Етапи процесу контролю

У рамках функції контролю прийнято виділяти три основних етапи: втановлення стандартів (вимір фактичного результату), порівняння фактичного результату зі стандартом, здійснення управлінських дій для коректування відхилень або неадекватного стандарту.

1. Встановлення стандартів (норм) та вимір фактичного результату ( конкретных, поддающихся измерению, целей, имеющих временные границы). Для управления нужны стандарты в форме показателей результативности объекта управления всех его ключевых областей, которые определяются при планировании. Перший етап процесу контролю – вимір фактичного результату – є звичайно самим заморочливим і коштовним. Розгляд цього етапу вимагає відповіді на два основних питання: "Як менеджери вимірюють?" й "Що є об'єктом їхніх вимірів?"

Існує чотири основних джерела вихідної інформації для контролю (метода отримання інформації. Це особисте спостереження, статистичні звіти, усні звіти й письмові звіти. Кожний із зазначених методів має свої переваги та недоліки (табл. 1), тому їх спільне використання (комбінація) збільшує ймовірність отримання достовірної інформації.

Таблиця 1

Характеристика основних методів вимірювання

Назва методів	Переваги	Недоліки
1. Особисті спостереження	1. Відсутність фільтрації інформації. 2. Отримання широкого кола інформації.	1. Вплив особистих якостей. 2. Значні витрати часу. 3. Негативна реакція підлеглих.
2. Статистичні звіти	1. Згрупованість і упорядкованість інформації.	1. Обмеженість окремими сферами діяльності. 2. Низька оперативність.
3. Усі звіти підлеглих	1. Висока оперативність. 2. Хороший зворотний зв'язок.	1. Фільтрація інформації. 2. Труднощі із документуванням.
4. Письмові звіти підлеглих	1. Легка каталогізація (можливість посилання)	1. Низька оперативність. 2. Формальний характер інформації.

Не менш важливим є правильний вибір об’єктів контролю (об’єктів виміру), оскільки він впливає на ставлення працівників до того, що контролюється.

Деякі із сфер контролю є загальними для всіх менеджерів незалежно від рівня і сфери їх діяльності:

1. напрямки діяльності підлеглих;

2. задоволеність працівників роботою;

3. виконання параметрів бюджетів.

Решта об’єктів контролю є специфічними для відповідних рівнів та сфер менеджменту. Так, менеджер із виробництва має контролювати:

· обсяги виробництва продукції за часовими інтервалами;

· рівень якості продукції, що виготовляється;

· рівень запасів сировини, матеріалів, готової продукції;

· виконання параметрів оперативно-календарного планування тощо.

Іншими будуть об’єкти контролю для менеджерів маркетингової, фінансової, кадрової та інших служб.

2. Сопоставление со стандартами реальных результатов. На этом этапе сравнение показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии в принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. Другий етап – порівняння фактичного результату зі стандартом. Для порівняння показників функціонування організації із заданими стандартами визначається масштаб припустимих відхилень. Відповідно до принципу виключення, тільки істотні відхилення від заданих стандартів повинні викликати спрацьовування системи контролю, інакше вона стане неекономічною та нестійкою.

3. Измерение результатов (корректирование). Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринять. Порівнюючи визначені результати із заданими стандартами, менеджер одержує можливість визначити, які дії необхідно вживати на третьому етапі. Такими діями можуть бути деякі внутрішні зміни у системі, зміни стандартів або невтручання в роботу системи.

Характер реакції системи керування на відхилення залежить від того, цілі якого типу закладені в основі порушених стандартів. У цьому плані прийнято виділяти кінцеві й проміжні цілі. Залежно від того, як комбінується інформація про досягнення цілей цих типів, реакція системи керування на відхилення результатів від стандартів буде не однаковою.

3. Система контролю та основні її характеристики.

Рисунок 1. Система управлінського контролю

Контроль, как управленческая деятельность, должен отвечать таким требованиям:

· быть всеобъемлющим, каждый менеджер должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если это ему не поручили);

· ориентироваться на конечные результаты, в этом контексте контроль рассматривается как средство достижения целей;

· должен носить непрерывный и регулярный характер;

· быть гибким, т.е. не мешать выполнению основной работы;

· отвечать содержанию тех работ, которые контролируются, проверять не только количество и срок, но и качество работы;

· быть понятным для тех, кого контролируют и проверяют;

· быть своевременным, чтобы иметь возможность вмешательства в корректирование происходящих процессов;

· обеспечить проверяющих полной, необходимой понятной и лаконичной информацией;

· быть экономным, т.е. затраты на его проведение не могут быть больше, чем результаты, которые достигнуты в процессе контроля;

· должен быть действенным, т.е. не ограничиваться выявлением фактического состояния объекта, но и сопровождаться соответствующими решениями.

