Решение. 3.17. отбор записей с использованием шаблонов строк: в качестве условия отбора для запроса АЗ-7-1 укажите в поле «Адрес» строку пр

ОТЧЕТЫ

Запрос АЗ-7-5

Запрос АЗ-7-4

Указания

Запросы АЗ-7-1 - АЗ-7-2

3.17. отбор записей с использованием шаблонов строк: в качестве условия отбора для запроса АЗ-7-1 укажите в поле «Адрес» строку пр. Октября* (строка оканчивается символом «звездочка»), которая при нажатии [Enter] будет преобразована к виду Like "пр. Октября* ". Для запроса АЗ-7-2 условие отбора (также в поле «Адрес») должно иметь вид Not Like "* кв. *" (строка в кавычках начинается и оканчивается символом «звездочка»).

• Символ «*» используется в шаблонах (образцах) строк для обозначения любого количества любых символов', операция Like обеспечивает сравнение строки с шаблоном. Так, сравнение вида «[Адрес] Like "пр. Октября*"» будет истинным в том случае, если поле «Адрес» начинается с текста «пр. Октября» (оставшаяся часть адреса может быть произвольной). Аналогично, шаблон «* кв. *» позволяет отобрать только те строки, в которых содержится текст «кв.», а с помощью комбинации операции отрицания Not и операции сравнения Like «Not Like "* кв. *"» можно отобрать строки, не содержащие данного текста.
• В шаблонах строк можно также использовать специальный символ «?», обозначающий ровно один произвольный символ, и символ «#», обозначающий ровно одну цифру. Например, шаблону «А???а» удовлетворяют все строки из 5 символов, начинающиеся и оканчивающиеся буквой «а» («Акула», «Атака»); слова «Азбука» и «Арка» этому шаблону не удовлетворяют, поскольку их длина не равна 5. В то же время все эти слова удовлетворяют шаблону «А*а». запрос АЗ-7-3

Для поля «Тел» укажите два условия отбора (см. 3.16): первое условие имеет вид is Null и позволяет отобрать записи, в которых поле «Тел» является пустым; во втором условии (в строке «Или») используется шаблон 234* (см. 3.17), позволяющий отобрать записи, в которых поле «Тел» начинается с цифр «234».

Разработайте по аналогии с запросом АЗ-2-4.

3.18. использование системной даты: для отбора клиентов, возраст которых превышает 50 лет, в поле «ДатаР» можно указать следующее условие: <Now()-50*365. Функция Now() возвращает текущую дату (системную дату компьютера). В данной формуле из текущей даты вычитается нужное число дней.

Для построения более точного условия следует учесть, что каждый четвертый год является високосным (то есть насчитывает 366 дней).

А4-1. В существующей базе данных «Видео» определить на основе запросов «Фильмы (названия)» и «Фильмы (жанры)» (см. упражнение АЗ-1) ленточные отчеты с такими же именами. Установить для обоих отчетов книжную ориентацию страниц и отформатировать их по образцам. В отчете «Фильмы (жанры)» выполнить группировку по жанрам и странам.

Откройте существующую базу данных «Видео» (см. 2.1).

4.1. создание отчета: в окне базы данных перейдите к группе объектов «Отчеты», [Создать]; в появившемся диалоговом окне «Новый отчет» выберите вариант «Автоотчет: ленточный»,в выпадающем списке выберите элемент «Фильмы (названия)»(имя запроса — источника данных для создаваемого отчета),[ОК]. В результате будет создан отчет, имеющий вид таблицы, каждая строка которой соответствует одной записи из исходного запроса.

Отчет будет выведен в режиме предварительного просмотра; в этом режиме отчет отображается в том виде, в котором он будет выведен на печать (ср. с режимом предварительного просмотра в программе Word).

