Робота з файлами

Робота з таблицею Excel як з базою даних.

Процесори електронних таблиць

Макроси

Як правило, при роботі з Word часто виникає необхідність кілька разів виконувати одну й ту ж послідовність дій. В цьому випадку необхідні дії можуть бути записані під певним ім'ям.

Послідовність дій, записана під певним ім'ям, називається макросом. Записаний макрос можна викликати для виконання з основного меню за допомогою кнопки на панелі інструментів або на робочій області, а також за допомогою встановленої для нього комбінації клавіш.

Виконання певного макросу може бути призначене якому-небудь графічному об'єкту. Макрос записується на мові Visual Basic for Applications (VBA|). Слід зазначити, що текст створеного макросу можна неодноразово редагувати.

Для запису макросу вибирають в меню Сервис команду Макрос і підкоманду Почати запис. Перегляд і застосування макросів до фрагмента тексту або документа здійснюється командою Сервіс / Макрос / Макроси.

Тема 8:

Програмні засоби роботи зі структурованими доку­ментами

(9 год.)

Лекції 9 - 11 (4 год.)

1. Електронна таблиця Mіcrosoft Excel.

2. Технологія створення електронної таблиці.

3. Робота з формулами, функціями і діаграмами в Excel.

5. Економіко – математичні застосування Excel:

• структуризація і первинна логічна обробка даних;
• статистична обробка даних, аналіз і прогнозування;
• проведення фінансово-економічних розрахунків;
• розв’язування рівнянь і оптимізаційних задач.

1. Електронна таблиця Mіcrosoft Excel

Excel – це табличний процесор. Табличний процесор - це прикладна програма, яка призначена для створення електронних таблиць і автоматизованої обробки табличних даних.

Електронна таблиця – це електронна матриця, розділена на рядки і стовпці, на перетині яких утворюються комірки з унікальними іменами. Комірки є основним елементом таблиці, в які можуть вводитися дані і на яких можна посилатися за іменами комірок. До даних відносяться: числа, дати, час доби, текст або символьні дані і формули.

До обробки табличних даних відноситься:

• проведення різних обчислень за допомогою формул і функцій, вбудованих в редактор;
• побудова діаграм;
• обробка даних в списках (Сортування, Автофільтр, Розширений фільтр, Форма, Підсумки, Зведена таблиця);
• вирішення задач оптимізації (Підбір параметра, Пошук рішення, Сценарії "що - якщо" й інші задачі);
• статистична обробка даних, аналіз і прогнозування (інструменти аналізу з надбудови "Пакет аналізу").

Таким чином, Excel є не лише засобом автоматизації розрахунків, але і засобом моделювання різних ситуацій. Сфера застосування Excel: планово – фінансові і бухгалтерські розрахунк и, облік матеріальних цінностей, системи підтримки прийняття рішень (СППР) і інші сфери застосування.

Створення нової робочої книги

При запуску Excel відкривається вікно додатку, в якому відображається нова робоча книга – Книга 1.

Вікно додатку має п'ять основних областей:

• рядок меню;
• панель інструментів;
• рядок стану;
• рядок введення;
• зона вікна робочої книги.

Основна обробка даних здійснюється за допомогою команд з рядка меню. Панелі інструментів Стандартна і Форматування є вбудованими панелями MS Excel, які розташовуються під рядком меню і містять певні набори піктограм (кнопок). Основна частина піктограм призначена для виконання найбільш часто використовуваних команд з рядка меню.

Рядок формул використовується для введення і редагування значень або формул в комірках або діаграмах. Поле імені – це вікно зліва від рядка формул, в якому виводиться ім'я активної комірки. Піктограми: X, V, fx, розташовані зліва від рядка формул, - це кнопки відміни, введення і вставка функції відповідно.

Рядок стану розташований в нижній частині екрану. Ліва частина рядка стану вказує стан робочої області електронної таблиці (Готово, Введення, Правка, Вкажіть). Крім того, в лівій частині рядка станукоротко описуються результати виконаної команди. У правій частині рядка стану виводяться результати обчислень (при виконанні автоматичних обчислень за допомогою контекстного меню рядка стану) і відображаються натиснуті клавіші Ins, Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.

Робоча книга (документ Excel) складається з робочих листів, кожен з яких є електронною таблицею. За замовчуванням відкритими є три робочих листки (аркуші), перехід до яких можна здійснити, клацаючи на ярличках, розташованих внизу книги. При необхідності в книгу можна додати робочі листи або видалити їх з книги.

Кнопки прокрутки ярликів здійснюють прокрутку ярликів робочої книги. Крайні кнопки здійснюють прокрутку до першого і останнього ярлика робочої книги. Внутрішні кнопки здійснюють прокрутку до попереднього і наступного ярлика робочої книги.

