Інформаційні системи та їх роль в управлінні економікою

1.1. Поняття та мета створення інформаційних систем обліку (ІСО), їх роль в управлінні економічним об’єктом

В Україні складається нова економічна система, основою якої є ринкові відносини. Якісних змін зазнають і важелі управ­ління.

Зміни умов виробничої діяльності, потреба адекватного пристосування до неї системи управління сприяють не тільки вдосконаленню його організації, а й потребують перерозподілу функцій управління за рівнем відповідальності, формами їх взаємодії. Мова йде про систему управління, зумовлену об’єктивною потребою та закономірностями ринкової системи господарювання, пов’язаними із задоволенням насамперед індивідуальних потреб, забезпеченням зацікавленості робітників у найвищих кінцевих результатах, широкому використанні новітніх інформаційних технологій.

Важлива особливість сучасного етапу розвитку суспільства — спрямування економічних засобів управління підприємством на забезпечення раціонального ведення господарства в умовах дефіцитності ресурсів, досягнення високих кінцевих результатів із мінімальними витратами, ефективне регулювання виробництва адміністративними засобами, перехід до інтенсивного характеру розвитку виробництва на основі вдосконалення виробничого потенціалу підприємств.

Сьогодні Закон про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні та національні стандарти бухгалтерського обліку багато питань залишають бухгалтерам, які повинні керуватися своєю професійною думкою, вміти використовувати облікові дані для планування та контролю за діяльністю підприємства, інтерпретувати інформацію залежно від характеру та сутності управлінських рішень, що приймаються на її основі.

Сучасний бухгалтер посідає одне з провідних місць в управлінні підприємством, оскільки займається не тільки веденням бух­галтерських рахунків, а й здійснює планування, аудит, оцінювання, огляд діяльності, розроблення управлінських рішень у господарській діяльності підприємства. Бухгалтеру потрібні знання об’єктивного оцінювання фінансового стану підприємства, володіння методами фінансового аналізу, вміння працювати з цінними паперами, обґрунтування інвестицій грошових коштів в умовах ринку тощо.

У новій ролі бухгалтера можна назвати «фінансовим менед­жером», «бухгалтером-аналітиком».

У практиці прийняття управлінських рішень бухгалтерський облік називають мовою бізнесу. Як будь-яка мова, бухгалтер­ський облік розвивається та змінюється відповідно до потреб підприємств.

Бухгалтерський облік — це система, що дає змогу вимірювати, обробляти й передавати інформацію, а також приймати рішення для управління господарською діяльністю підприємством і є зв’язуючою ланкою між господарською діяльністю та прийняттям управлінських рішень.

Оволодіти новими методами не можна без удосконалення інформаційної системи та використання сучасних інформаційних технологій у роботі бухгалтера.

Основу діяльності з управління будь-якого економічного об’єкта складають інформаційні системи, що мають складну побудову, склад яких залежить від роду діяльності та розміру підприємства, організації, фірми.

Автоматизовані інформаційні системи обліку поділяються:

Ø за сферою функціонування об’єкту обліку;

Ø за рівнем управління;

Ø за ступенем охоплення задач обліку, контролю та аудиту;

Ø за типом інтерфейсу користувача;

Ø за способом передавання інформації;

Ø за типом організації автоматизованих інформаційних систем обліку.

За сферою функціонування ІСО поділяються на:

Ø ІСО промислових підприємств;

Ø ІСО підприємств транспорту;

Ø ІСО бюджетних організацій;

Ø ІСО підприємств зв’язку;

Ø ІСО підприємств сільського господарства.

За рівнем управління ІСО поділяються на:

Ø галузеві ІСО;

Ø територіальні ІСО;

Ø корпоративні ІСО.

За ступенем охоплення завдань обліку, контролю та аудиту ІСО поділяють на:

Ø комплексну автоматизацію обліку, контролю та аудиту, пов’я­зану з іншими автоматизованими інформаційними системами;

Ø автоматизацію окремих комплексів задач (окремих ділянок обліку);

Ø автоматизацію окремих задач обліку, контролю та аудиту.

За типом інтерфейсу користувача ІСО поділяють на:

Ø пакетні АІСО;

Ø діалогові АІСО;

Ø мережеві АІСО.

