Методы анализа внешней и внутренней среды организации 2 страница

На основе анализа внешней среды организации был проведен SWOT-анализ (Приложение 3), поскольку для достижения поставленных целей руководству магазина важно знать не только будущую нестабильность внешней среды, но и потенциальные возможности, а также слабые стороны.

Сильные и слабые стороны ООО "ДАВВА" приведены в таблице 8.

Таблица 8

Сильные и слабые стороны ООО "ДАВВА"

	Сильные стороны	Слабые стороны
	Достоверный мониторинг рынка	Сбои в снабжении
	Отлаженная сбытовая сеть	Недостатки в рекламной политике
	Средний уровень цен	Ассортимент предлагаемых продуктов не выделяет компанию из числа конкурентов
	Высокий контроль качества	Низкий уровень сервиса (дополнительные услуги)
	Высокая рентабельность	Не полная загруженность производственных мощностей
	Рост оборотных средств	Ассортимент обновляется только в существующих группах товаров
	Высокая квалификация персонала	Новые товары разрабатываются на базе уже существующих
	Хорошая мотивация персонала	-
	Достаточная известность	-

К сильным сторонам организации можно отнести: достоверный мониторинг рынка, отлаженная сбытовая сеть, средний уровень цен, высокий контроль качества, высокая рентабельность, рост оборотных средств, высокая квалификация персонала и мотивация, достаточная известность.

Для того чтобы успешно действовать во внешней среде, необходимо делать упор на сильную его сторону.

Для компании ООО "ДАВВА" после проведенного анализа наиболее значимыми и вероятными оказались возможности расширения доли рынка, увеличение ассортимента и добавление сопутствующих товаров и услуг. Так же следует иметь ввиду появление новых конкурентов, изменение вкусов потребителей.

Так же необходимо провести анализ влияния факторов внешней среды на организацию. Для этого был проведен PEST-анализ для ООО "ДАВВА".

Во всем многообразии факторов внешней среды, можно заметить их разделение на две группы: те, которые поддаются управлению со стороны руководства фирмы, и те, которые такому управлению не поддаются. Это разделение важно с точки зрения прогнозирования, конъюнктурных исследований, стратегического и иного планирования, выдвижения целей.

Качественный и количественный анализ ООО "ДАВВА" представлен в таблицах Приложения 4 соответственно.

Оценка важности фактора для отрасли (Х): 3 - большое значение, 2 -умеренное значение, 1 - слабое значение

Оценка влияния на организацию (Y): 3 - сильное влияние, 2 - умеренное влияние, 1 - слабое влияние

Оценка направленности влияния (Z): +1 - позитивная направленность, -1 - негативная направленность

Анализ PEST-факторов позволяет сделать вывод о том, что в целом влияние факторов внешней среды косвенного воздействия носит довольно благоприятный характер.

Наибольшую угрозу для ООО "ДАВВА" представляют экономические факторы. Именно на преодоление угрозы со стороны экономических факторов предприятию следует направить свои сильные стороны.

Технологические, политические и социальные факторы дают предприятию умеренные возможности, которые оно в силах реализовать, если правильно направит на это свои сильные стороны, а также, если сумеет использовать эти возможности для усиления своих слабых сторон.

В наибольшей степени благоприятное влияние на организацию оказывают покупатели и поставщики, со стороны которых нет каких-либо существенных угроз. Таким образом, именно данными возможностями и, прежде всего со стороны покупателей и поставщиков предприятие должно воспользоваться для преодоления своих слабых сторон.

2.3 Анализ внутренней среды ООО "ДАВВА"

Характеристика внутренней среды организации не может обойтись без анализа такого показателя как структура управления предприятием.

Ниже, на рисунке 3 представлена организационная структура фирмы ООО "ДАВВА". Из рисунка видно, что на рассматриваемом предприятии используется линейно-функциональная структура управления. Ее также называют линейно-штабной. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы.

