Контекстно-зависимая справка и Помощник

Работа с мастерами

Мастер (Wizard) — специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или
создании объекта определенного типа. Эта программа поможет вам за несколько минут вы-
полнить рутинную работу, на которую без применения этой программы может уйти не-
сколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта,
а затем создает этот объект без какою-либо вмешательства с вашей стороны. В MS Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Справочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди аналогичных про-
грамм как для новичков, так и для опытных пользователей. MS Access дает возможность ис-
пользовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать
правую клавишу мыши. Какие бы вы ни испытывали затруднения при работе с системой,
вам поможет появляющаяся на экране справка по интересующей вас теме. Помимо этого
справочная система MS Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной
версии MS Access 97 (как и во всем Microsoft Office 97) компания Microsoft добавила новое
средство — Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы.

Структура таблицы и типы данных

Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в
MS Ассеss 97 хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы
данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Внешне каждая
таблица MS Ассеss 97 похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге, — она
состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись
таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.
Например, запись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.

При разработке структуры таблицы прежде всего необходимо определить названия
полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы
присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить,
данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В MS Ассеss можно выбирать любые из
основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю.
Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора. Ниже представлены
типы данных MS Ассеss и их описание.

Тип данных	Описание
Текстовый (Значение по умолчанию)	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)
Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов
Дата/Время	Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно
Денежный	Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части
Поле МЕМО	Для хранения комментариев (до 65535 символов)
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором MS Ассеss автоматически присваивает уникаль- ный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя
Логический	Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет)
Поле объекта OLE	Объект (например, электронная таблица МS Ехсе1, документ МS Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу MS Ассеss
Гиперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка, Гиперссылка
Мастер подстановок	Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

В MS Ассеss существует четыре способа создания пустой таблицы:

§ использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает
новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, от-
четов в уже существующую базу данных;

§ мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества или
рецепты;

§ ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении
новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;

§
определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, на-
пример для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая вам нужна, и поэтому далее рассмотрим именно этот метод.

Ввод данных в ячейки таблицы

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом — вы переводите курсор в
нужную ячейку, т.е. делаете ее активной, и вводите в нее данные (вводить данные в ячейки
для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются
автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следующие: при нажатии клавиши <Del> ячейка очищается;
если ввод данных в ячейку прервать
, нажав клавишу <Еsс>, то восстанавливается старое значение, а если на-
жать клавиши <Еnter> или <Таb>, то в ячейку заносится новое значение. Можно редактиро-
вать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы
дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу <F2>. Однако есть одна важная особен-
ность при вводе данных — для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время,
логический) MS Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если вы
введете букву в ячейку с числовым типом, то MS Access выдаст сообщение о неправильно вве-
денном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правиль-
ные данные.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо
выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем <<Условия на значение>> и
ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и
ограничение будет следующее: <70. Ограничение можно вводить и на текстовое поле.
Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных — параметр
Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные,
которые MS Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются. Например, должность большинства преподавателей — доцент. Если ввести это слово в
строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля «Должность» примут значение Доцент и надо будет лишь изменить значения ячеек для преподавателей с другими
должностями. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.

Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нуле-
вое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него
существуют, о пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (“”)), то это означает, что данные не существуют вовсе. MS Access позволяет обрабатывать
такие пустые значения.

Дата добавления: 2015-05-09