За способом передавання інформації ІСО поділяють на:

Ø локальні ІСО;

Ø багаторівневі ІСО;

Ø інтегровані ІСО;

Ø розподільчі ІСО.

Нині підприємства потребують автоматизованої інформаційної системи обліку на базі сучасних засобів обчислювальної техніки, яка дає змогу забезпечити:

Ø повне та своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів;

Ø виконання контрольних і аудиторських завдань із метою одержання потрібної інформації про наявні відхилення;

Ø аналіз і прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства;

Ø одержання на основі автоматизації ефективних управлінських рішень.

1.2. Методологічні основи та організація бухгалтерського обліку в умовах
автоматизованого оброблення даних

Комплексний підхід до перегляду теоретичних і методологічних основ бухгалтерського обліку передбачає:

Ø уведення в практику методологічних основ бухгалтерського обліку, що відповідають ринковим відносинам із переходом на міжнародні стандарти обліку та аудиту;

Ø перегляд методологічних принципів обліку, що забезпечили б комплексне оброблення облікової інформації;

Ø удосконалення теоретичних основ бухгалтерського обліку з використанням інформаційних технологій;

Ø застосування новітніх інформаційних технологій та засобів спілкування;

Ø інтеграцію облікової інформації в єдиний інформаційний потік;

Ø розроблення єдиної інформаційної мови показників обліку, контролю та аудиту;

Ø упровадження в практику обліку питань оцінювання, планування та прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства;

Ø формування на основі автоматизації управлінських рішень.

Посилення контрольних функцій обліку в умовах автоматизованого оброблення інформації потрібне для здійснення безперерв­ного контролю кожної окремої операції, а також виявлення прихованих порушень і відхилень у господарській діяльності підприємства.

Також однією з основних особливостей обліку є його тісний зв’язок із внутрішньогосподарським контролем, аналізом і аудитом.

Основними завданнями внутрішньогосподарського контролю та аналізу в умовах застосування автоматизованої системи обліку є:

Ø аналіз правомірності застосування на підприємствах форм і засобів обліку;

Ø аналіз правомірності фіксації первинних господарських операцій і підтвердження відповідними даними документів;

Ø дослідження облікових даних щодо повноти відображення їх;

Ø контроль за несанкціонованим доступом до облікової інфор­мації;

Ø контроль за правильністю та своєчасністю здійснених розрахунків;

Ø аудит за повнотою та своєчасністю формування звітної інформації;

Ø аудит за правильністю складання бухгалтерських проводок і формуванням облікових регістрів;

Ø дослідження та прогнозування фінансово-господарського стану підприємства;

Ø формування управлінських рішень за фактичною інформацією.

Також важливе завдання бухгалтерського обліку як інструмен­та аналізу, аудиту та управління господарським процесом — побудова моделей облікового процесу з подальшою імітацією його із застосуванням сучасних засобів обчислювальної техніки.

Реалізація імітаційних моделей дасть змогу посилити управлінські функції обліку, передбачити на визначену дату фінансово-господарський стан підприємства та найбільший ефект від діяльності його.

Отже, модельний експеримент є ефективним засобом для пошуку та знаходження оптимальних рішень з управління підприємством. Проте пріоритет в остаточному варіанті залишається за людиною.

Існують такі основні типи організації автоматизованих інформаційних систем обліку:

Ø міні-бухгалтерія;

Ø інтегровані системи бухгалтерського обліку;

Ø програмні інструментальні системи;

Ø комплекси бухгалтерських автоматизованих робочих місць;

Ø створені на замовлення системи;

Ø для ведення окремих ділянок обліку;

Ø корпоративні.

Міні-бухгалтерія призначена головним чином для здійснення бухгалтерського обліку на малих підприємствах. Цей програмний засіб дає можливість здійснити синтетичний, а також нескладний аналітичний облік. У міні-бухгалтеріях формують бухгалтерські проводки, головну книгу, оборотну та деякі інші відомості, первинні документи. До цього класу програмних засобів належать такі, які запроваджуються на малих підприємствах України — «ІС-Бухгалтерія», «Інфо-Бухгалтер», «Фінанси без проблем», «Головний бухгалтер» та деякі інші.

