Формы в СУБД Access

Формы в Access предназначены для отображения в удобном виде на экране мо­нитора данных, хранящихся в исходных таблицах БД или в таблицах, полученных в результате выполнения запросов. Фактически на основе форм создается тот необходимый и удобный пользовательский интерфейс, в котором и происходит вся работа с БД. Например, можно расположить поля формы так, чтобы ввод или редактирование записи в таблице данных выполнялось бы в один столбец слева направо и сверху вниз, что обычно ускоряет ввод данных и сводит до минимума ошибки пользователя.

Другим важным назначением форм является обеспечение безопасности структуры БД. Дело в том, что производимые с помощью форм операции по вводу и редактированию данных в исходных таблицах БД не затрагивают структуры таблиц. Можно сказать, что работа с формами происходит всегда на уровне пользователя БД, а не на уровне разработчика, который определяет структуру БД – совокупность таблиц, многочисленные и разнообразные связи между ними, различные свойства для полей таблиц и т.п. Из соображений безопасности рядовой пользователь БД, содержащей очень важную и ценную информацию, с которой работают многие сотрудники, в принципе не должен иметь доступа непосредственно к самим таблицам данных. Он должен иметь право только «заглянуть» в их содержимое и при необходимости его отредактировать. Это обстоятельство позволяет сохранить неизменной структуру БД, так как какие бы данные ни вводились с помощью форм, структура БД при этом никак не изменяется. Другими словами, неопытный пользователь никак не сможет «испортить» структуру БД, поскольку на основе форм он имеет доступ только к наполнению таблиц БД, а не к их структуре.

Формы в Access создаются из набора элементов экранного интерфейса, т.н. объектов элементов управления или просто Элементов управления. В окнах форм размещают Элементы управления двух типов: для отображения данных таблиц (или данных таблиц по результатам запросов) и для отображения статических данных – подписей и различных логотипов, размещаемых дополнительно для пояснений или придания более красочного и информативного представления отображаемых на экране данных. Причем формы можно вставлять одну в другую, создавая т.н. Подчиненные формы, основанные на связанных друг с другом таблицах БД, что позволяет проводить редактирование данных сразу в нескольких таблицах.

Кроме того, с помощью соответствующих Элементов управления форм только и можно полностью просматривать содержание полей типа MEMO, для которых на форме появляется полоса прокрутки для продолжения просмотра текста (напомним, что объем текстовой информации в этих полях может достигать 64 Кбайт). Для полей объектов OLE с графической, звуковой и другой мультимедийной информацией, которая в обычном представлении таблиц БД вообще недоступна (в полях OLE таблиц размещается только адрес, т.е. ссылка на файл с такого рода информацией), формы предоставляют непосредственный доступ к мультимедийной информации через специальные элементы управления – т.н. Присоединенные рамки объектов.

Наконец, используя Элементы управления, можно запускать заранее разработанные макросы и любые другие программы на языке Visual Basic, что позволяет создавать уже настоящие автоматизированные системы управления БД.

СУБД Access содержит обширный набор инструментов для автоматического создания форм – это прежде всего стандартные варианты создания форм при помощи масте­ров: Мастер форм, Автоформ, Диаграммы и Сводной таблицы, а также режим Конструктор для создания форм «вручную» (см. рис. 30).

Самый быстрый способ подготовки формы может быть реализован в режиме просмотра таблицы или запроса щелчком мышью по соответствующей пиктограмме Новый объект (см. рис. 31), где можно выбрать команду Автоформа, когда мастер создает стандартную форму, содержащую все поля активной таблицы в столбец, за одну операцию, либо команду Форма, когда раскрывается диалоговое окно создания Новой формы (см. рис. 30).

