма может размещаться на одном экране или нескольких экранных страницах.

В форме может быть разрешено или запрещено корректировать определенные данные или вообще ввод новых записей.

С формой можно работать в 3-х режимах:

- в режиме конструктора;

- в режиме формы;

- в режиме таблицы.

Форму можно вывести на печать. Формы обладают многочисленными свойствами, настройка которых позволяет облегчить работу с ними и обеспечить их дизайн на любой вкус.

При конструировании формы определяется, из каких таблиц и запросов нужно отображать данные, какие именно поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы следует применить для ее оформления - линии, рисунки, поясняющий текст.

Создание формы осуществляется либо с помощью мастера, либо в режиме конструктора.

Виды форм:

В Access можно создать формы следующих типов:

- форма в столбец или полноэкранная форма;

- ленточная форма;

- табличная форма;

- форма главная / подчиненная;

- сводная таблица;

- форма - диаграмма.

Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Форма позволяет отобразить на экране полей только одной записи.

Ленточная форма служит для отображения полей нескольких записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.

Табличная форма отображает данные в режиме таблицы.

Форма главная/подчиненная представляет собой совокуп­ность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа «один-ко-многим».

Форма Сводная таблица выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.

Форма с диаграммой. В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE.

Структура формы:

Форма состоит из пяти основных разделов:

1. Заголовок формы. Содержимое области заголовка формы выводится в верхней части окна формы.

2. Верхний колонтитул. Содержимое области верхнего колонтитула выводится после заголовка в верхней части экрана на каждой странице формы (если форма многостраничная). Обычно в области верхнего колонтитула размещают шапку таблицы (заголовки столбцов).

3. Область данных. Область данных содержит поля, в которых отображаются данные.

4. Нижний колонтитул. Содержимое области нижнего колонтитула (дата, № страницы и т.д.) отображаются на каждой экранной странице в нижней части формы.

5. Примечание формы. Содержимое этой области выводится внизу последней экранной страницы формы.

Форма может содержать все разделы или только некоторые из них.

36.СУБД Аксесс. Отчеты, их назначение. Виды отчетов. Структура отчета. Группировка данных в отчете.

Отчет — это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

Дата добавления: 2015-04-24