Текстовый редактор Microsoft Word

54.

53.

51.

50.

47.

Справочная правовая система "Консультант"
Формирование запроса и обработка списка найденных документов
Основной этап работы с любой справочной правовой системой - поиск необходимых пользователю документов. Во многом эффективность поиска зависит от возможностей системы по составлению запроса - поискового предписания. В СПС "Консультант" для составления запроса используется Карточка реквизитов.
Для формирования запроса с помощью карточки реквизитов пользователь должен заполнить реквизиты тех полей, по которым будет производиться поиск. Для каждого поля в системе "Консультант" составлен словарь из возможных для этого реквизитов. Этот словарь корректируется при изменении состава информационной базы.
Реквизиты в одном поле Карточки запросов могут соединяться логическими операторами "И", "ИЛИ", "КРОМЕ", "РЯДОМ". Использование оператора "И" означает, что данное поле искомого документа должно содержать все выбранные значения реквизитов. Использование оператора "ИЛИ" означает, что документ может соответствовать хотя бы одному из перечисленных значений. Оператор "КРОМЕ" означает, что документ не должен соответствовать выбранному условию. Оператор "РЯДОМ" используется при заполнении поля Текст документа и означает, что перечисленные слова должны в тексте документа находиться в пределах, заданных пользователем.
Результатом поиска является список документов, удовлетворяющих запросу. Этот список содержит информацию об основных реквизитах найденных документов, что облегчает выбор необходимого документа. Также для этого списка предусмотрена возможность сортировки, что позволяет, например, начать просмотр документов с имеющих наибольшую дату принятия. СПС "Консультант" позволяет производить поиск по всем информационным базам, установленным в системе. При этом список найденных документов составляется отдельно для каждой базы.

Справочно-правовая система "Гарант"

Пользователь имеет возможность выбрать между несколькими видами поиска, представленными в системе, в зависимости от информации об искомом документе. В системе "Гарант" предоставлено четыре вида поиска:
поиск по реквизитам - поиск с указанием реквизитов документа;
поиск по ситуации - поиск с использованием ключевых слов, описывающих ситуацию, в которой необходим документ;
поиск по классификаторам - используется для подборки документов по определенной тематике;
поиск по источнику опубликования - позволяет искать документы с известным источником публикации.
Рассмотрим подробнее каждый из этих видов поиска.

Поиск по реквизитам
Такой поиск обычно используется, если нам заранее известны такие реквизиты документа, как вид, номер, дата принятия, орган, принявший документ, фрагмент текста документа и т. п. Условия для поиска можно объединять логическими операторами. Для последующего быстрого использования сложного запроса он может быть сохранен.

Поиск по ситуации
Если реквизиты документа неизвестны, возможен поиск по ситуации. Для поиска по ситуации используется словарь, составленный из ключевых (наиболее значимых) слов, содержащихся в документах информационной базы. Для последовательной конкретизации запроса словарь разделен на два уровня - основной и подробный, которые представлены в виде дерева.
Процесс формирования запроса при поиске по ситуации заключается в выборе ключевого слова или слов (в запросе они будут соединены логическим оператором "ИЛИ").
В текущей версии системы возможно сохранить результаты только последнего поиска по ситуации, которые, к тому же, теряются при закрытии программы.

Поиск по классификаторам
Поиск по классификаторам позволяет создавать подборки документов по определенной тематике. Для этого в системе существует пять классификаторов: общий, в котором представлены все документы информационной базы, и специализированные:
судебная и арбитражная практика;
международные договоры;
разъяснения и комментарии;
проекты законов.
Для поиска документов, соответствующих определенной тематике, можно использовать поиск по реквизитам.

Поиск по источнику опубликования
Такой поиск позволяет искать документы с известным источником опубликования и является аналогом электронного каталога содержания печатных изданий, публиковавших документы, содержащиеся в информационной базе.

48.

Поиск по ситуации
Если реквизиты документа неизвестны, возможен поиск по ситуации. Для поиска по ситуации используется словарь, составленный из ключевых (наиболее значимых) слов, содержащихся в документах информационной базы. Для последовательной конкретизации запроса словарь разделен на два уровня - основной и подробный, которые представлены в виде дерева.
Процесс формирования запроса при поиске по ситуации заключается в выборе ключевого слова или слов (в запросе они будут соединены логическим оператором "ИЛИ").
В текущей версии системы возможно сохранить результаты только последнего поиска по ситуации, которые, к тому же, теряются при закрытии программы.