Інтегровані системи бухгалтерського обліку побудовано на основі записів, які тією чи іншою мірою відображають інформацію різних розділів, котрі інтегрують в усі розділи обліку. Звичайно, такі програмні засоби функціонують у вигляді одного виконуючого модуля, який є ядром інформаційної системи бухгал­терського обліку. У діючих інтегрованих системах розробники намагаються досягти повноти реалізації облікових функцій не за рахунок розподілу бухгалтерського обліку на окремі ділянки обліку, а за рахунок ускладнення та спеціалізації процедур оброблення бухгалтерських проводок, у які може входити різноманітна додаткова інформація, потрібна для відображення специфіки кіль­кісно-сумового, інвентарного обліку тощо. Цей клас програмних засобів призначено в основному для невеликих підприємств, однак, на відміну від програмних засобів «міні-бухгалтерія», вони характеризуються більшою глибиною аналітичного обліку та розвиненою реалізацією функцій натурально-вартісного та інвентарного обліку. До таких програмних засобів відносять інформаційні системи «Парус», «Інтегратор», «Інфін».

Програмні інструментальні системи дають змогу користувачеві самостійно конструювати систему оброблення облікових даних, описувати потрібні розрахункові алгоритми, макетувати введення та висновок первинної та вихідної інформації спеціалізованою формальною мовою. Так само як і інтегровані інформаційні системи, інструментальні системи ґрунтуються на загальній моделі бухгалтерського обліку, в якій специфіку окремих його ділянок у явному вигляді не виділено. Під час використання цих програмних засобів треба мати навички програмування й уміти розробляти формули, а також невеликі програми вбудованою в таку систему мовою опису розрахунків, що ускладнює використання цієї інформаційної системи.

До комплексів бухгалтерських автоматизованих робочих місць входять окремі АРМБ та в деяких випадках інформаційні підсистеми. Однак більшість комплексів не пов’язані між собою, і вирішуються локально. До таких інформаційних систем відносять «Бэст», «Бухоблік-Фінанси-Бізнес», «ФинЭко» та ін.

Виготовлені на замовлення системи — це комплекс програмних засобів, які охоплюють комплекси АРМБ та інструментальні засоби, створені відповідно до вимог та умов конкретного замовника.

Локальні АРМБ використовуються для розв’язання окремих завдань обліку, вони не пов’язані між собою та виконують окремі функції, потрібні підприємству.

Корпоративні інформаційні системи забезпечують комплексну автоматизацію задач обліку, контролю, аналізу та аудиту з використанням інших систем управління, що діють на підприємствах. Корпоративні інформаційні системи дають можливість своєчасно отримувати інформацію для прийняття управлінських рішень за рівнями управління. Програмні модулі побудовано гнуч­ко, що забезпечує взаємодію різних бізнес-процесів. Корпоратив­ні інформаційні системи побудовано на комплексі взаємопов’язаних АРМБ із використанням розподіленої системи оброблення даних (РСОД).

1.3. Форми автоматизованого бухгалтерського обліку

Технологія оброблення облікової інформації визначається фор­мою бухгалтерського обліку.

Питання про форму бухгалтерського обліку — одне з основних у бухгалтерському обліку. Правильне розуміння та визначення форми обліку має не тільки теоретичне, а й велике практич­не значення. Це, у свою чергу, дає можливість установити основні принципи й характерні риси тієї або іншої форми обліку та з’ясувати, наскільки позитивно вони впливають на успішне проведення автоматизації бухгалтерського обліку.

Форма обліку в умовах автоматизованого оброблення інформації найтісніше пов’язана з системою оброблення облікових даних, процесом збирання та зберігання їх. Ефективне використання технічних засобів і програмного забезпечення дає можливість найбільшою мірою оптимізувати технологічний процес автоматизованого обліку, структура й логічна послідовність якого і становлять форму обліку.

Форма бухгалтерського обліку — це сукупність облікових ре-
гістрів, що використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Для реєстрації та угрупування облікових даних первинних документів слугують регістри бухгалтерського обліку.

