Тема. Базы данных в Excel

Цель работы. Научиться использовать окно диалога Форма для ввода и выбора данных.

Теория. База данных - это совокупность связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку. Основное назначение базы данных - быстрый поиск содержащейся в ней информации по заданному критерию (требованию).

Существует несколько типов баз данных в зависимости от структуры хранения информации. Самой простой и распространенной является реляционная база данных со структурой в виде таблиц. Каждая строка таблицы носит название записи базы данных, а каждый элемент записи - поле записи.

Если база данных - это часть имеющейся таблицы Excel, то ее нужно отделить от других частей пустой строкой и пустым столбцом. Теоретически максимальные размеры базы данных в Excel -16383 записи (одна строка под заголовки столбцов - имена полей) и в каждой записи 256 полей. Практически зависит от объема памяти компьютера.

Создание базы данных. В первую очередь в таблицу нужно ввести заголовки столбцов, которые в базе будут использоваться в качестве имен полей. Далее вводятся сами данные. Для этого существуют два способа:

1- Таблица заполняется данными обычным способом, т.е. построчно поле за полем.

2- Посредством команды Данные, Форма, которая отображает на экране Форму в виде окна диалога. В этом окне содержатся:

А)имена полей базы данных, расположенные горизонтально, т.е. каждое в отдельной строке;
Б) рядом с каждым именем имеется пустое поле, в которое нужно занести соответствующие данные;
В) кнопки для выполнения определенных действий.

Порядок выполняемых действий командой Форма:

1. Задать заголовки столбцов таблицы.

2. Установить курсор в начальную ячейку, куда будут заноситься данные.

3. Выбрать команду Данные, Форма.

4. В появившемся окне диалога в виде формы ( рис. 2) занести данные первой строки таблицы (это будет первая запись базы данных).

5. Ввод закончить нажатием кнопки Добавить, что означает ввод записи в таблицу и переход к вводу следующей записи.

6. Таким образом ввести все записи и закрыть форму кнопкой Закрыть.

Окно диалога формы, кроме ввода, позволяет просмотр и редактирование записей в базе данных, а также добавление новых и удаление существующих записей. Кроме того, с помощью формы можно осуществить поиск конкретных записей, используя критерии.

Форма может содержать вычисляемые поля, значения которых автоматически вычисляются на основе информации в базе данных. Нельзя непосредственно ввести или изменить значения вычисляемых полей, поэтому в режиме редактирования эти поля не отображаются.

Помимо полей форма содержит ряд кнопок.

1. Добавить - ввод в базу новой записи, т.е. после ввода очередной записи и для перехода к вводу следующей нужно щелкнуть по этой кнопке.

2. Удалить - удаляет текущую запись. При этом нижние записи смещаются вверх на одну запись. Удаленные записи не могут быть восстановлены.

3. Вернуть - восстановление содержимого полей текущей записи после вменения, если эти изменения не нужны. Восстановление возможно, если не было перехода к новой записи после изменения.

4. Назад - переход к предыдущей записи.

5. Далее - переход к следующей записи.

6. Критерии - позволяет ограничить количество отображаемых записей в форме, для чего задаются условия.

7. Закрыть - закрывает форму.

Просмотр или редактирование данных в небольшой базе можно осуществить непосредственно в таблице, если же база имеет большой объем да еще к тому же нужно просмотреть или отредактировать не все данные удобно воспользоваться кнопкой Критерии в команде Форма. При нажатии этой кнопки осуществляется переход в режим формирования критерия поиска. Появляется такое же окно, как в команде Форма, только кнопка Критерии меняется на кнопку Правка, а поля формы очищаются. Необходимо в соответствующие поля ввести критерий поиска, согласно которому будут выведены отобранные записи. С помощью кнопок Назад и Далее можно просмотреть и отредактировать нужные поля. При этом критериев поиска может быть несколько. Таких критериев может быть несколько. Возврат в форму для просмотра или редактирования отобранных записей осуществляется нажатием кнопки Правка. Окно диалога Критерии с условиями поиска

Самостоятельная работа

1) Воспроизвести таблицу «Анкетные данные» первые 5 записей с рисунка 1.

2)С помощью Формы добавить записи с 6 по 10-ую.

3) Произвести отбор записей по критериям «Пол» и Семейное положение», как указано на рисунке 3.

ЗАДАНИЕ

Задание 1.

I) Создать базу данных следующей структуры: ФИО, социальная принадлежность, количество членов семьи, общий доход.

Определить:

a. доход на каждого человека;

b. фамилии семей, доход которых меньше суммы потребительской корзины;

c. фамилии семей заданной социальной принадлежности с доходом выше суммы потребительской корзины.

II) Создать базу данных следующей структуры: ФИО, марка автомобиля, цвет, номер.

Определить:

a) сведения об автолюбителях, имеющих автомобиль заданной марки и цвета;

b) марки автомобилей, номер которых начинается с заданной группы символов;

c) количество автомобилей белого цвета.

Задание 2 на повторение тем: «Сортировка данных», «Промежуточные итоги», «Сводные таблицы»

По данным выше созданных таблиц выполнить следующие действия:

a) сортировку по одному, двум или трем ключам;

b) вставить итоговые строки;

с)создать сводные таблицы разных структур;

d) применить стандартные функции для работы с базой данных.

Дата добавления: 2015-05-09