Поиск по источнику опубликования
Такой поиск позволяет искать документы с известным источником опубликования и является аналогом электронного каталога содержания печатных изданий, публиковавших документы, содержащиеся в информационной базе.

Поиск прессы и книг

Чтобы найти необходимые публикации, достаточно в Карточке поиска раздела "Финансовые консультации" выбрать название, год и номер издания. Книги можно искать по фамилии автора - достаточно ввести фамилию (в поле <Автор>), и система найдет все книги этого автора. Статьи и книги также можно найти, выбрав интересующую тематику.

Кроме того, быстро перейти к поиску материалов прессы и книг можно из Стартового окна системы по ссылке "Журналы и книги".

49.

Формы документов в системе "Гарант"

Подборки форм в системе "Гарант"

Некоторые самые важные виды форм структурированы в виде таблиц и подборок. Эти подборки доступны в разделе основного меню, предназначенного для разных специалистов (его еще можно листать). Для кадровика есть большая подборка форм должностных инструкций. Для юриста - подборки "Гражданский кодекс в договорах" и "Исковые заявления для юрлиц".

Подборки форм для бухгалтера в "Гаранте"

Для бухгалтера есть ссылка на справочные таблицы с формами, она называется "Формы учета и отчетности в MS-Word и MS-Excel". В таблицах перечислены все формы отчетности, акты, их регулирующие, и срок их предоставления. В "Консультант Плюс" есть подобные таблицы, только вместо колонки "Срок предоставления" там колонка "Порядок заполнения формы" со ссылками на официальные разъяснения, путеводители и комментарии.

Формы документов в системе "Консультант Плюс"

Формы документов в системе Консультант Плюс входят в информационный банк "Деловые бумаги". Такое название не случайно, ведь этот ИБ отличается от аналогичных баз конкурентов большим количеством типовых форм договоров и прочих форм, официально не утвержденных. Это действительно деловые бумаги.

В количественном сравнении в "Деловых бумагах" почти 74 тысячи документов, тогда как у конкурентов раза в 3-4 меньше.

Удобство работы с формами отчетности

Что касается удобного доступа к формам отчетности, он реализован в "Справочной информации". Откроем, например, "Формы бухгалтерской отчетности". Мы видим четкую таблицу, в которой приведено название формы (со ссылкой на саму форму), каким законодательным актом она регулируется и ссылками на правила их заполнения (официальные разъяснения, комментарии и путеводители).

Данные таблицы являются преимуществом "Консультант Плюс" перед конкурентами, потому что всё четко систематизировано и наглядно. В "Кодексе" таких таблиц нет, в "Гаранте" есть, но вместо колонки с правилами заполнения там колонка со сроком предоставления.

В самой форме отчетности есть ярлыки дополнительной информации напротив строк для заполнения, они ведут в дерево списков, где можно почитать большое количество статей и консультаций по поводу того, как заполнять эту строку.

Недостаток форм в "Консультант Плюс"

Минусом является то, что нельзя сортировать список форм по актуальности. Можно только искать по дате в "Карточке поиска". Также не видно в названии формы, в какой период она действовала, приходится ее открывать

Формы документов в системе "Кодекс"

Все формы делятся на следующие разделы:

· "Все формы отчетности" и

· "Образцы правовых и деловых документов".

Сортировка форм в "Кодексе"

Хорошо сделана сортировка форм на актуальные и неактуальные. Кроме того, можно, не открывая саму форму, прямо в списке увидеть, в какой период времени она действовала, что удобно, если Вам нужна форма за определенный период в прошлом.

Все формы разбиты на тематические рубрики.

Недостатки форм документов в "Кодексе"

Минусом является не очень большое количество форм. Если собрать все формы из обоих разделов, и учесть архивы (в которых половина форм), будет чуть больше 20 тыс. документов.

Следующее замечание касается форм отчетности. Когда ярлык дополнительной информации стоит напротив строки для заполнения, в "Кодексе" он ведет только на соответсвующий пункт официального приложения. В других системах он ведет в дерево списков, где можно почитать статьи, консультации по поводу того, как заполнять эту строку.