Опыт использования линейно-функциональной структуры управления в ООО "ДАВВА показал, что она наиболее эффективна, так как аппарату управления приходится выполнять множество рутинных, часто повторяющихся процедур и операций при сравнительной стабильности управленческих задач и функций. Именно в этой структуре управления посредством жесткой системы связей обеспечивается четкая работа каждой подсистемы и организации в целом.

Во главе фирмы стоит генеральный директор. Он управляет всей организацией, и ему подчиняются все службы, входящие в состав фирмы.

Т.к. в состав фирмы входит несколько служб, генеральный директор имеет в своем подчинении несколько заместителей по различным вопросам:

1. заведующий складом;

2. администратор магазина (2 человека);

3. главный бухгалтер;

4. маркетолог.

Рис.3. Организационная структура управления ООО "ДАВВА"

ООО "ДАВВА" имеет вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий. Сфера контроля организации узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется мало людей. В организации имеется 3 уровня управления.

Для анализа качества работы с персоналом и характеристики движения рабочей силы используется ряд показателей. Источником информации для проведения такой проверки служит форма статистической отчетности №1-труд "Отчет по труду и движению работников". Информация о движении работников за 2009-2010гг. представлена в Приложении 5.

При проведении анализа было установлено, что коэффициент замещения и коэффициент постоянства кадров за анализируемый период снизились. Отрицательное значение коэффициента замещения возникает, когда число уволенных превышает число вновь принятых. Следовательно, в организации не возмещаются вакантные места уволенных работников вновь нанятыми, что свидетельствует о недостаточной обеспеченности организации трудовыми ресурсами. Снижение коэффициента постоянства кадров свидетельствует о падении эффективности использования рабочей силы в производстве, поскольку вновь принятых работников необходимо доучивать, предоставлять им время на адаптацию к конкретным условиям работы на данном предприятии, а в связи с увольнением работников организация несет потери, связанные с ранее понесенными затратами на их обучение. Увеличились коэффициенты текучести кадров, по выбытию персонала и по приему персонала, что не очень хорошо для стабильности организации.

Благодаря анкете социологического опроса (Приложение 6) можно сделать некоторые выводы по работе с персоналом.

Половая структура персонала организации на 2010 г. следующая: женщины - 45 чел. (88%), мужчины - 7 чел. (12%).

Образовательная структура персонала рассматривается в таблице 9.

Из таблицы видно, что 58% сотрудников организации имеют высшее образование, 39% персонала средне специальное образование. Необходимо отметить, что высшее и средне специальное образование имеют в основном руководители и специалисты. Что является закономерным, т.к. уровень выполняемой работы предъявляет свои требования к качеству образования сотрудников. Работа управленческого персонала отличается, главным образом, сложностью, наличием ответственности в принятии решений, масштабами, и другими характеристиками.

Таблица 9

Образовательная структура персонала

Уровень образования	Кол-во, чел.	%
Высшее образование
Средне специальное образование
Среднее образование
Всего

Возрастная структура персонала: основной кадровый состав представлен работниками в возрасте от 20 до 30 лет (41%).

Отношения в коллективе, по мнению 65 % респондентов, дружеские. В связи с этим можно сделать вывод, что конфликтные ситуации возникают очень редко. В общем можно сделать вывод, что работники удовлетворены своей работой. Многие работники отметили, что в организации необходимо улучшить условия труда и повысить заработную плату.

По результатам опроса за последний год к работникам организации применялись следующие виды морального поощрения: похвалу и признание со стороны руководства получили 25% опрошенных, признание со стороны коллектива - 25%, повышение должности - 5%, у 30% опрошенных имелись другие виды поощрения, не поощрялись лишь 15% опрошенных.

Таким образом, в организации необходимо в большей степени внедрять социальные мотивы труда, то есть нематериальные блага в обмен на труд, которые будут направлены не на получение дохода, а на получение морального поощрения, признание не только коллективом, но и руководством, удовлетворение самолюбия, амбиций и т.д.

