Складання організаційних документів

Організаційні документи слугують для організування, упорядкування та погодження будь-якої діяльності.

Таким чином, з розроблення організаційних документів розпочинається не тільки функціонування установи, але й виникає управлінська діяльність, що врегульовується за допомогою права.

До організаційних документів можна віднести: положення, статути, регламенти, інструкції, правила, розклади та певною мірою договори.

Підготовка положень

Положення — це правовий акт, що встановлює основні правила організаційної діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій і підприємств (філій). Це може бути також зведення правил, що регулює певні напрями діяльності.

Положення можуть регламентувати діяльність посадових осіб. В окрему групу виділено положення, які регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання.

Положення бувають типові й індивідуальні.

Типові положення розробляються і, зазвичай, затверджуються вищими органами управління для системи установ і підприємств,

Індивідуальні положення створюються на основі типових і затверджуються керівником установи.

Положення про установу затверджується розпорядчим документом вищої організації.

Найбільш численну групу становлять положення про проведення різних конкурсів, оглядів та інших заходів. Текст положення, зазвичай, складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Керівництво.

6. Взаємовідносини.

7. Майно та кошти підприємства.

8. Виробнича та господарська діяльність.

9. Контроль, перевірка та ревізування діяльності.

10. Реорганізація та ліквідація.

Типовий формуляр положення містить такі реквізити:

♦ зображення Державного герба України;

♦ назву відомства, організації, структурного підрозділу;

♦ гриф затвердження;

♦ назву виду документа (положення);

♦ місце видання документа;

♦ реєстраційний номер документа;

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст документа;

♦ підпису

♦ гриф погодження документа:

♦ візи документа.

Складання інструкцій

Інструкція — це зведення правил, детальні настанови, припи­си керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов'язкові для виконання.

Інструкція — підзаконний правовий акт, що видається з ме­тою роз'яснення і визначення порядку застосування законодав­чого акта, наказа міністра чи керівника іншого державного орга­ну. В широкому розумінні цього слова, це може бути вказівка тех­нічного порядку (правила користування механізмом чи спосіб виконання якої-небудь технічної роботи тощо).

Інструкція є документом, у якому викладено правила, що ре­гулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансо­ві та інші спеціальні аспекти діяльності і стосунків установ, служ­бових осіб, наприклад:

«Інструкція про порядок розробки...», «Інструкція про впровадження...».

Розрізняють відомчі й міжвідомчі інструкції. До відомчих інструкцій належать інструкції, обов'язкові для системи одного відомства (міністерства). Відомчі інструкції бувають:

♦ посадові;

♦ з техніки безпеки;

♦ з експлуатації обладнання та ін.

Міжвідомчими називають інструкції, які видаються спільно дво­ма або кількома організаціями різних систем. Такі інструкції обо­в'язкові для установ, організацій Ьрідприємств цих систем щодо застосуваня спільних постанов, рішень, розпоряджень і наказів.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками організацій (чи їхнім наказом із зазначенням номера та дати ви­дання). На інструкції може бути помітка про те, що вона є додат­ком до розпорядчого документа.

При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньо­му встановлюється термін уведення інструкції, зазначаються від­повідальні виконавці, а також способи та порядкок виконання тих чи інших видів робіт (відхилення від дій, передбачених пун­ктами інструкції, не дозволяються й кваліфікуються як порушен­ня дисципліни).

Інструкція має такий формуляр:

♦ назву організації автора документа,

♦ назву виду документа (інструкція);

♦ гриф затвердження документа;

♦ заголовок до тексту документа;

♦ дату документа;

♦ реєстраційний індекс документа;

♦ місце видання документа;

♦ короткий зміст (заголовок до тексту документа);

♦ текст документа;

♦ посаду та прізвище особи, відиовідальної за її складання;

♦ підпис;

♦ візи документа.

Текст інструкції повинен мати вказівний характер, для чого вживають формулювання «повинен», «слід», «необхідно», «не дозволено».

Текст інструкції має бути стислим, точним, зрозумілим, ос­кільки він призначений для постійного користування. Його по­дають у логічній послідовності, групують за розділами, яким іно­ді дають підзаголовки, поділяють на параграфи (позначаються арабськими цифрами). При цьому зручніше користуватися нас­крізною нумерацією.

Розділи великих за змістом інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти — арабськими. Зразок типової інструкції на­ведено в додатку 4.16. Лщ:

Окрему групу інструкцій становлять посадові інструкції.

Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, у якому визначено основні завдання, обов'язки, права і відпові­дальність працівника при виконанні ним роботи на певній поса­ді. Це документ, що визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі і забезпечує умови його ефективної праці.

Посадова інструкція може бути оформлена на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу. Складається посадова інструкція з таких розділів:

♦ загальні положення,

♦ функції,

♦ обов'язки,

♦ права,

♦ взаємовідносини (зв'язки за формою);

♦ відповідальність працівника;

♦ оцінка працівника.

У загальній частині тексту інструкції зазначають:

♦ основні посадові обов'язки працівника;

♦ порядок займання посади;

♦ кваліфікаційні вимоги;

♦ кому підпорядковується і що повинен знати;

♦ основні документи, якими треба керуватися.

У розділі «Функції» вказують предмет, зміст і перелік видів робіт.

Інструкцію затверджує керівник організації. На ній робиться помітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа.

У разі затвердження інструкції наказом у ньому вказується термін уведення інструкції, необхідні заходи та виконавці. Більш детальніше про особливості створення інструкції можна знайти в другій частині підручника.

Підготовка правил

Правила — це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок яких-небудь дій, поведінки юридичних чи фізичних осіб тощо

За формою і змістом вони схожі на інструкції, іноді є їх скла­довою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних до­кументів входять до інструкції з діловодства).

РеквізитЯ правил:

1) назва організації;

2) реєстраційний індекс документа;

3) дата документа;

4) місце видання документа;

5) гриф затвердження документа;

6) назва документа (правила);

7) заголовок до тексту документа (короткий зміст правил);

8) текст документа (може поділятися на пункти);

9) гриф погодження документа:

10) візи документа.

Виконання правил обов'язкове для кожного, кого вони стосу­ються, тому їх можна віднести до правових документів. Так, зат­верджені Постановою Кабінету Міністрів України Правила до­рожнього руху згідно із Законом України «Про дорожній рух» встановлюють єдиний порядок дорожнього руху на всій території країни.

Інші нормативні акти, що стосуються особливостей дорож­нього руху, повинні розроблятися відповідно до вказаних правил.

Аналогічно правила внутрішнього розпорядку установи мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, доскона­лу організацію праці та відпочинку, повне й раціональне вико­ристання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма співробітниками установи.

Формуляр-зразок правил наведено в додатку 4.18.

Подібні до правил рекомендації, пам'ятки, регламенти, мето­дичні вказівки.

Дата добавления: 2015-05-07