Облікові регістри. Для реєстрації та групування облікових даних первинних документів служать регістри бухгалтерського обліку.

У неавтоматизованому варіанті бухгалтерського обліку облікові регістри — це паперові бланки визначеної форми та структури даних. Регістри діляться на такі види:

Ø хронологічні регістри обліку — реєстрація облікових даних у хронологічному порядку;

Ø систематичні регістри обліку — облікові дані групуються за певними ознаками.

Для малих підприємств, зайнятих у матеріальній сфері виробництва, рекомендується застосовувати регістри журнально-ордерної форми обліку, а зайнятим торгівлею та іншою посередницькою діяльністю — регістри зі спрощеною формою бухгалтерського обліку. Це такі, як:

Ø відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (форма В-1);

Ø відомість обліку виробничих запасів і товарів, а також ПДВ, сплачені за цінностями (форма В-2);

Ø відомість обліку витрат на виробництво (форма В-3);

Ø грошові кошти та фонди (форма В-4);

Ø відомість обліку розрахунків та інші операції (форма В-5);

Ø відомість обліку реалізації (форма В-6, оплата);

Ø розрахунки та інші операції (форма В-6, відвантаження);

Ø відомість обліку розрахунків із постачальниками (форма В-7);

Ø відомість обліку оплати праці (форма В-8);

Ø шахова відомість (форма В-9).

Кожна відомість, як правило, застосовується для обліку операцій з одного з бухгалтерських рахунків. Сума за операцією записується одночасно у двох відомостях: за дебетом і кредитом рахунка зі вказівкою номера кореспондуючого рахунка. Залишки засобів у відомостях звіряються з даними первинних документів. Узагальнення підсумків за місяць проводиться в шаховій відомос­ті за формою В-9, на основі якої складається оборотна відомість, що є основою для складання бухгалтерського балансу.

Регістр «Журнал Головна». Застосовується на невеликих за обсягом облікової роботи підприємствах, зі спрощеним планом рахунків. Регістр «Журнал Головна» одночасно є систематичним і хронологічним, відображає облік синтетичних рахунків. На початок звітного періоду вводиться сальдо за рахунками робочого плану рахунків. Щодня до журналу вносяться обороти за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків зі вказівкою документа-основи господарської операції, складається звіт за касою («Касова книга»).

Аналітичний облік ведеться в допоміжних книгах, що відкриваються для різних синтетичних рахунків чи рахунків на карт­ках, відомостях, створюваних на основі таких первинних документів:

Ø відомості обліку заробітної плати;

Ø відомості використання матеріалів;

Ø відомості основних засобів (ОЗ);

Ø відомості операцій за касою та розрахунковим рахунком.

Наприкінці облікового періоду виводяться обороти за аналітичними рахунками, за кожним синтетичним рахунком обчислюються обороти за дебетом і кредитом, виводиться кінцеве саль­до рахунка, що звіряється із сальдо за аналітичними рахунками. На основі отриманих результатів складається підсумковий бухгалтерський баланс за період.

Регістр «Книга господарських операцій». На відміну від регістру «Журнал Головна», у книзі (журналі) господарських операцій кожна господарська операція вводиться в хронологічному порядку.

Операція відображається на бухгалтерських рахунках шляхом уведення кореспонденції за рахунками.

Операції в книзі реєструються на основі первинних документів. Регістр ведеться тривалий час (кілька облікових періодів — чи місяців року), дає можливість виконувати вибірки за дебетом/кредитом заданого рахунка, виводити загальну суму всіх проводок за визначений період часу. Окремо на основі документів формуються відомості аналітичного обліку («Касова книга», «Відомість заробітної плати»). Цей тип регістру використовується для розвинутих планів рахунків. Він адаптований до комп’ютерного варіанта обліку, але досить трудомісткий для руч­ного обліку.

Регістр «Журнал-ордер/відомість за рахунком». Цей регістр найбільше поширений. Дані з первинних документів відображаються у визначених журналах ордерах (Ж ПРО) і нагромаджуваль­них відомостях. Усі журнали складено за кредитовим принципом, а відомості — за дебетовим. Ці систематичні регістри ведуться протягом одного місяця, після чого підраховуються підсумки оборотів у розрізі кореспондуючих рахунків.