• Аналогичными действиями можно создать простой отчет (отчет «в столбец»); для этого в диалоговом окне «Новый отчет» надо выбрать вариант «Автоотчет: в столбец». В простом отчете каждая запись представляет собой бланк, слева в котором располагаются подписи к полям, а справа — сами поля (ср. с простой формой, со-' здание которой описано в 2.20).
• В качестве источника при формировании отчета можно использовать как таблицу, так и запрос. Как правило, используются запросы, так как они позволяют заранее, до формирования отчета, настроить набор данных нужным образом (удалить лишние поля, добавить вычисляемые поля, определить новый порядок полей, задать условия отбора и сортировки данных).

4.2. переход в режим конструктора отчетов: «Вид | Конструктор» или

• В окне конструктора отчетов отображается макет отчета, подобный макету формы (см. 2.3). Кроме разделов, совпадающих с разделами макета формы («Заголовок отчета», «Область данных» и «Примечание отчета»), макет ленточного отчета содержит два дополнительных раздела: верхний и нижний колонтитулы. Заголовок помещается в начале отчета, примечание — в конце, а колонтитулы размещаются в начале и конце каждой страницы отчета. В качестве верхнего колонтитула в ленточном отчете указываются заголовки столбцов таблицы (то есть подписи к полям); в нижнем колонтитуле обычно указывается дата создания отчета (слева) и номер текущей страницы вместе с общим числом страниц (справа). Следует также обратить внимание на новые элементы макета, отсутствующие в стандартных макетах форм: это горизонтальные линии, отделяющие колонтитулы от области данных.
• Выделять и перемещать элементы отчета, а также изменять их размер, можно теми же действиями, что и элементы формы (см. 2.4).

Сохраните созданный отчет (см. 1.5), указав его имя: Фильмы (названия)

• Отчет можно сохранять и в режиме предварительного просмотра; для этого надо использовать соответствующую '. команду меню или комбинацию [Ctrl]+[S], поскольку кнопка в данном режиме на панели инструментов отсутствует.

4.3. Настройка стиля отчета: снимите выделение со всех элементов, щелкнув мышью на пустой области окна макета;«Формат | Автоформат...», в появившемся окне выберите вариант «Простой» («Обычный» в Access 2000/ХР), [ОК].

• Как и в случае форм (см. 2.5), стиль отчета желательно устанавливать в самом начале его редактирования.

4.4.Настройка ориентации страниц отчета: «Файл | Параметры страницы...», перейдите на вкладку «Страница», в разделе «Ориентация» выберите вариант «Книжная», [ОК].

• С помощью команды «Файл | Параметры страницы...» можно также настраивать поля страниц отчета (вкладка

«Поля»).

4.5. Переход в режим предварительного просмотра отчета: «Вид | Предварительный просмотр» или . Обратите внимание на то, что щелчок мышью на тексте отчета в режиме предварительного просмотра позволяет переключать масштаб изображения.

Вернитесь в режим конструктора (см. 4.2) и сохраните сделанные изменения (см. 1.5).

Смена ориентации страницы с альбомной на книжную привела к тому, что правая часть области данных (а также верхних и нижних колонтитулов) теперь выходит за область печати. Кроме того, заголовок поля «Длительность» слишком велик по сравнению с размерами значений из данного поля, поэтому его целесообразно заменить на Длит.. Заголовок самого отчета можно заменить на более краткий: Фильмы. Наконец, желательно откорректировать ширину полей данных, увеличив ее для поля «Назв» и уменьшив для полей «Страна» и «Жанр». Выполните все эти корректировки, используя те нее приемы, что и при настройке внешнего вида формы (см. 2.12-2.14). В колонтитулах необходимо также уменьшить длину разделительных линий. Это делается следующим образом.

4.6. Уменьшение размеров разделительных линий: щелкните мышью на нужной линии; в результате линия станет выделенной, и на ее концах появятся квадратные маркеры. Зацепите мышью за правый маркер и перетащите его влево на требуемое расстояние (если правый маркер линии не виден на экране, то для его отображения воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки).