Поиск по ситуации (Гарант)
Если реквизиты документа неизвестны, возможен поиск по ситуации. Для поиска по ситуации используется словарь, составленный из ключевых (наиболее значимых) слов, содержащихся в документах информационной базы. Для последовательной конкретизации запроса словарь разделен на два уровня - основной и подробный, которые представлены в виде дерева.
Процесс формирования запроса при поиске по ситуации заключается в выборе ключевого слова или слов (в запросе они будут соединены логическим оператором "ИЛИ").
В текущей версии системы возможно сохранить результаты только последнего поиска по ситуации, которые, к тому же, теряются при закрытии программы.

Поиск по правовому навигатору (КонсультантПлюс)

Правовой навигатор основан на использовании словаря ключевых понятий. Быстро перейти к Правовому навигатору можно прямо из Стартового окна по одноименной ссылке.

Для поиска информации достаточно ввести в поисковую строку Правового навигатора 1-2 слова, связанных с вопросом. Система выберет из десятков тысяч ситуаций список соответствующих ключевых понятий, из которых надо выбрать наиболее подходящие. Ключевые понятия сформулированы на "языке пользователя".

"Правовой навигатор" - король помощи в поиске, если Вы не знаете, какими именно словами сделать правильный запрос, чтобы программа Вас поняла. В нем собрано множество ситуаций поиска, которые Вам обязательно помогут. Просто вводите какие-то ключевые слова, и выбирайте нужную ситуацию из получившегося списка. Данного поиска нет в "Кодексе" и в "Главбухе". А вести споры о том, что лучше, "Поиск по ситуации" ("Гарант") или "Правовой навигатор" ("Консультант Плюс") бесполезно. Они похожи только внешне, а предлагаемые ситуации в них очень разные, поэтому сравнивать сложно.

Основное меню ИПС

В левой части экрана расположено основное меню системы:

· "ВЫБОР БД ДЛЯ ПОИСКА" Переход на страницу (форму) выбора БД

· "ПОИСК" Переход на страницу (форму) для подготовки запроса

· "НАЙДЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ" Переход на страницу (форму) просмотра результатов поиска

· "ДОКУМЕНТ" Открывается при просмотре документа

· "НАСТРОЙКИ" Обеспечивает изменение параметров поиска и выбор поисковых полей

· "СТАТИСТИКА" Получение информации о проведенных запросах (для зарегистрированных пользователей).

· "ВЫХОД" Выход из системы. Переход к "Домашней странице".

Основное меню системы "Гарант" предназначено для выбора одного из основных действий с информационной базой. Это работа с классификаторами информации, поиск документов, обновление базы. Основное меню имеет различные виды - для Юриста, Эксперта, Руководителя, Менеджера, Бухгалтера, каждый из которых может быть выбран пользователем. Эти виды различаются набором разделов в информационном блоке правовой информации.
Основное меню содержит четыре блока:
блок правовой информации. В этом блоке содержится полный набор правовой информации. В разделе "Документы" этого блока содержатся все документы, хранящиеся в используемой информационной базе;
блок экономической информации. Этот блок содержит информацию, интересную прежде всего экономисту и бухгалтеру. В этот блок включены "Налоговый календарь", информирующий о сроках платежей, информация о количестве рабочих дней в отчетном периоде и т. п.;
блок поиска. Блок содержит различные средства поиска документов в информационной базе;
блок обновления. В этом блоке пользователь может получить статистическую информацию об используемой информационной базе и при необходимости обновить базу.

