Характеристика роботи з текстовими матеріалами в Microsoft Office Word

Одними з найстаріших та найпопулярніших прикладних програм для персонального комп’ютера є текстові редактори. Саме за їхньою допомогою звичайно здійснюється введення текстової інформації до комп’ютера та її редагування.

Текстовий редактор — це програма, призначена для створення та опрацювання текстової інформації.

Основна мета використання текстового процесора — це створення оформленого належним чином текстового документа. Текстовий процесор Microsoft Word має дуже широкий спектр можливостей для створення, оформлення та опрацювання документів. До його основних функцій належать:

· організація введення й редагування тексту за допомогою клавіатури та збереження його в пам’яті;

· форматування тексту (оформлення тексту, зміна його параметрів);

· опрацювання декількох документів одночасно;

· попередній перегляд перед друком та друкування документів;

· перевірка правопису;

· використання графічних зображень у тексті;

· використання таблиць у тексті;

· використання макросів у документах та ін.

· Розглянемо командні вкладки Word:

· • Вкладка Главная містить команди, пов’язані з буфером обміну, вибором шрифтів, настроюваннями абзацу, стилями й виправленням.

· • Вкладка Вставка містить інструменти для додавання сторінок, таблиць, ілюстрацій, посилань, заголовків, колонтитулів, текстових об’єктів і символів у документ.

· • Вкладка Разметка страницы містить команди для роботи з темами, фоновими зображеннями й інтервалами між абзацами в документі. Крім того, тут можна настроювати параметри сторінки й порядок розташування елементів на сторінці.

· • Вкладка Ссылки містить спеціальні елементи, що використовують при створенні об’ємних, складних документів, статей, наукових праць і т.п.: зміст, виноски, цитати й бібліографії, заголовки, предметний покажчик.

· • Вкладка Рассылки – нововведення в інтерфейсі Office Word 2007. Тут можна знайти все, що необхідно при створенні, попередньому перегляді й злитті пошти.

· • Вкладка Рецензирование містить всі команди, необхідні для перевірки (орфографія, тезаурус і т.д.) документа й надання до нього доступу іншим користувачам з метою перегляду. Тут також є команди для додавання коментарів, відстеження й обробки змін, порівняння версій і захисту документа.

· • Вкладка Вид містить все необхідне для відображення документа різними способами, починаючи з базових подань документа й закінчуючи набором засобів відображення для роботи з лінійками й сітками, а також для роботи з декількома документами в декількох вікнах.

· • Вкалдка Разработчик містить інструменти для роботи з макросами, шаблонами і XML-файлами.

· • Вкладка Надстройки містить інструменти надбудов над додатками Microsoft Office.

· В лівому верхньому куті програми міститься кнопка Файл – вона відкриває меню Файл команди якого дають можливість виконувати операції з документами (відкриття, збереження, друкування і т.д.).

· Під командними вкладками розміщується робоче поле, що обмежене зверху і зліва лінійками. Лінійки показують положення курсора на сторінці, поля сторінки; крім того, за допомогою бігунків, що знаходяться на горизонтальній лінійці можна задавати відступи тексту, відступ першої стрічки абзацу.

· Внизу вікна програми міститься стрічка стану, в лівій частині якої відображаються номер поточної та кількість сторінок в документі, число слів, мова введення, індикатор режиму запису макросу. В правій частині стрічки стану знаходяться ярлики режимів перегляду, повзунок маштабу відображення документу.

· Стрічка стану може містити і інші елементи, для їх включення здійснюється задопомогою контекстного меню.

· Командні вкладки, групи команд, запуск діалогових вікон, контекстні інструменти, галереї, інтерактивний попередній перегляд, налаштування прогр.

·

12. Створення таблиць та оброблення табличних даних в Microsoft Office Word.

