Редагування документа

Під редагуванням мається на увазі внесення яких-небудь змін в існуючий документ. MS Word надає широкий набір засобів редагування документів — маркірування та автотекста. За допомогою маркірування ви зможете швидко знайти в тексті необхідні місця. Використання автотекста дозволить заощадити час при повторному введенні тексту.

4.4.1. Засоби представлення документа на екрані

Робота з документом у MS Word може здійснюватися в одному з наступних режимів:

· Звичайний режим.

· Режим розмітки сторінки.

· Режим структури документа.

· Режим попереднього перегляду.

· Повно екранний режим.

4.4.2. Переміщення в документі

Якщо потрібно внести зміни в існуючий документ, перше, що необхідно зробити, - це переміститися в необхідне місце. Для переміщення в документі можна використати один з наступних засобів:

· Смуга прокручування.

· Команди меню.

· Оперативні клавіші.

4.4.3. Основні прийоми редагування

Елементарні операції редагування зводяться до вставки або видалення символу. Вставка символу здійснюється його безпосереднім уведенням із клавіатури. Для видалення символу використовуються клавіші Delete і Backspace у залежності від того, потрібно видалити символ праворуч або ліворуч від курсору.

Для копіювання і переміщення тексту можна скористатися буфером обміну. Буфер обміну являється засобом Windows і являє собою область тимчасового збереження інформації. Інформація, поміщена в буфер обміну, зберігається в ньому доти, поки в нього не помістять новий фрагмент або не завершать сеанс роботи в Windows. Копіювання в буфер дозволяє багаторазово використовувати існуючий фрагмент документа.

4.4.4. Вставка об'єктів за допомогою Автотекста

Якщо часто доводиться вводити в документи ті самі довгі назви й або використовувати для оформлення документів стандартні об'єкти (логотип компанії, стандартний заголовок ділового листа і т.д.), цю процедуру можна спростити за допомогою засобу, називаного автотекстом.

Як елементи автотекста можна визначити текст, графіку, таблиці та інші елементи оформлення документа. За замовчуванням елемент автотекста стає доступним у всіх документах. У випадку, якщо елемент створений для певного типу документа, необхідно вказати ім'я шаблона в полі Шаблони.

Рис. Створення елемента автотекст

4.4.5. Копилка (Скарбничка)

Копилка (Скарбничка) – це спеціальний елемент Автотекста, що дозволяє видалити виділені фрагменти з різних місць документа, зібрати їх разом і вставити усі відразу в нове місце документа. Вміст Копилки (Скарбнички) вставляється в документ звичайним образом, як і будь-який інший елемент Автотекста. Скарбничку можна спустошити і підготувати її для накопичення нової групи фрагментів тексту і графіки. Необхідно звернути увагу, що при додаванні в Копилку (Скарбничку) фрагменти вирізують з документа, а не копіюються.

Щоб вставити в Копилку (Скарбничку) текст або рисунок, необхідно виділити їх і натиснути комбінацію клавіш Ctrl+F3. Повторити зазначені операції для кожного об'єкта, що поміщається в Копилку (Скарбничку). Установити курсор туди, куди необхідно уставити вміст Копилки (Скарбнички) і переконається, що курсор знаходиться на початку рядка або оточений пробілами. Для вставки вмісту Копилки (Скарбнички) з її одночасним очищенням натиснути клавіші Ctrl+Shift+F3. Для вставки вмісту Копилки (Скарбнички) без її очищення, так щоб її вміст міг бути використаний повторно, уведіть слово "spike" Копилка (скарбничка) і натисніть клавішу F3. Після написання слова spike висвітиться підказка з початковим фрагментом Копилки (Скарбнички).

4.4.6. Закладки

Закладкою називається місце в документі або виділений фрагмент тексту, які застосовуються для створення посилань. Закладка дозволяє перейти в потрібне місце документа, використовуючи наступні елементи документа: текст, малюнок, таблицю в перехресному посиланні. Їхнє призначення у MS Word — швидко перейти до потрібного місця в документі. При роботі з великими документами використання закладок стає просто неоціненним.

Рис. Вікно діалогу «Закладка»

4.5. Спеціальні засоби редагування

У процесі редагування можна використовувати інструмент пошуку і заміни, що дозволяє знайти в документі потрібне місце або формат, а також здійснити контекстну заміну усіх входжень зазначених символів.

Обов'язковою вимогою сучасних текстових редакторів, є наявність засобу перевірки орфографії. Задача перевірки орфографії полягає в тому, щоб полегшити редагування, і від того, як повно ця задача вирішена, залежить якість текстового редактора.

На заключному етапі редагування виконується перенос слів, що дозволяє більш компактно розмістити текст у документі.