Виды информационно поисковых систем

информационный поиск база данное

Информационно-поисковые системы (ИПС) Интернет, при всем их внешнем разнообразии, также попадают в один из этих классов. Поэтому, прежде чем знакомиться с этими ИПС, рассмотрим абстрактные алфавитные (словарные), систематические и предметные ИПС. Для этого дадим определение некоторым терминами из теории информационного поиска. [1, c. 3]

Классификационные информационно-поисковые системы

В классификационных ИПС используется иерархическая (древовидная) организация информации, которая называется КЛАССИФИКАТОРОМ. Разделы классификатора называются РУБРИКАМИ. Библиотечный аналог классификационной ИПС - систематический каталог. Классификатор разрабатывается и совершенствуется коллективом авторов. Затем его использует другой коллектив специалистов, называемых СИСТЕМАТИЗАТОРАМИ. Систематизаторы, зная классификатор, читают документы и приписывают им классификационные индексы, указывающие, каким разделам классификатора эти документы соответствую. [3, c. 120]

Предметная ИПС Web-кольца

Предметная ИПС с точки зрения пользователя устроена наиболее просто. Ищи название нужного предмета своего интереса (предметом может быть и нечто невещественное, например, индийская музыка), а с названием связаны списки соответствующих ресурсов Интернет. Это было бы особенно удобно, если полный перечень предметов невелик.

Словарные ИПС

Культурные проблемы, связанные с использованием классификационных ИПС, привели к созданию ИПС словарного типа, с обобщенным англоязычным названием search engines. Основная идея словарной ИПС - создать словарь из слов, встречающихся в документах Интернет, в котором при каждом слове будет храниться список документов, из которых взято данное слово. [11, c. 42]

Теория информационного поиска предполагает два основных алгоритма работы словарных ИПС: с использованием ключевых слов и с использованием дескрипторов. В первом случае, для оценки содержимого документа используются только те слова, которые в нем встречаются, и по запросу ИПС сопоставляет слова из запроса со словами документа, определяя по количеству, расположению, весу слов из запроса в документе его релевантность. Все работающие ИПС по историческим причинам используют этот алгоритм, в различных модификациях. [14]

При работе с дескрипторами индексируемые документы переводятся на некоторый дексрипторный информационный язык. Дескрипторный информационный язык, как и любой другой язык, состоит из алфавита (символов), слов, средств выражения парадигматических и синтагматических отношений между словами. Парадигматика предусматривает выявление скрытых в естественном языке лексико- семантических отношений между понятиями. [11, c. 44] В рамках парадигматических отношений можно рассматривать, например, синонимию, омонимию. Синтагматика исследует такие отношения между словами, которые позволяют объединять их в словосочетания и предложения. Синтагматика включает правила построения слов из элементов алфавита (кодирование лексических единиц), правила построения предложений (текстов) из лексических единиц (грамматика). [15]

То есть, запрос пользователя переводится в дескрипторы и обрабатывается ИПС уже в этой форме. Такой подход более затратен по вычислительным ресурсам, но и потенциально более продуктивен, так как позволяет отказаться от критерия релевантности и работать непосредственно с пертинентностью документов. [3, c. 121]

Ранжирование результатов поиска

Словарные ИПС способны выдавать списки документов, содержащие миллионы ссылок. Даже просто просмотреть такие списки невозможно, да и не нужно. Было бы удобно иметь возможность задать формальные критерии (хотя бы относительной) важности (с точки зрения пертинентности) документов с тем, чтобы наиболее важные документы попадали бы в начало списка. Все ИПС в настоящее время уделяют основное внимание именно алгоритму ранжирования полученных ссылок. [10, c. 122]

Наиболее часто используемыми критериями при ранжировании в ИПС являются наличие слов из запроса в документе, их количество, близость к началу документа, близость к друг другу;

Наличие слов из запроса в заголовках и подзаголовках документов (заголовки должны быть специально отформатированы);

Количество ссылок на данный документ с других документов; «рекспектабельность» ссылающихся документов

Поиск по реквизитам
Такой поиск обычно используется, если нам заранее известны такие реквизиты документа, как вид, номер, дата принятия, орган, принявший документ, фрагмент текста документа и т. п.. Условия для поиска можно объединять логическими операторами. Для последующего быстрого использования сложного запроса он может быть сохранен.

Поиск по реквизитам

Реквизит документа представляет собой параметр идентификации документа, позволяющий найти его в базе данных, например, регистрационный номер, наименование принявшего органа, рубрики классификатора, ключевые слова и пр. В зависимости от вида, правового статуса и типа хранения документ может сопровождаться различными наборами реквизитов. В частности, согласно "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

- наименование органа власти - автора документа;

- название вида документа (не указывается на письмах) или унифицированной формы документа;

- заголовок к тексту;

- дата;

- индекс (номер);

- место издания;

- текст;

- визы;

- подпись;

- отметка об исполнении документа и отправлении его в дело.