В условиях рыночной экономики основным средством обеспечения конкурентоспособности организации является высококвалифицированный персонал. Правильно сформированная кадровая политика должна обеспечить не только управление трудовым коллективом, но и заинтересовать персонал в развитии организации.

Проведенный опрос позволил сделать следующие выводы:

Большинство респондентов (55%) считает, что поощрение является наиболее эффективным видом воздействия; 20% - самостоятельность в работе; 15% - пример руководителя и лишь 10% наказание. Таким образом, руководству организации необходимо повысить свой авторитет для эффективности воздействия на работников коллектива.

Большая часть работников организации не заинтересована в процессе принятия решений, безынициативна, что, в свою очередь, влечет за собой слабое внедрение новшеств. Предложения наиболее активных и инициативных работников чаще всего не принимаются во внимание. Таким образом, руководство организации подавляет инициативу работников, а также психологически "убивает" желание работников искать новые методы улучшения рабочего процесса.

Подчиненные следуют указаниям, так как боятся понижения заработной платы и как крайняя мера быть уволенными. В основе этого лежит страх, который ограничивает инициативу, творчество и может даже вести к свертыванию работы. Следовательно, руководству организации необходимо применять не только принуждение, но и, как показал опрос, поощрение и предоставление работникам большей самостоятельности в работе, что приведет к большей заинтересованности и инициативности работников в труде.

Так же необходимо провести оценку производственного потенциала предприятия - таблица 9. Основным выводом из таблицы является тот, что компания имеет все шансы стать лидером на рынке, и основные факторы производственного потенциала говорят об этом.

Таблица 9

Оценка производственного потенциала ООО "ДАВВА"

Факторы потенциала	Характеристика
Широта и полнота ассортимента	Предлагает широчайший ассортимент
Тип и состояние основных фондов	Основные фонды предприятия обновляются, а новинки появляются достаточно часто
Контроль качества	Все услуги сертифицированы
Основные поставщики и их надежность	Поставщиками являются только проверенные фирмы - официальные и авторизированные компанией производителей
Организация обслуживания	Обслуживание посетителей происходит на высоком уровне
Состояние безопасности	Безопасность поддерживается службой охраны, нанятой при помощи аутсорсинга
Производительность	Производительность труда растет

Тем не менее, сфера услуг относится к той сфере деятельности, в которой инновационные технологии используются достаточно часто, и скорость в освоении инноваций является залогом успеха - таблица 10.

Из таблицы видно, что компания насколько это возможно старается внедрять инновации в деятельность, насколько это позволяют средства и возможности, но организация не имеет возможности самостоятельно вести разработки и приобретать высокотехнологическое оборудование.

Таблица 10

Оценка потенциала НИОКР организации

Факторы потенциала НИОКР	Характеристика
Уровень знания и опыта работников	Работники организации имеют достаточную квалификацию
Уровень технологической компетенции	Уровень технологической компетенции на должном уровне
Прогрессивность организации	Организация является прогрессивной – всегда следит за новинками рынка
Успехи и неудачи в области НИОКР	Компания не имеет возможности вести собственные разработки и приобретать высокотехнологичное оборудование

В принципе потенциал НИОКР для компании не так важен, как потенциал его персонала. Тем не менее, можно предположить, что со временем будут применяться инновационные методы обучения персонала. Персонал организации обязательно перед нововведением будет проходить тренинги и получать разрешение на использование данных технологий для предоставления услуг клиентам.

Определение стратегии для фирмы принципиально зависит от конкретной ситуации, в которой находится организация. Продаваемая организацией продукция является товаром широкого пользования, т. к. канцелярские принадлежности необходимы всегда. Обслуживая широкий круг потребителей, предприятие работает на различных сегментах рынка.

ООО "ДАВВА" выбирает стратегию низких издержек, оно стремится стать продавцом с низкими затратами.

Оно должно находить и использовать каждую возможность получения преимуществ в издержках. Как правило, эти преимущества получаются путем продажи стандартной продукции без добавленной стоимости, когда производится и реализуется товар широкого пользования и когда предприятие располагает сильными распределительными цепочками.