Редактор Word надає користувачеві набір інструментальних засобів для швидкого створення двомірних таблиць, які мають достатньо складну струк­туру та оформлення. Більш того, він має засоби обробки табличних даних, тобто здатний виконувати деякі функції табличного процесора. У Word використовуються декілька способів створення і форматування таблиць: засобами панелі інструментів «Таблицы и границы»; за допомогою кнопки «Добавить таблицу»; за командою Таблица - Добавить таблицу; на основі тексту, що існує, і засобами спеціальної процедури «Авто­формат». Сортування табличних даних у Word можливо і за ключами, які вводяться користувачем у діалогове вікно «Параметры». Це вікно відкривається за командою Сервис - Параметры на етапі настроювання Word до роботи. Ключі, створені користувачами, представляють собою звичайно дані інтервального типу, наприклад: Понеділок - Неділя, Січень - Грудень і т. д.

Порядок створення, форматування та редагування таблиць

Створення таблиць за допомогою кнопок панелі інструментів «Таб­лицы и границы». Панель (рис.1) викликається на екран командою Таб­лица - Нарисовать таблицу або натисненням на кнопку «Таблицы и гра­ницы» стандартної панелі.
Формування контуру таблиці та розмежувальних ліній рядків та стовпців виконується покажчиком миші у вигляді олівця, який активізується на­тисненням на кнопку. Зайві лінії легко видаляються мініатюрною гум­кою, що включається однойменною кнопкою. Використовуючи інші елементи управління панелі, можна: обрати тип, товщину та колір ліній, а також тип обрамлення таблиці і колір фону її об'єктів; додавати до таблиці рядки та стовпці і встановлювати їх розміри згідно з даними; об'єднувати та роз'єднувати комірки таблиці; вирівнювати зміст комірок по вертикалі (по горизонталі), а також вирівнювати висоту рядків та ширину стовпців; вибирати варіант оформлення таблиці у режимі «Автоформат»; змінювати напрямок тексту в комірках на 90°; нарешті, сортувати дані таблиць за зростанням (спаданням) а та­кож підсумовувати їх по стовпцям та рядкам. Таким чином, панель «Таблицы и границы» має практично повний набір засобів створення, редагування та форматування таблиць Створення таблиць за командою Таблица – Вставить таблицу. За цією командою на екран монітора викликається вікно «Вставка таблицы», в якому задаються кількість рядків та стовпців (за замовчуван­ням - 5, 2), а також ширина стовпця таблиці. Спочатку ширина всіх стовпців однакова, так що таблиця займає все поле набору («Авто») У редакторі Word можна вибрати також готовий варіант таблиці зі спеціального списку, що містить шість таблиць-зразків. Зразки викликаються на екран за допомогою кнопки «Автоформат» (). Їх можна форматувати, змінювати і доповнювати.

Таким чином, Word може автоматично виконувати форматування таб­лиці відповідно з вибраним зразком. Ряд додаткових параметрів вікна дозволяє покращити зовнішнє оформлення таблиці. В загальному випадку редагування і форматування таблиць-документів виконується засобами вікна діалогу «Свойства таблицы», яке відкривається за командою Таблица - Свойства таблицы

Засобами вкладок цього вікна можна: встановити ширину таблиці, вибрати варіант розміщення таблиці на сторінці документа, засіб обтікання її тексту; задати висоту рядків і ширину стовпців, а також розмір комірок; вибрати варіант обрамлення і кольорового оформлення таблиці та її об'єктів; встановити ряд режимів роботи системи.

Створення таблиць на основі існуючого тексту. Word дає змогу досить просто перетворити текст на таблицю. Для цього треба: виконати поділ тексту на стовпці за допомогою символу абзацу <> (), табуляції (<Таb>), крапки з комою або будь-якого символу, виб­раного користувачем; виділити перетворений текст і виконати команду Таблица - Преоб­разовать в таблицу; установити кількість стовпців таблиці у вікні «Преобразовать в таб­лицу» (рис. 3.), зазначити вид роздільника та виконати команду ОК.