Если того требует назначение документа, его обработка и т.д., в процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть пополнен дополнительными атрибутами, например, датой включения документа в СПС.

Поиск по реквизитам - поиск записей (документов), реквизиты которых удовлетворяют условиям поискового запроса. Основное средство поиска документов в информационной базе (ИБ) - карточка реквизитов. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системах часто предусмотрен свой словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ИБ. При вводе в систему каждого нового документа его реквизиты заносятся в словарь, соответствующий определенному поисковому полю. Как правило, в карточку реквизитов, по которым осуществляется поиск, включен более широкий набор полей: орган, принявший документ, вид документа, название документа, дата принятия, номер, номер и дата регистрации в Министерстве юстиции. Для поиска любого документа достаточно заполнить лишь два-три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой информации в большинстве случаев будет вполне достаточно. Удобство и простота этого способа не вызывает сомнений, но использование этого вида поиска возможно только при условии наличия точных реквизитов конкретного документа. Поиск по ситуационному справочнику реализован в СПС "Гарант"

Рассмотрим возможности использования этого вида поиска на конкретном примере. Для того, что бы найти Постановление Правительства РФ №739 "Об обязательном экземпляре изданий" от 24.07.1995 г. карточку реквизитов можно заполнить, используя различные поля: ГОСТ 7.73. - 96. Поиск и распространение информации. Термины и определения. - Взамен ГОСТ 7.27-80; Введ.01.01.98. - Минск: Изд-во стандартов, 1997. - поз. №3.4.9

Ввести дату принятия и номер документа

Ввести название документа.

Ввести название издавшего органа, примерную дату принятия и ключевое слово

Ввести точную фразу из текста: "Перечень библиотек, научных и информационных учреждений"

Список документов (либо других объектов), полученных в результате поиска или внутри раздела/тематики/документа, выводится постранично, по 20 объектов на странице. Чтобы перейти к просмотру какого-либо документа, щелкните мышью на его названии.

При работе со списком документов (либо других объектов) доступны кнопки навигации по списку Вперед \ Назад. При нажатии на кнопку Вперед в окне браузера открывается следующий по списку документ (тематика), при нажатии на кнопку Назад - предыдущий.

Кнопка Изменить условия позволит вам вернуться в форму задания условий поиска или фильтра.

Кнопка Фильтр/Сортировка позволит отфильтровать выборку по любым атрибутам. При нажатии на кнопку откроется форма расширенного поиска, в которой вы можете задать условия фильтра и атрибут сортировки.

В результате выполнения команды формируется новый список, содержащий только те элементы из старого списка, которые удовлетворяют введенным условиям фильтра.

В отличие от команды Изменить условия, при помощи фильтра можно только сузить текущую выборку, новых документов в ней появиться не может.

Сортировка списков в системе "Гарант"

Что касается сортировки списка, для этого есть специальная кнопка "Работа со списком". При нажатии на нее появляется выпадающее меню с набором действий. Итак, что же можно сделать со списком?

"Сортировать список"

Можно сортировать список по дате издания, по дате изменения и по юридической силе. По умолчанию же поиск ищет по степени соответствия.

Таким образом, Вы сами можете управлять сортировкой, желаете ли Вы вначале посмотреть последние добавленные документы, или сначала основополагающие акты по Вашему запросу.

"Построить полный список"

Можно построить полный список документов, так как по умолчанию выводятся только 60 документов (можно изменить настройки в "Настройках конфигурации", чтобы поиск выдавал сразу все документы).

"Анализ списка"

Для сортировки по типу документов есть функция "Анализ списка". Нажав на кнопку "Анализ списка", Вы сможете посмотреть, сколько документов каждого вида присутствует в Вашем списке. (Например, "Федеральные акты (2808)", "Федеральные суды общей юрисдикции (1599)"). Кликнув на соответствующей строке, Вы можете построить список только из федеральных актов.

"Применить фильтр"

Вы можете воспользоваться фильтрами, нажав на кнопку "Применить фильтр". По умолчанию фильтры отражают сортировку по типу документа (например, "Вопрос-ответ"), и, казалось бы, можно только пожать плечами, зачем это нужно, если есть "Анализ списка". Но предназначение фильтров гораздо шире.