• Вызвав окно свойств линии (см. 2.8) и перейдя на вкладку «Макет», можно настроить такие ее визуальные характеристики, как тип линии, ее цвет и ширина (три последние свойства на данной вкладке).

После выполнения указанных корректировок при переходе к режиму предварительного просмотра может появиться предупреждающее сообщение «Ширина раздела превышает ширину страницы». В этом случае надо вернуться в режим конструктора (нажав кнопку [Отмена]) и уменьшить ширину отчета, как описано ниже.

4.7. Уменьшение ширины отчета: область отчета в режиме конструктора выделяется белым цветом. Для уменьшения ее ширины зацепите мышью правую границу этой белой области и перетащите ее влево до ближайшего элемента отчета.

• Если часть отчета, выходящая за правое поле страницы, содержит какие-либо элементы (то есть не является пустой), то предупреждающее сообщение не появляется, а выступающие за границу данные выводятся на следующей странице отчета. В такой ситуации надо вначале откорректировать положение выступающих элементов, а затем уменьшить ширину отчета.

4.8. Изменение промежутков между строками отчета: для уменьшения или увеличения промежутков достаточно соответствующим образом изменить высоту раздела области данных (как в случае форм — см. 2.17).

4.9. Настройка элементов нижнего колонтитула: в стандартном макете отчета нижний колонтитул содержит два поля, каждое из которых представляет собой формулу (признаком формулы, как и в программе Excel, является знак равенства в начале текста поля). Формула =Now() обеспечивает вывод текущей системной даты (см. 3.18), а формула = "Страница "& [Page] & " из " & [Pages] формирует текстовую строку, объединяя строки «Страница» и «из» (текстовые строки в формулах заключаются в двойные кавычки) и два особых поля, доступных в любом отчете: Page (текущая страница отчета) и Pages (общее число страниц отчета; поля заключаются в квадратные скобки). Откорректируйте последнюю формулу следующим образом: ="Страница " & [Page]. Теперь в данном элементе колонтитула будет указываться только номер текущей страницы отчета (без указания общего числа страниц). Настройте также выравнивание элементов нижнего колонтитула:

• элемент с датой переместите к левой границе отчета и выровняйте текст этого элемента по левому краю кнопкой .
• элемент с номером страницы переместите к правой границе отчета и выровняйте текст этого элемента по правому краю (в Access 97 нет кнопки, обеспечивающей выравнивание по правому краю; в этой версии необходимо вызвать окно свойств данного элемента(см. 2.8) и на вкладке «Макет» установить значение свойства «Выравнивание текста» равным «По правому краю»).

Сохраните откорректированный отчет (см. 1.5).

4.10. Закрытие отчета: на рамке окна отчета или [Ctrl]+[F4].

• Кнопка и клавиша [Esc] в режиме предварительного просмотра также позволяют закрыть отчет, но только в том случае, когда после его открытия он не переводился в режим конструктора. Если же предварительный просмотр был вызван из режима конструктора, то нажатие кнопки или клавиши [Esc] приводит к возврату в режим конструктора.

Создайте новый ленточный отчет на основе запроса «Фильмы (жанры)» (см. 4.1) и настройте его следующим образом:

• сохраните созданный отчет под именем Фильмы (жанры) — см. 1.5;
• измените стиль отчета на «Простой» («Обычный» вAccess 2000/ХР) — см. 4.3;
• измените ориентацию страницы на книжную (см. 4.4)и откорректируйте макет отчета так же, как в случае отчета «Фильмы (названия)».

Повторно сохраните откорректированный отчет.

Недостатком полученного отчета является то, что в первом и во втором его столбце («Жанр» и «Страна») имеется много одинаковых значений, расположенных одно под другим (в силу сортировки по данным полям — см. 3.8). Одним из способов исправления этого недостатка является группировка данных.

