Создание запросов. Запрос позволяет выбрать из одной или нескольких таблиц необходимые данные, соответствующие заданным критериям

Запрос позволяет выбрать из одной или нескольких таблиц необходимые данные, соответствующие заданным критериям, и расположить их в заданной последовательности. Запросы можно использовать как обычные таблицы, можно на их основе создавать формы и отчеты.

Запрос лучше всего создавать конструктором, для чего в окне БД можно просто два раза щелкнуть по соответствующей строчке. Появится окно

Рис.3

В окне Добавление таблицы нужно выделить таблицы, поля которых использованы в запросе, и нажать кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть.

Окно конструктора запроса состоит из двух частей (см. рис.4).

Рис.4

В верхней – показаны таблицы со связями, на основе которых строится запрос, в нижней – бланк запроса с описанием полей.

Названия полей из таблиц в столбец бланка проще всего перенести с помощью левой клавиши мыши, щелкнув по полю два раза. Название поля занесется в первый свободный столбец. Во вторую ячейку этого столбца занесется имя таблицы, из которой было взято поле. Название поля можно занести в столбец также с помощью перетаскивания с нажатой левой клавишей мыши.

Если убрать флажок в строке Вывод на экран, то соответствующее поле не будет выводиться в запросе.

Условиеотбораможет быть задано для всех полей, используемых в запросе. Существует синтаксис записи для выражений условий отбора. Тип поля тоже накладывает свои ограничения, например, значения символьного выражения берутся в кавычки (обычно кавычки появляются автоматически).

Если в колонке Дата в строке Условие отбора задать 15.01.11, то будут выбраны только записи, содержащие эту дату.

Создание форм

Форма позволяет расположить на экране данные, относящиеся к одной записи или строке запроса, в наиболее наглядном виде; при этом форму можно использовать для ввода или корректировки табличных данных. Записи можно просматривать через форму последовательно.

Работа персонала с информационными компьютерными системами часто сводится к заполнению экранных форм, что позволяет избегать ошибок при вводе и не требует специальной подготовки сотрудников.

Для ввода данных можно выбирать типовые виды форм, создавать формы с помощью Мастера форм или использовать Конструктор. Так как создание новых форм с помощью Конструктора сложный процесс, оптимальным вариантом является создание эскиза формы с помощью Мастера форм, и затем его модификация.

На вкладке Формы окна базы данных нажать на строку Создание формы с помощью мастера и выбрать таблицу Поставки в качестве источника. Выбрать все поля этой таблицы.

Рис.5

В последующих диалоговых окнах можно выбрать внешний вид формы и стили оформления. В результате получится форма, показанная на рис.6.

Рис.6

Обычно в форме отображается одна запись. Переход между записями осуществляется кнопками со стрелками в нижней части окна формы. Для изменения формы ее нужно открыть в режиме конструктора. После этого поля можно перетаскивать, изменять их размеры, удалять, добавлять новые и т.д.

Сделаем поле Артикул списковым. Для этого удалим поле Артикул в форме и добавим его вновь, как списковое.

Убедитесь, что на панели элементов нажата кнопка Мастера . Панель элементов можно открыть с помощью кнопки на панели инструментов.

Рис.7

Нажмите кнопку Поле со списком на панели элементов. В форме выберите место, в которое нужно поместить поле со списком. Выберите нужные настройки в соответствии с инструкциями в диалоговых окнах мастера. Последнее окно должно выглядеть как на рис.8.

Рис.8

Создание отчетов

Представление данных в отчете аналогично форме, но в отчет включаются данные из всех записей, он разбит на страницы и полностью подготовлен для печати.

Стандартные отчеты делятся на столбовые и ленточные. В столбцовом каждое поле выводится в отдельной строке (аналогично, как в форме) последовательно друг за другом. В ленточном - каждая запись в отдельной строке. В режиме предварительного просмотра можно в деталях увидеть, как будет выглядеть отчет.

Данные при просмотре или в распечатанном отчете являются статичными. Однако при каждом просмотре или печати отчета выводятся самые последние данные из таблицы отчета или источника данных запроса.

Макет отчета целесообразно создавать с помощью Мастера отчетов, а затем использовать Конструктор.

Мастер отчетов выводит вопросы и формирует отчет на основе ответов пользователя.

Мастер отчетов выводит вопрос о том, на каких таблицах или запросах будет основан отчет и какие поля из этих источников данных должны использоваться. Также выводится вопрос о том, следует ли группировать данные и как выполнять сортировку и обобщение данных. После вопросов о данных мастер отчетов выводит вопросы о внешнем виде отчета: макете, ориентации и выборе одного из шести визуальных представлений. В заключение выводится вопрос о названии отчета и затем на основе полученных ответов генерируется отчет.

Структура отчета

В отчетах существуют следующие разделы:

4Разделы верхнего колонтитула. Разделы верхнего колонтитула содержат сведения, которые отображаются либо вверху отчета, либо вверху каждой страницы отчета.

Верхний колонтитул отчета выводится только один раз, в начале отчета. В верхний колонтитул отчета входит его содержимое на самом верхнем уровне (такое как, название компании, адрес и эмблема).

Верхний колонтитул страницы отображается на каждой странице отчета. Содержимое, которое должно отображаться вверху каждой страницы, например названия столбцов, принадлежит верхнему колонтитулу страницы.

4Данные. Раздел данных содержит большую часть информации в отчете. Например, в разделе данных счета-фактуры перечисляются все отдельные купленные элементы и их цены.

Дата добавления: 2015-05-09