Сохранение списков

Сохранить список очень легко, достаточно нажать на кнопку "Сохранить в Мои документы". Можно сохранять также только выделенные документы в списке.

К пользовательским относятся следующие типы папок, которые могут создаваться или удаляться пользователем при наличии у него соответствующих прав:

персональная папка пользователя создается администратором при регистрации сотрудника в системе DocsVision и не может создаваться остальными пользователями; скорее всего, права изменения некоторых свойств этой папки будут ограничены;

стандартная папка может создаваться любым зарегистрированным пользователем и предназначена для структуризации хранимой информации и большей наглядности при ее просмотре;

виртуальная папка, которая предназначена для хранения карточек, удовлетворяющих условиям некоторого поискового запроса;

папка-делегат, являющаяся ярлыком на какую-либо другую папку;

Администратор (или пользователь с достаточными правами) может изменять параметры и настройки пользовательских папок: названия, типы карточек, которые могут находиться в папке, права доступа пользователей к содержимому папки и т. д.

Папки, назначаемые сотрудникам в качестве личных (личные папки пользователей) получают тип Персональная, указываемый в свойствах папки, где отображается также учетная запись владельца.

Персональная папка назначается пользователю администратором при его регистрации в справочнике сотрудников; она предназначена для работы пользователя с документами и хранения ярлыков карточек (например, в приложении «Делопроизводство» при способе маршрутизации онлайн задание в личной папке пользователя при запуске задачи появляется ссылка на карточку созданного по ней задания бизнес-процесса).

При открытии Навигатора пользователь сразу попадает в свою персональную папку, отмеченную значком.

Интеллектуальный и “быстрый” поиски. Эти виды поиска реализованы только в СПС Кодекс (Аналогичный вид поиска реализован в СПС Гарант Платформа F1 Эксперт как базовый поиск.). Они отличаются друг от друга только тем, что при интеллектуальном поиске можно выбрать область поиска документов. “Быстрый” поиск осуществляется по всем установленным информационным блокам. Интеллектуальный поиск позволяет найти максимальное количество документов по интересующему пользователя вопросу даже тогда, когда пользователь не может его описать в понятиях тематического или “ситуационного” словаря.

Пользователь описывает вопрос так, как он его понимает, в виде поисковой фразы. Отметим, что в поисковой фразе можно использовать и значения реквизитов документа. Система анализирует поисковую фразу, отбрасывает “шумовые” слова и выделяет наиболее значимые. Проверка соответствия документа поисковой фразе происходит следующим образом (При анализе слов действуют те же правила, что и при контекстном поиске.):

– вхождение всех значимых слов в название документа;

– вхождение всех значимых слов в текст документа;

– подсчет количества вхождений каждого слова в текст документа.

Для каждого из отобранных документов устанавливается степень близости документа запросу (“вес” документа). Список отобранных документов выдается в порядке убывания их “веса”.

Концепция интеллектуальной поисковой машины и поиска информации базируется на основополагающих свойствах, которые присущи информации: полнота, точность, актуальность, качество.

Полнота - это одна из основных характеристик поисковой системы, которая представляет собой отношение количества найденных по запросу документов к общему числу документов в сети.

Точность - еще одна основная характеристика поисковой машины, которая определяется как степень соответствия найденных документов запросу пользователя.

Актуальность - не менее важная характеристика поиска, которая определяется временем, проходящим с момента публикации документов в сети Интернет, до занесения их в индексную базу.

Качество поиска – важнейший параметр оценки поисковой системы. Огромные объемы информации, большое число «информационного шума» - все эти проблемы поисковые системы должны решать в первую очередь.

Так же в настоящее время в поисковых системах используется релевантная модель оценки соответствия исследуемого документа поисковому запросу. Однако эта модель плохо справляется с задачей распознавания и поиска омонимов, синонимов и многозначных слов. Это обусловлено тем, что в основу релевантной модели поиска заложен лингвистический алгоритм, а перечисленные выше языковые артефакты не могут быть распознаны без понимания смысла поискового запроса. Это одна из первостепенных задач, которую должны решать интеллектуальные поисковые машины.

Дата добавления: 2015-05-09