4.11. Группировка данных в отчете:

• перейдите в режим конструктора;
• «Вид | Сортировка и группировка» или . В результате появится окно «Сортировка и группировка»;
• в первую ячейку столбца «Поле/выражение» с помощью выпадающего списка введите название поля «Жанр»; для свойства «Заголовок группы» в нижней части окна установите значение «Да»;
• закройте окно «Сортировка и группировка», нажав кнопку .

В результате описанных действий в макете отчета появится новый раздел: «Заголовок группы «Жанр»», расположенный непосредственно под разделом верхнего колонтитула. Перетащите мышью в этот раздел поле «Жанр» из раздела «Область данных» и уменьшите высоту раздела «Заголовок группы «Жанр»» так, чтобы выше и ниже поля «Жанр» не было пустых промежутков (см. 2.17).

Перейдя в режим предварительного просмотра, убедитесь, что теперь название каждого жанра выводится один раз — перед группой фильмов данного жанра.

Снова вызовите окно «Сортировка и группировка» и во второй строке верхней таблицы (ниже строки «Жанр») введите название поля «Страна»; для этого поля, как и для жанра, установите значение свойства «Заголовок группы» равным «Да». После закрытия окна «Сортировка и группировка» в макете отчета появится еще один раздел: «Заголовок группы «Страна»». Переместите в этот раздел поле «Страна» из области данных (не меняя его позиции по горизонтали: это поле по-прежнему должно располагаться под элементом-надписью «Страна» из верхнего колонтитула).

Перейдя в режим предварительного просмотра, убедитесь, что теперь один раз выводится не только каждый жанр, но и каждая страна в пределах одного жанра.

4.12. Дополнительная сортировка в отчете: при выполнении группировки может быть нарушен порядок сортировки данных по другим полям. Так, в нашем случае названия русских или французских комедий в отчете могут располагаться не по алфавиту. Для восстановления дополнительной сортировки по названиям следует опять вызвать окно «Сортировка и группировка» и ввести в очередную (третью) ячейку столбца «Поле/выражение» поле «Назв» — с ним, как и с предыдущими полями, автоматически будет связан порядок сортировки «По возрастанию» (порядок сортировки полей указывается во втором столбце окна «Сортировка и группировка»).Подчеркнем, что для поля «Назв» не следует изменять значения его свойств в нижней части окна «Сортировка и группировка».

4.13. Дополнительное форматирование заголовков групп данных: выделите элемент «Линия» в верхнем колонтитуле и скопируйте его в буфер обмена (кнопкой или комбинацией [Ctrl]+[C]), выделите раздел «Заголовок группы «Жанр»» (щелкнув мышью на его сером заголовке; при этом цвет заголовка раздела изменится на черный) и вставьте в него копию линии (кнопкой или комбинацией [Ctrl]+[V]). В результате линия будет вставлена выше элемента «Жанр». Перетащите мышью вставленную линию ниже элемента «Жанр». С помощью окна свойств линии (см. 2.8) установите ее шири- ну равной 1 пункту (свойство «Ширина границы» на вкладке «Макет»). Выделите поле «Жанр» и установите для него курсивное начертание (см. 2.11).

Сохраните откорректированный отчет (см. 1.5) и закройте базу данных (см. 1.17).

А4-2. В существующей базе данных «Спорт» определить на основе запроса «Гимнастика (страны)» (см. упражнение АЗ-3) ленточный отчет с таким же именем. Установить для отчета книжную ориентацию страниц, отформатировать его по образцу и выполнить в нем группировку по странам.

А4-3. В существующей базе данных «Магазин» определить на основе запросов «Клиенты (ФИО)» и «Клиенты (скидка)» (см. упражнение АЗ-6) ленточные отчеты с такими же именами. Установить для обоих отчетов книжную ориентацию страниц и отформатировать их по образцам; в отчете «Клиенты (скидка)» выполнить группировку по полю «Скидка».

Дата добавления: 2015-05-09