В соответствии с этими требованиями, получила развитие система контроля - “ контроллинг”.

Контроллинг – совокупность методов оперативного и стратегического менеджмента, учета, планирования, анализа, контроля на качественно новом этапе развития рынка; единая система, которая направлена на достижение стратегических целей фирмы.

Суть этой системы заключается в умении мыслить с позиции клиента. Контроллинг как целостная система ориентирован на выявление всех шансов и рисков организации как внешнего, так и внутреннего характера, которые связаны с достижением стратегической цели.

Действенной система контроля будет только в случае хорошо организованного на предприятии информационного обслуживания аппарата управления. Это достигается путем разработки и использования информационно-управленческих систем (информационных программных продуктов) разного типа. Такие информационные продукты дают возможность:

¨ накапливать информацию о прошлом и настоящем;

¨ иметь прогнозы развития события;

¨ составить представление о реальных делах, происходящих на предприятиях в каждый отдельный отрезок времени;

¨ отслеживать события во внешней среде.

4. Види управлінського контролю.

На предприятиях используют различные виды контроля, отличающиеся по целям, задачам, объектам, методам и формам контроля.

Классификация видов контроля

Классификационный признак	Виды контроля
1. Цели и задачи системы контроля	Текущий контроль выполнения решений	Контроль за деятельностью отдельных производственно-управленческих подсистем	Стратегический
2. Время осуществления контроля	Предварительный	Текущий	Заключительный
3. Объект контроля	Сроки выполнения приказов, распоряжений и отдельных приказов	Качество работы отдельных исполнителей, групп или подразделений	Придерживание установленных параметров (нормативов, стандартов)- технических, экономических, организационных и т.д.
4. Глубина регулирующего влияния	Система наблюдения и получения информации в ходе выполнения работ	Оперативное вмешательство в процесс производства и управления	Контроль по результатам производственной и управленческой деятельности
5. Оборудование, используемое для контрольных операций	Журналы, картотеки, графики (ручные системы)	Автоматизированный контроль исполнения	Комбинированные системы контроля (машинно-ручные)

6. Классификация видов контроля по подсистемам контроля

Контроль и проверка выполнения работ по стратегическим планам и программам включает разработку взаимосвязанных систем контроля на предприятиях, которые включают в себя такие подсистемы контроля:

¨ по технологическим процессам;

¨ по качеству продукции и работы;

¨ по соответствию с действующим законодательством, регулирующим деятельность предприятия;

¨ по выполнению отдельных заданий, этапов, направлений и стратегических программ и планов в целом;

¨ по выполнению решений, указаний, приказов, распоряжений высшего руководства предприятия;

¨ по соответствию с установленными финансовыми и экономическими параметрами функционирования предприятия.

7. За змістом виділяють наступні види контролю:

§ финансовый;

§ производственный;

§ маркетинговый;

§ контроль качества.

1. Финансовый контроль

Осуществляется на основе получения от каждого подразделения финансовой отчетности по стандартным формам.

Этот контроль охватывает все аспекты жизнедеятельности организации (маркетинг, производство и само управление). Он включает в себя: бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных показателей, отдачу инвестиций.

2. Производственный контроль включает в себя 6 функций:

§ последовательность операций;

§ загрузка, т.е. распределение работ;

§ производственные графики, определяющие время, когда должна производиться каждая операция;

§ предварительная оценка стоимости выполнения работ;

§ диспетчирование – процесс текущего упорядочивания работы;

§ отправка - завершающая деятельность, в которой проверяется, выполнены ли планы.

3. Маркетинговый контроль базируется на:

§ анализе возможностей сбыта;

§ анализе доли рынка;

§ анализе соотношения между затратами на маркетинг и сбытом;

§ наблюдении за отношением клиентов.

4. Контроль качества

Включая новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при использовании, надежность в эксплуатации, является одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке.

Дата добавления: 2015-05-10