Основні поняття електронної таблиці: заголовок стовпця, заголовок рядка, комірка, ім'я комірки, маркер виділення, маркер заповнення, активна комірка, рядок формул, поле імені, активна область листа.

Робоча область електронної таблиці складається з рядків і стовпців, що мають свої імена. Імена рядків – це їх номери. Нумерація рядків починається з 1 і закінчується максимальним числом, встановленим для даної програми. Імена стовпців – це літери латинського алфавіту спершу від А до Z, потім від АА до AZ, ВА до BZ і так далі

Максимальна кількість рядків і стовпців визначається особливостями використовуваної програми і об'ємом пам'яті комп'ютера, наприклад, в табличному процесорі Excel 256 стовпців і більше 16 тисяч рядків.

Перетин рядка і стовпця утворює елемент таблиці, що має свою унікальну адресу. Для вказівки адрес комірок у формулах використовуються посилання (наприклад, А6 або D8).

Комірка – область, що визначена перетином стовпця і рядка електронної таблиці, яка має свою унікальну адресу. Адреса комірки визначається ім'ям (номером) стовпця і ім'ям (номером) рядка, на перетині яких перебуває комірка, наприклад А10. Посилання – вказівка адреси комірки.

Активна комірка - це виділена комірка, ім'я якої відображається в полі імені. Маркером виділення називається напівжирна рамка довкола виділенї комірки. Маркер заповнення - це чорний квадрат в правому нижньому кутку виділеної комірки.

Активна область листа - це область, яка містить введені дані.

У електронних таблицях можна працювати як з окремими комірками, так і з групами комірок, які утворюють блок. Блок комірок – група суміжних комірок, визначена за допомогою адреси.

Адреса блоку комірок задається вказівкою посилань на першу та останню його комірки, між якими ставиться розділовий символ – двокрапка. Якщо блок має вигляд прямокутника, то його адреса задається адресами лівоїверхньої і правої нижньої комірок, що входять в блок.

Блок використовуваних комірок може бути вказаний двома шляхами: або задаванням з клавіатури початкової і кінцевої адрес комірок блоку, або виділенням відповідної частини таблиці за допомогою лівої клавіші миші.

Приклад задання адрес комірок і блоків:

· адреса комірки, що знаходиться на перетині стовпця F і рядка 9, виражається посиланням F9;

· адреса блоку, утвореного у вигляді частини рядка 1 - B1:E1;

· адреса блоку, утвореного у вигляді стовпця C - C1:C21;

· адреса блоку, утвореного у вигляді прямокутника - A3:G10.

Збереження і присвоєння імені робочій книзі.

При збереженні робочої книги відкривається вікно діалогу "Збереження документа". У цьому вікні необхідно вказати: ім'я файлу, тип файлу, вибрати диск і папку, в якій зберігатиметься робоча книга. Таким чином, книга з вкладеними в неї робочими листами зберігається в папці на диску у вигляді окремого файлу з унікальним ім'ям. Файли книги має розширення xls.

Відкриття робочої книги.

Для відкриття робочої книги, треба вибрати команду Файл / Відкрити або клацнути на кнопці Відкрити на стандартній панелі інструментів. Excel виведе вікно діалогу "Відкриття документа", в якому можна виділити необхідний файл і клацнути на кнопці Відкрити.

Закриття робочої книги і вихід з Excel.

Для того, щоб закрити робочу книгу, вибирають команду Файл / Закрити, внаслідок чого закриється| робоча книга. Для виходу з Excel| необхідно вибрати команду Файл / Вихід або клацнути на кнопку закрити в правій частині рядки заголовка вікна додатку.

Редагування і форматування робочих листів Mіcrosoft Excel

Будь-яка обробка інформації починається з її введення в комп'ютер. У електронні таблиці MS Excel можна вводити текст, числа, дати, час, послідовні ряди даних і формули.

Введення даних здійснюється в три етапи:

· виділення комірки;

· введення даних;

· підтвердження введення (натискування клавіші Enter).

Після того, як дані введені, їх потрібно представити на екрані в певному форматі. Для представлення даних в MS Excel існують різні категорії форматів.

Для редагування даних в комірці необхідно двічі клацнути на комірці і провести редагування або виправлення даних.

До операцій редагування відносяться:

· видалення і вставка рядків, стовпців, комірок і листів;

· копіювання і переміщення комірок і блоків комірок;

· редагування тексту і чисел в комірках.

До о перацій форматування відносяться:

· зміна числових форматів або форми представлення чисел;

· зміна ширини стовпців;

· вирівнювання тексту і чисел в комірках;

· зміна шрифту і кольору;

· вибір типу і кольору межі;

· заливка комірок.

Введення чисел і тексту

Будь-яку інформацію, яка обробляється на комп'ютері, можна представити у вигляді чисел або тексту. Числа і текст за замовчуванням Excel вводить у форматі Загальний.

Дата добавления: 2015-05-24