Формування таблиці можна виконати також за командою Добавить таб­лицу з меню Таблица або клацанням лівою клавішею миші на одной­менній кнопці. При цьому вікно «Преобразовать в таблицу» не активі­зується. Додання рядків, стовпців і комірок. Word дає змогу вставляти в таблицю потрібну кількість рядків, а також добавляти рядки на початку чи в кінці її. Для вставлення рядків у кінець таблиці необхідно установити курсор на останній рядок таблиці та виконати команду Таблица -Добавить -Строки ниже. Для додання одного або кількох рядків у кінець таблиці можна також скористатися клавішею <Таb>, якщо спочатку встановити курсор в остан­ню комірку таблиці.

Для додання нового рядка в будь-яке місце таблиці варто встановити курсор у рядок, над яким (під яким) передбачається його розмістити і виконати команду Таблица-Добавить-Строки выше (Строки ниже). Щоб вставити кілька рядків, треба виділити область їх розміщення. Вставлення стовпців у таблицю багато в чому нагадує вставлення рядків. Вона виконується за командою Таблица - Добавить - Столбцы слева (Столбцы справа). При цьому також спочатку виділяється відповідна об­ласть їх розміщення. Додання рядків та стовпців можна виконати також за допомогою од­нойменних кнопок,, панелі інструментів. У таблицю можна вставляти й окремі комірки або групи комірок. Ця процедура починається з виділення області розміщення нових комі­рок і виконується за командою Таблица - Добавить - Ячейки. В однойменному вікні, що відкривається, задається варіант додання нових комірок: зі зсувом комірок таблиці вправо або вниз; зі вставленням цілого рядка або цілого стовпця.

Вилучення комірок, рядків і стовпців. Вилучення попередньо виділе­них елементів таблиці можна виконати за командами Удалить -Табли­ца, Удалить -Строки, Удалить - Столбцы та Удалить - Ячейки меню Таблица або контекстного меню. Будь-який помилково вилучений еле­мент можна відразу відновити за допомогою кнопки «Отменить». Приклад оброблення табличних даних Редактор Word здатний сортувати табличні дані та здійснювати розра­хунки за формулами. Рахунки за формулами. Як і в табличних процесорах, рядки таблиці у Word прийнято позначати цифрами натурального ряду 1,2,..., N, а стовпці - літерами латинського алфавіту А, В, С, D і т. д. Наприклад, перша комірка таблиці має адресу А1, а блоки комірок та їх діапазонів ідентифікуються записами виду C2:F4, B2:D4 та В2:В4, A2:F2 відповідно. Нумерація рядків і стовпців у таблицях Word на екрані не відображаєть­ся і приймається системою за замовчуванням. Вставлення розрахункової формули в поточну комірку таблиці вико­нується тільки за командою Таблица - Формула, яка активізує діалого­ве вікно «Формула»

У цьому вікні задається формула, встановлюється формат результату обчислень і вибираються арифметичні та логічні функції з числа стандар­тних: SUM, MIN, MAX, ROUND, PRODUCT, MOD, OR, NOT, FALSE, AVERAGE, IF та ін. Введення формули у поточну комірку, а також її реа­лізація здійснюються за командою ОК.