4.5.1. Автозаміна

Автозаміна – засіб для автоматичної корекції помилок, вставки в документ фрагментів тексту, графіки, таблиць і т.п. Засіб автозаміни може виправляти часто зустрічаються помилки (наприклад, уведення «дял» замість «для»). З огляду на можливі типи помилок подібного роду, MS Word передбачає близько 400 варіантів замін різних часто зустрічаються помилок. Можна доповнювати цей список своїми замінами.

Рис. Вікно діалогу «Автозамена»

4.5.2. Перенос слів

Завдяки переносу слів, можна одержати більш компактний текст. Якщо перенос не використовується, то при вирівнюванні по ширині створюється, так називана, розгонка рядків. Це псує зовнішній вигляд тексту, оскільки деякі з рядків виявляються мало заповненими, і слова в них розташовані з великим інтервалом.

Поділ слів для переносу в документі може здійснюватися автоматично або вручну. При переносі слова розбиваються по складах, і в них уставляються сховані символи м'якого переносу (так називані, необов'язкові дефіси). Вставка цього символу здійснюється за допомогою комбінації клавіш: Ctrl+(-)дефіс. Для того, щоб заборонити розрив слів, що не прийнято розривати (наприклад, «див. стор. 56» або «мал. 12»), між ними варто поставити символ нерозривного пробілу, що вводиться натисканням комбінації клавіш Ctrl+Shift+Spacebar (Пробіл). Команда Язык / Расстановка переносов знаходиться у меню Сервис.

Рис. Вікно діалогу «Расстановка переносов»

4.5.3. Перехресні посилання

Перехресне посилання дозволяє заслатися на розташований в іншому місці елемент документа: малюнок, таблицю, формулу, виноску, заголовок відформатований стандартним стилем. У перехресне посилання можна включити номер сторінки. Якщо змінитися місце розташування або зміст інформації, на яку робиться посилання, то при відновленні перехресних посилань ці зміни будуть враховані.

Перед тим як створити перехресне посилання, у документ вводять вступний текст, використовуваний перед перехресним посиланням, і лапки для тексту перехресного посилання, у які встановлюють курсор. Потім у меню Вставка вибирають команду Перекрестная ссылка.

Рис. Вікно діалогу «Перекрестная ссылка»

Якщо замість тексту перехресного посилання, наприклад, номера сторінки, видний елемент, типу { PAGEREF ReF377880425 \h }, це означає, що включений режим відображення кодів полів замість значень полів. Щоб побачити значення поля, установіть покажчик миші на поле і натисніть праву кнопку. В контекстному меню, що відкриється виберіть команду Коды/значения полей.

Якщо елемент, на який треба зробити посилання, знаходиться в іншому документі, необхідно, щоб обидва документи були частиною головного документа.

4.5.4. Назва

Word може автоматизувати вказівку номера для існуючих елементів документа або для тих, що вставляються: малюнків, таблиць, діаграм. Наприклад, до кожного рисунка можна додати назву елемента і номер:: "Рис. 1" "Рис. 2" и т.д.

Рис. Вікно діалогу «Название»

При додаванні або видаленні одного елемента, номери інших автоматично поновлюються, тобто якщо вставити в середині документа рисунок і дати йому номер усі наступні номери автоматично зміняться. Нумеровані назви умовно можна розділити на три частини: постійну, автоматичну нумерацію і текст, який вводиться користувачем. Наприклад, у нумерованій назві «Таблиця 1. Моделі комп'ютерів» слово "Таблиця" відноситься до постійної частини, "1" - автоматична нумерація "Моделі комп'ютерів" - текст, що вводиться користувачем. На нумеровані назви можна посилатися в перехресному посиланні.

Щоб уставити назву, необхідно виділити елемент, до якого додається назва, і вибрати команду Название в меню Вставка.

У полі Название (Caption) відобразиться текст назви.

· Кнопка Создать (New Label) відкриває вікно діалогу, у яке можна ввести нову назву.

· Кнопка Удалить (Delete Label) дає можливість видалити назву, що більше не знадобиться.

· Кнопка Автоназвание (AutoCaption) відкриває вікно діалогу, що дозволяє вибрати, до яких елементів, що вводяться в документ, буде автоматично додаватися назва.

· Натиснувши кнопку Нумерация (Numbeimg), ви відкриєте вікно діалогу Нумерация названий (Caption Numbering), що дозволяє вибрати формат номера, включеного в назву. Наприклад після установки прапорця Включить номер главы (Include chapter number) перед номером малюнка або таблиці буде автоматично вказуватися номер глави.

Якщо при редагуванні документа елемент, що містить перехресне посилання або нумеровану назву, був вилучений або переміщений, то для їхнього відновлення необхідно виділити перехресне посилання або назву, указати на неї і натиснути праву кнопку миші і вибрати в контекстному меню команду Обновить поле (Update Field). Після виділення всього документа можна поновити всі поля, натиснувши клавішу <F9>. При друці документа всі перехресні посилання і назви автоматично поновлюються. Щоб видалити назву, його необхідно виділити і натиснути клавішу <Delete>.

Дата добавления: 2015-05-26