Отбор данных с помощью фильтра

Сортировка данных

Редактирование данных

Редактирование данных производится очень просто — курсор переводится в нужную ячейку, старые данные удаляются (клавишами <Del> или <Backspace>) и вводятся новые данные. Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их
выделив. Но если таблица большая, то редактируемые данные надо сначала найти. Эго де-
лается следующим образом: переводят курсор в любую ячейку поля, начиная с которой бу-
дет вестись поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В
появившемся окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке <Найти>. Если
значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Иногда требуется большое количество
одинаковых данных заменить на другое значение. Для этого надо открыть пункт меню
Правка и выполнить команду Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что на-
до найти и на что заменить. Затем надо решить, будете ли вы просматривать каждое заменяемое значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке <Заменить>, а если
нет — один раз щелкнуть по кнопке <Заменить все>.

Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности, например, в таблице Преподаватели записи можно отсортировать в порядке
убывания стажа преподавателей. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для
выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкните по
кнопке сортировки — и данные отобразятся в отсортированном порядке. В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним
сортировку. По умолчанию в MS Access 97 сортировка записей начинается с крайнего левого
выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему
левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом
столбце) — по второму и т.д. Если вы хотите восстановить порядок отображения записей,
используйте команду Записи, Удалить фильтр.

Фильтр — это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В MS Access 97
существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр,
расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту — это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Например, вам нужно просмотреть в таблице записи только о доцентах.
Выделите слово Доцент в любой из записей. Щелкните по кнопке <Фильтр по выделенному> (или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному), и MS Access выберет только те записи, для которых значение в столбце Должность равно Доцент. Обратите
внимание, что в строке состояния окна таблицы присутствует слово Фильтр. В дополнение
к этому кнопка <Применить фильтр> третья кнопка фильтрования, на которой изображена
воронка) затенена, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки
все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут: он просто будет отключен.
Фильтр по выделенному может собирать вместе критерии выбора при каждом использовании кнопки <Фильтр по выделенному>. Например, вы поместили курсор в столбец Должность в записи, в которой значение поля равно Доцент, и щелкнули по кнопке <Фильтр по
выделенному>. Вы увидите только записи обо всех доцентах. Если затем вы поместите
курсор в столбец <Должность> и выделите слово Информатика конечно, если такая дисциплина присутствует в вашей таблице), а затем щелкните по кнопке <Фильтр по выделен-
ному>, появятся только записи о доцентах, которые преподают информатику. Если вы
хотите просмотреть значения, которые не удовлетворяют этому критерию, например
просмотреть всех преподавателей, кроме доцентов, читающих информатику, щелкните
правой кнопкой (курсор мыши должен находиться внутри таблицы) и выберите команду
Исключить выделенное. Будут выбраны все записи, кроме недавно выбранных (инверс-
ный выбор).

Фильтрование данных в MS Accessпроизводится с помощью кнопок <Фильтр по выделенному> или <Изменить фильтр> (команда меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр).
После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится
полем со списком, когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все
значения для данного поля. После щелчка по кнопке <Применить фильтр> будут выбраны
записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации
можно задать командой меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр...

Дата добавления: 2015-05-09