Будь-яка формула починається зі знака «=» і є арифметичним вира­зом, що складається з числових констант і змінних, діапазонів комірок, покажчиків стандартних функцій, знаків арифметичних дій (+, -,*,/) та круглих дужок. Стосовно таблиці, підсумкові суми і відхилення фактич­них показників від планових обчислюються за формулами: = SUM(C2:C4), = SUM(D2:D4), = (D2-C2), =(D2/C2*100) тощо, які вводяться в комірки С5, D5, Е2, F2,... відповідно. Під час оброблення табличних даних найчастіше доводиться підсумо­вувати числа у вибраних стовпцях і рядках. У Word ця процедура вико­нується за допомогою стандартної функції SUM такого виду: =SUM(ABOVE) або =SUM(LEFT), де ABOVE, LEFT - параметри, якими задаються діапазони чисел, розмі­щених над і ліворуч поточної комірки. Система вводить їх за умовчанням. Взагалі підсумувати можна числа, розміщені в різних діапазонах (бло­ках) та комірках: SUM («діапазон»; «комірка»; «діапазон»;...). У Word, на відміну від Excel, формули копіюються без їх настройки на нове місце розташування; вони не корегуються при доданні та вилученні комірок. Для перерахунку таблиці потрібно по черзі проходити кожну комірку з формулою і натискати на клавішу при натисненій клавіші. Це істотно обмежує обчислювальні можливості редактора і зводить їх до оброб­лення невеличких таблиць за найпростішими формулами. Сортування табличних даних. Сортування починається з виділення області таблиці, де розміщені її записи. Підсумкові рядки і заголовки таблиці у цю область включати не треба. Потім за командою Таблица - Сор­тировка на екран викликається однойменне вікно (рис. 5), де задають­ся: ключі-стовпці сортування, тип ключів (текст, число або дата), харак­тер сортування (за зростанням, за спаданням), а також ознака включен­ня/виключення строки заголовка.
Додаткові параметри сортування задають в спеціальному вікні «Па­раметры сортировки», яке активізується за допомогою кнопки «Пара­метры»

13. Форматування сторінок документа в Microsoft Office Word.

Форматування документу – це зміна його зовнішнього вигляду. Параметри форматування можна встановлювати до і після набору тексту. В Word ’97 розрізняють форматування символів і форматування абзаців. Поняття символ містить в собі не тільки окремий символ, але і слово, фразу, а також фрагмент тексту, який не є абзацом. При форматуванні символів, як правило, задаються параметри шрифту: гарнітура і розмір, написання і тип підкреслення, між літерна відстань, скритий текст та ін. При форматуванні абзаців крім параметрів шрифту задаються параметри розміщення абзацу: вирівнювання і відступи відносно полів сторінки, інтервали між абзацами і між рядками в середині абзацу, а також положення самого абзацу на сторінці.

Під форматуванням розуміють операції, які пов’язані з оформленням тексту і зміною його зовнішнього вигляду. Операції форматування дійсні тільки для виділених об’єктів.Розрізняють три основні операції форматування:форматування символів, форматування абзаців, форматування сторінок.

Форматування символів. При форматуванні символів можна змінити шрифт, його розмір. Форматування здійснюється командою Формат/ Шрифт. При цьому на екрані з'являється вікно діалогу Шрифт, в якому можна встановити такі параметри:

· Шрифт (вибирається із списку шрифтів);

· Стиль (звичайний, курсив, напівжирний, напівжирний курсив);

· Розмір шрифту;

· Підкреслення;

· Колір символів;

· Ефекти (верхній і нижній індекси, перекреслений).

Форматування абзаців. Під абзацом у Microsoft Word розуміють частину документу, за якою поміщається маркер абзацу. При введенні тексту абзац закінчується клавішею [ Enter ]. Процес форматування абзацу містить в собі:

· Вирівнювання абзаців;

· Встановлення відступів абзаців;

· Встановлення відстані між рядками і абзацами.

Для форматування абзацу використовують команду Формат/ Абзац, яка відкриває вікно діалогу Абзац. При встановленні параметрів форматування абзацу зовнішній вигляд цього абзацу відображається у полі Образец вікна діалогу абзац.

Форматування сторінок. При введенні і друкуванні тексту Microsoft Word використовує встановлені по замовчуванню розміри поля сторінки. Змінити їх можна командою Файл/ Параметры страницы. При цьому відкривається діалогове вікно Параметры страницы, яка має ряд вкладок.

Вкладка Поля дозволяє встановити розміри верхнього, нижнього, лівого і правого полів. Поле Образец цієї вкладки показує, який вигляд матиме сторінка з встановленими параметрами поля при друкуванні.