Зведений обліковий регістр «Головна книга» формується на основі оборотів за рахунками за місяць у журналах-ордерах і відомос­тях: кредитові обороти рахунки переносяться однією підсумковою сумою за місяць, дебетові обороти збираються з різних журналів-ордерів і враховуються розгорнуто. Обороти за дебетом кожного рахунка сумуються, виводиться сальдо рахунка на кінець місяця.

У комп’ютерному варіанті обліку дані регістри формуються як звіти за базою даних бухгалтерських проводок.

Меморіально-ордерна форма. Хронологічні та систематичні записи бухгалтерських облікових даних ведуться окремо. Бухгалтерська проводка оформляється складанням меморіального ордера (МО) на кожну операцію чи групу однотипних операцій. За синтетичним рахунком відкривається аналітичний облік на картках, а в МО вказується номер картки для відповідного рахунка проводки за операцією. Документи-основи для складання проводки в МО додаються до ордера, у якому вказується їх кількість, а самі МО реєструються в спеціальному журналі з указівкою номера МО, дати складання та суми за операціями ордера. Після цього МО реєструються в «Головній книзі». Для кожного синтетичного рахунка виділяється окремий лист, кожний МО відображається в «Головній книзі» двічі — за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків.

На основі підсумкових даних «Головної книги» складають оборотні відомості за простою чи шаховою формою.

Оборотно-сальдова відомість. Оборотно-сальдова відомість служить для узагальнення відображеної в рахунках облікової інформації, перевірення правильності записів бухгалтерських проводок і складання балансу. Оборотно-сальдові відомості можуть складатися за синтетичними та аналітичними рахунками, застосовуватися в сполученні з іншими обліковими регістрами. Для кожного рахунка за обліковий період зазначається початкове сальдо, обороти за дебетом і кредитом, обчислюється кінцеве сальдо. На основі оборотно-сальдової відомос­ті будується бухгалтерський баланс. Цей регістр представлено практично у всіх комп’ютерних системах бухгалтерського обліку, формується як звіт за базою даних бухгалтерських проводок.

Розглянемо комп’ютерний варіант облікових регістрів.

Комп’ютерний облік повинен відповідати єдиній методологіч­ній основі бухгалтерського oбліку та забезпечити:

Ø ведення бухгалтерського обліку на основі принципів подвійного запису;

Ø взаємозв’язок даних аналітичного та синтетичного обліку;

Ø суцільне відображення автоматизованим способом господарських операцій на основі первинних документів;

Ø скорочення трудозатрат на ведення обліку;

Ø контроль достовірності даних, що вводяться, цілісності облікової інформації;

Ø формування довільних зведень, бухгалтерських звітів автоматизованим способом.

У комп’ютерному варіанті бухгалтерського обліку можна створювати кілька взаємопов’язаних облікових регістрів:

Ø бухгалтерських проводок;

Ø господарських операцій;

Ø первинних облікових документів.

Кожний такий регістр є базою даних (таблицею реляційної бази даних) певної логічної структури, але з цим ми знайомитимемося пізніше. Оброблення інформації облікових регістрів виконується у процесі розв’язання задач бухгалтерського обліку, формування звітів. Результати оброблення подаються на машинному носії у вигляді вибірки даних, а також у вигляді машинограм і відеограм. Так, на основі первинних облікових регістрів може бути сформовано всі раніше розглянуті форми облікових регістрів у вигляді вихідних звітів. Регістр бухгалтерських проводок — це хронологічний обліковий регістр, що легко трансформується в систематичний регістр. Регістри операцій і документів є одночасно хронологічними та систематичними.

1.4. Загальна характеристика та класифікація інформаційних систем обліку

Система — це сукупність пов’язаних між собою та із зовнішнім середовищем елементів або частин, функціонування яких спрямовано на отримання конкретного результату.

Інформаційна система обліку (ІСО) — це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують функції збору, оброблення, нагромад­ження та оброблення інформації для підготовки та прийняття ефективних управлінських рішень.

ІСО — це множина різних елементів та зв’язків між ними, що складають систему в цілому.

Дата добавления: 2015-05-22