Предприятие, лидирующее в снижении издержек, стремясь сохранить свое положение, испытывает постоянное давление. Это означает, что оно должно:

1. делать инвестиции в современное торговое оборудование;

2. безжалостно заменять устаревшие средства;

3. следить за новинками на рынке.

В ассортименте товаров компании существует 7 наиболее популярных (продаваемых), анализ которых представляет интерес для организации.

Исходные данные рассчитаны и приведены в таблице 11 (удельный вес находится как отношение объема продаж определенного товара к общему объему реализации, умноженному на 100%).

Таблица 11

Динамика продаж ООО "ДАВВА"

№ п/п	Товар	Объем продаж, тыс. руб.	Удельный вес, %
2009 г.	2010 г.	2009 г.	2010 г.
	Бумага и бумажная продукция				46,9
	Офисная техника			1,02	0,21
	Письменные и чертежные принадлежности			5,8	32,3
	Бизнес-аксессуары			1,29	3,5
	Офисные принадлежности			3,05	11,2
	Папки, системы архивации документов			2,3	3,2
	Демонстрационное оборудование			1,54	2,69
	Сумма:

Как видно из таблицы, бумага и бумажная продукция является лидером продаж ООО "ДАВВА". ООО "ДАВВА" занимается продажей офисной бумаги с 1994 г. Не зря "ДАВВА" считает себя бумажно-канцелярской фирмой. Гордостью компании является "бумажное" направление: это 30 видов бумаги для оргтехники – "Снегурочка", "SvetoCopy", "Гознак" (Краснокамский), "Canon", "Data Copy" и другие. Однако объем продаж бумаги в 2010 г. значительно сократился (на 38,1%), зато письменные и чертежные принадлежности стали продаваться намного лучше (их объем продаж увеличился на 26,5%).

Объем продаж офисных принадлежностей в 2010 г. тоже увеличился, это связано с увеличением количества юридических лиц, сотрудничающих с ООО "ДАВВА", однако офисная техника не пользуется таким большим спросом у потребителей, скорее всего покупатели приобретают ее в специализированных магазинах. Следует иметь ввиду, что хорошая реклама магазина, а так же продаваемых товаров, будет способствовать увеличению продаж и притоку новых покупателей.

Выводы

ООО фирма "ДАВВА" была основана в 1994 году. Основным видом деятельности ООО "ДАВВА" является оптовая и розничная продажа канцелярских товаров в г. Тольятти. В настоящее время ООО "ДАВВА" уверенно и стабильно занимает около 30 % тольяттинского рынка канцелярских товаров.

В 2010 г. есть предпосылки к отслеживанию тенденций к спаду деловой активности ООО "ДАВВА".

Основными поставщиками компании являются предприятия - дилеры производителей канцелярских товаров. Большая доля оборота с поставщиками приходится на ООО "Омега", которая поставляет принадлежности для письма от различных производителей. По бумаге основная доля приходится на ООО "Арион".

20% клиентов приносящих основной доход компании - это ИП Ибрагимова (доля в обороте 23,1 %), Фиа-Банк (20,9 %), ИП Романова (20,2 %) и банк ВТБ-24 (16,1 %).

Общий вес конкурентных преимуществ ООО "ДАВВА" составляет 7,5, тогда как у его конкурентов ООО "ДИПЛОМАТ" - 5,8, ООО "Офис-Премьер" - 7,1. Однако наибольший вес у ООО "Маркер" - 8,8.

На рассматриваемом предприятии используется линейно-функциональная структура управления.

При проведении анализа персонала организации было установлено, что коэффициент замещения и коэффициент постоянства кадров за анализируемый период снизились. Увеличились коэффициенты текучести кадров, по выбытию персонала и по приему персонала.

Компания насколько это возможно старается внедрять инновации в деятельность, насколько это позволяют средства и возможности.

ООО "ДАВВА" выбирает стратегию низких издержек, оно стремится стать продавцом с низкими затратами.

Дата добавления: 2015-05-10