Вкладка Размер бумаги дозволяє вибрати стандартні розміри із списка форматів, які підтримує Microsoft Word. В полі Ориентация потрібно вибрати орієнтацію документа Книжная (рядки документа паралельні короткій стороні аркуша) або Альбомная (рядки паралельні довгій стороні аркуша).

Стиль форматування. Якщо потрібно придати певну форму всьому документу, то зручніше один раз підібрати шрифт, розміри полів і інші атрибути. Для вибору стилю слід відкрити список стилів панелі інструментівФорматирование і вибрати потрібний. Будь-який стиль можна змінити.

Більш широкі можливості має команда Формат/ Стиль і вікно діалогу Стиль. Вони дають можливість не тільки форматувати абзац, а й створити новий шаблон відповідно до відформотованого абзацу.

14. Робота з рисунками і графічними об’єктами в Microsoft Office Word.

Зображення в MS Word. Зображення, якими може оперувати процесор

Word, можна розділити на дві категорії: малюнки і графічні об'єкти. Малюнки

готуються за допомогою інших програм і вставляються у документ Word.

Графічні об'єкти створюються власне у програмі Word за допомогою

вбудованого векторного редактора.

Малюнок, який вставляється у документ, може бути растровим (точковим)

або векторним. Растрові малюнки виконуються за допомогою растрових

графічних редакторів Paint, Photoshop та ін. Їх також можна отримати шляхом

сканування фотографій або зйомки цифровим апаратом.

Векторні малюнки виконуються у програмах векторних графічних

редакторів (AutoCAD, Corel Draw, Компас). Простий векторний редактор

вбудований у Word. Він дозволяє малювати примітиви (лінії, многокутники,

еліпси, зірки, стрілки тощо), а також виконувати художнє оформлення окремих

слів і словосполучень (текст WordArt).

Малювання примітивів. Графічні об'єкти у документі Word виконуються

інструментами панелі Рисование (рис. 1.1). Якщо на вашому екрані ця панель

відсутня, клацніть правою кнопкою миші по ділянці панелей інструментів і у

контекстному меню оберіть опцію Рисование.

На панелі Рисование розташовані інструменти, якими можна намалювати

пряму, стрілку, прямокутник і еліпс. Складніші графічні об'єкти створюються

за допомогою опції Автофигуры. Якщо натиснути кнопку на опції

Автофигуры, то розкриється палітра інструментів, де розташовується великий

вибір графічних об'єктів.

Зміна розмірів об'єкта. Після того як об'єкт намальовано (наприклад, як

на мал. 1.3, а), треба задати його точні розміри. Для цього існують вісім

граничних маркерів - маленьких квадратиків, розміщених по периметру об'єкта.

Спробуємо зменшити висоту фігури.

Наведіть покажчик миші на серединний маркер верхньої сторони фігури і перетягніть

маркер униз. На контурі фігури є додатковий дев'ятий маркер жовтого кольору,

потягнувши за який, можна змінити перспективу. Щоб при зміні розмірів не

змінювалося положення геометричного центру об'єкта, тримайте натиснутою

клавішу Ctrl при перетягуванні маркера. Якщо ж потрібно змінити розміри

об'єкта зі зміною його пропорцій, перетягніть кутовий маркер при натиснутій

клавіші Shift.

Переміщення і копіювання об'єктів. Для переміщення графічного об'єкта

клацніть по ньому мишею та при натиснутій кнопці миші перетягніть на нове

місце. Замість перетягування мишею можете користуватися клавішами

керування курсором. Операцію переміщення легко перетворити на операцію

копіювання. Для цього при перетягуванні об'єкта мишею тримайте натиснутою

клавішу Ctrl (згадайте аналогічну операцію копіювання на робочому столі).

Можна також перетягти об'єкт правою кнопкою миші. При відпусканні кнопки 6 з'явиться контекстне меню, з якого оберіть команду Копировать. Копіювання об'єкта можна також виконати за допомогою буфера обміну.

