Окружающей среды и управление документацией

Документация имеет большое значение в любой системе управления, в том числе управления охраной окружающей среды. Система является достаточно формализованной и контролепригодной лишь в том случае, если она полностью документирована. При полной документированности системы управления каждое заинтересованное лицо может убедиться в целесообразности проводимого мероприятия и таким образом создается атмосфера доверия. Например, если произошел несчастный случай или возникла аварийная ситуация, то доказательства того, что со стороны служб, отвечающих за безопасность, были приняты все предупредительные меры, могут быть официально представлены лишь в случае, если эти меры были задокументированы.

В соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 14001-98 организация должна устанавливать состав информации по системе управления, актуализировать ее и хранить. В общем виде информация (на бумажном или электронном носителе) должна описывать основные элементы системы управления охраной окружающей среды и их взаимодействия, а также обеспечивать ссылку на соответствующую документацию. Документирование системы управления охраной окружающей среды должно быть достаточным для описания основных элементов и их взаимодействия, а также для обеспечения получения подробной информации о работе отдельных элементов системы.

Документация должна включать информацию о процессах, организационные схемы, внутренние стандарты и процедуры работ, а также планы оказания помощи в аварийных ситуациях. Она должна основываться на общих технических требованиях, требованиях и инструкциях по проведению проверок, планах проверок производственных процессов и рабочих инструкциях с учетом требований законодательных актов, постановлений, государственных стандартов и т.д.

При этом вся документация должна быть доступна, периодически изыматься по истечении срока действия. Документация должна быть четкой, датированной и легко идентифицируемой, поддерживаться в рабочем состоянии и храниться в течение определенного срока. Процедуры разработки и внесения изменений в различные виды документов, а также ответственность за их выполнение должны быть установлены и поддерживаться в рабочем состоянии.

В системе экологического менеджмента можно выделить две группы документов. Первую группу составляют документы, входящие в систему (руководства по управлению охраной окружающей среды, методические материалы, стандарты предприятия, рабочие инструкции и нормативные документы на продукцию и оказываемые услуги). Ко второй группе относятся документы по планированию и фактические данные по результатам проверок (результаты измерений, оценок и аудита, справочные данные по охране окружающей среды, программные материалы по охране окружающей среды и т.д.).

В руководствах должны быть описаны экологическая политика и система управления охраной окружающей среды, включая организационные правила и задачи, имеющие отношение к охране окружающей среды, мероприятия по управлению документацией и правила проведения внутренних проверок. Вместе с тем, стандарт не требует наличия общего руководства. Описание системы управления охраной окружающей среды может быть представлено в виде ряда документов: методических указаний, рабочих инструкций, инструкций по проведению проверок и т.д. Наиболее эффективной формой документирования процедур и ответственности по отдельным элементам экологического менеджмента являются стандарты предприятий (СТП), которые позволяют наиболее полно отражать в системе административного управления предприятия деятельность по охране окружающей среды. Методические материалы могут регулировать отдельные методы, относящиеся к охране окружающей среды, а рабочие инструкции — содержать требования, предъявляемые к рабочему месту и виду деятельности.

Кроме того, следует иметь документацию по охране окружающей среды, охватывающую всю информацию о выполнении необходимых мероприятий, деятельности предприятия в области охраны окружающей среды, возможностях субподрядчиков и заинтересованных сторон и т.д.

С практической точки зрения целесообразно иметь описание системы управления охраной окружающей среды, аналогичное описанию системы управления качеством. Если на предприятии уже действует система управления качеством, то имеет смысл объединить системы управления качеством и экологического менеджмента в общее руководство. При этом предприятию предоставляется право самому решать вопрос, создавать отдельное описание системы управления охраной окружающей среды или объединить его с руководством по управлению качеством.

Дата добавления: 2015-05-31