Формулировка темы

Электронные таблицы EXCEL. Работа с базой данных.

Содержание задания (постановка задачи)

1. Спроектировать базу данных, состоящую из одной таблицы, для автоматизации любой предметной области. Каждая запись таблицы должна состоять не менее чем из пяти полей основных типов: текстовое, числовое, дата и время, вычисляемое.
2. Заполнить таблицу реальным (правдоподобным) содержимым, состоящим не менее чем из 15 записей.
3. Сформулировать 2 задачи на сортировку созданного списка. Эти задачи реализовать с помощью пункта Сортировка меню Данные — Сортировка и фильтр по текстовому, числовому полям или по полю дата.
4. Сформулировать 2 запроса (задачи) на поиск и отбор информации из созданной таблицы. Эти задачи реализовать с помощью пункта Фильтр меню Данные — Сортировка и фильтр по текстовому, числовому полям или по полю дата.

Примечание: таблицы с результатами сортировок и выборками, полученными по запросам, расположить последовательно ниже исходной таблицы. Для каждой таблицы оформить заголовок с указанием условия сортировки или запроса.

Пояснения к выполнению задания

• теоретические основы предметной области

Возможности «Фильтров» и задачи, для решения которых можно их применять. Сортировка одноуровневая и многоуровневая, фильтры, организация различных условий отбора данных.

• методические указания

Таблицы естественны для программы MS Excel, предназначенной для решения задач обработки информации, представленной в табличном виде. Excel располагает встроенными средствами сортировки, поиска и отбора данных в таблицах. Поэтому при небольших объёмах информации, когда нет необходимости в сложных запросах, работать с базами данных в Excel просто, быстро и удобно. Базы данных в Excel принято называть таблицами, оформление которых должно отвечать следующим требованиям:

1. таблица состоит из строк, называемых записями;

2. верхняя строка списка, называемая заголовком, должна содержать метки (имена) соответствующих столбцов (полей), её формат (шрифт и цвет фона) должен отличаться от формата записей;

3. поля должны содержать однородную (однотипную) информацию;

4. внутри списка не должно быть пустых строк (записей) и столбцов (полей);

5. всякая другая информация на этом рабочем листе, не имеющая отношения к списку, должна располагаться отдельно от него;

6. рабочий лист рекомендуется именовать названием списка.

Создание таблицы

Первый, наиболее важный шаг при создании базы данных — это разработка хорошо продуманной структуры, которая и определяет возможности будущей обработки информации. Структура таблицы определяется структурой одинаково организованных записей. Под структурой записи понимается совокупность её полей (их имена, типы, назначение). В ячейках таблицы хранятся данные соответствующих типов: числовые, текстовые, даты и времени. Кроме того, могут быть поля, в ячейках которых содержатся вычисляемые по формулам значения (числа, тексты, дата и время). Примерами вычисляемых полей могут служить, в зависимости от предметной области, например, стоимость в условных единицах и в рублях, время до истечения срока годности продукта, возраст, срок эксплуатации изделия и другие. Для вычисления возраста, срока эксплуатации изделия и времени до истечения срока годности продукта можно использовать формулу:

= ОТБР((текущая дата-дата рождения (выпуска или изготовления))/365;0), где:

текущая дата — это результат, возвращаемый функцией СЕГОДНЯ();

дата рождения (выпуска) — это адрес ячейки, в которой содержится соответствующая дата;

ОТБР(число; число разрядов) — функция, отбрасывающая дробную часть числа до необходимого разряда (количества знаков после запятой).

Пример: = ОТБР((СЕГОДНЯ()-D7)/365;0).

При формировании вычисляемых полей необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. ссылки на ячейки внутри списка, а это поля одной и той же записи, должны быть относительными;

2. ссылки на ячейки вне списка должны быть абсолютными.

Первоначально на рабочем листе формируется структура таблицы, то есть оформляется заголовок, или «шапка» таблицы.

Пример структуры таблицы

№ п/п

Фамилия

Имя

Отчество

Пол

Рост,см

Дата рождения

Возраст

Образование

Курение

Далее таблица заполняется информацией о реальных объектах, причем форматирование данных должно соответствовать типу полей.

Пример заполненной таблицы

Обработка таблицы

К основным действиям по обработке таблиц относятся: добавление, удаление, редактирование, сортировка и поиск записей.

Перед выполнением какого-либо действия по обработке таблицы в обязательном порядке необходимо активизировать одну из ячеек с именем поля или любую другую ячейку внутри таблицы.

Дата добавления: 2015-05-09