Рис. 30. Режимы создания формы в диалоговом окне Новая форма

Процедура создания формы с помощью Мастера форм разделена на несколько шагов, в рам­ках выполнения которых производится выбор нужной таблицы и тех полей в ней, которые вы намерены просматривать или редактировать. Кроме того, допускается добавление других таблиц и выбранных из них полей для расположения их на данной форме. Конечно, добавлять поля из других таблиц в создаваемую форму имеет смысл только в том случае, когда обе таблицы являются связанными между собой.

Мастера Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная и Автоформа: табличная создают соответствующие их названию формы на основании одной заранее определенной таблицы или запроса. При этом форма строится в дальнейшем полностью в автоматическом режиме.

Мастер Диаграмма создает формы с диаграммами разного типа – линейными, круговыми, столбчатыми, штриховыми и т.д. Он используется для графического представ­ления числовых данных.

Рис. 31. Меню команды Новый объект

Мастер Сводная таблица используется при необходимости отобразить с помощью формы информацию, находящуюся в нескольких связанных таблицах и запросах (в принципе во всех существующих на данный момент в БД таблицах и запросах). При этом Мастер произведет необходимые групповые операции для получения сводной (итоговой) информации по выбранным таблицам для ее представления в форме данного типа.

Далее в пособии более подробно рассматривается построение форм на основе Мастера форм, Диаграммы и Конструктора.

5.1. Создание форм на основе Мастера форм

Рассмотрим подробно процедуру создания с помощью Мастера форм формы, отра­жающей динамику заключения контрактов по соответствующим товарам.

Для создания формы в главном окне БД выберите объект Формы, нажав мы­шью на ярлычок соответствующей вкладки. Затем выполните команду Создать. На экране появится диалоговое окно Новая форма (см. рис. 30).

Выберите Мастер форм и нажмите кнопку ОК. Из раскрывающегося списка Выбор таблицы/запроса выберите таблицу «Контракты», после чего нажмите кнопку ОК в соответствующем диалоговом окне (см. рис. 22). В результате на экране появится диалоговое окно, аналогичное окну (см. рис. 14), открываемому Access при создании запроса, где предлагается выбрать таблицы и поля из них, которые необходимо включить в состав создаваемой формы. Выберите все поля таблицы для отображения их на форме.

Чтобы использовать возможности Мастера форм в полной мере, в этом же окне добавьте к создаваемой форме поля из связанной с таблицей «Контракты» таблицы «Товары»: «Товар», «Изображение», «Описание», что позволит создать вложенные друг в друга формы, т.н. форму с подчиненной формой. Далее на следующем шаге работы Мастера открывается диалоговое окно, в котором необходимо выбрать тип представления данных. Поскольку по организации связи между таблицами таблица «Товары» является главной (см. схему связей для нашей БД на рис. 10), то, выбрав тип представления данных по Товары, получим форму с подчиненной формой (см. рис. 32).

Рис. 32. Окно выбора типа представления данных

Затем открываются последовательно окна выбора внешнего вида формы, стиля оформления формы и имени формы, после чего Мастер форм автоматически создаст форму со всеми остальными настройками, принятыми по умолчанию.

После открытия созданной формы Access отображает первую запись из табли­цы или запроса. Переход к другим записям осуществляется при помощи кнопок про­крутки. При большом количестве данных можно включить режим поиска записей Поиск в поле:, щелкнув мышью кнопку Найти в пиктографическом меню.

Редактирование и ввод данных осуществляется таким же образом, как и в ре­жиме таблицы. Сохранение проведенных изменений в таблицах происходит автоматически при закрытии формы или переходе к другому режиму работы с БД.

Нажатие пиктограммы Режим таблицы позволяет перейти к табличному пред­ставлению данных и использовать те же операции, которые использовались при рабо­те в таблицах (в нашем случае в Режиме таблицы будет открываться только главная таблица «Товары» с выбранным для формы набором полей). Однако, как это уже отмечалось выше, в отличие от прямого редактирования содержания исходных таблиц здесь невозможно провести изменение структуры таблиц и их связей с другими таблицами.

Сохраните созданную форму под именем «Контракты_товары».

Дата добавления: 2015-05-09