Повертання і відображення об'єкта. Для повертання об'єкта призначений

інструмент Свободное вращение на панелі Рисование (рис. 1.4). Виділіть

об'єкт та клацніть мишею по цьому інструменту. При цьому замість граничних

маркерів з'являться чотири маркери обертання. Наведіть покажчик миші на

один з цих маркерів (покажчик набуде форми кругової стрілки) і натисканням

кнопки миші поверніть об'єкт на потрібний кут.

Ви можете повернути об'єкт на 90° або 180°, а також відобразити його

відносно вертикальної або горизонтальної осі. Для цього виділіть об'єкт, далі

клацніть по кнопці Действия на панелі Рисование й оберіть потрібну команду

зі спадного меню (Свободное вращение, Повернуть влево тощо).

Групування і розгрупування об'єктів. У документі Word зображення

можна збирати з окремих компонентів: точкових малюнків або графічних

об'єктів. Ця операція називається групуванням. Операція розбиття зображення

на складові називається розгрупуванням. Сенс групування полягає в тому, що з

групою можна працювати як з одним об'єктом. Групу об'єктів можна

переміщати як одне ціле, змінювати розмір, повертати, вилучати тощо. Для

об'єднання об'єктів у групу виділіть їх і клацніть по кнопці Группировать на

панелі Рисование. Операція розбиття групи на окремі об'єкти здійснюється

клацанням по кнопці Разгруппировать. Замість панелі Рисование ви можете

використати опцію Группировка контекстного меню виділених об'єктів.

Задання порядку об'єктів. Графічний об'єкт можна розмістити у

окремому шарі або у шарі з іншими об'єктами. Шар об'єкта може міститися

перед або за текстом. Для розташування у потрібному шарі виділіть об'єкт і 7

клацніть по кнопці Действия на панелі Рисование. Оберіть з розкривного

меню потрібну команду (На передний план, На задний план, Переместить

вперед тощо). Зазначимо, що команди Переместить вперед або Переместить

назад означають переміщення на один шар до першого плану або на один шар

до заднього плану. В меню Порядок є також опції розміщення об'єкта відносно

текстового шару.

Створення художнього тексту WordArt. Засіб WordArt дозволяє

задавати різноманітні варіанти оформлення тексту: похилий, повернутий і

розтягнутий текст, текст з тінню і текст, вписаний у певні фігури, тощо. Для

створення тексту WordArt виконайте такі дії.

Клацніть мишею по сторінці, де має розташовуватися текст WordArt, і

оберіть команду меню Вставка - Рисунок - объект WordArt.

У діалозі Коллекция WordArt (мал. 1.5) клацанням миші позначте

потрібний варіант оформлення тексту і натисніть кнопку ОК.

У діалозі Изменение текста WordArt у полі Текст надписи введіть текст,

який ви хочете художньо оформити.

У полях Шрифт і Размер задайте гарнітуру і кегль шрифту. За

необхідності можна уточнити написання шрифту (напівжирний або курсив).

Але майте на увазі, що нахил шрифту для. деяких шаблонів ви зможете

відрегулювати і після створення об'єкта WordArt, користуючись жовтим

маркером. • Клацніть по кнопці ОК, після чого в документ буде вставлено

заданий вами фрагмент тексту.

. Для вставки рисунка в документ найпростіше

скористатися колекцією кліпів ClipArt, яка входить до складу Word. Установіть

курсор на місце вставки і виконайте команду Вставка → Рисунок →

Картинки.

15. Охарактеризуйте табличний процесор Microsoft Office Excel як інформаційна технологія обробки табличних даних.

Електронні таблиці Microsoft Excel – потужний засіб створення і ведення різних електронних документів.

Запуск програми:

1) ПУСК - ВСІ ПРОГРАМИ - MICROSOFT OFFICE - MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007;

Дата добавления: 2015-05-24