Використання адресної книги

Основні поняття різних методів збереження даних

СТВОРЕННЯ ТА ОБРОБКА ДАНИХ ДЛЯ ЗЛИТТЯ

Word — більше, ніж просто редактор текстів, він може друкувати звіти, працювати з базами даних. Він дозволяє працювати з такими видами табличних даних, як адреси, рахунки, каталоги продуктів та прайс-листів, зберігати їх у виді таблиць, імпортувати таблиці з інших додатків. Безліч задач розв’язуваних за допомогою СУБД, можуть бути вирішені й у Word. Наприклад, можна використовувати дані створені чи імпортовані в Word, щоб створити наступні види документів:

• Стандартні листи з використанням інформації про імена й адреси. У стандартні листи може бути вставлена й інша інформація, наприклад, обсяг замовлення, найменування продукту і т.д.

• Конверти, що можуть створюватися одночасно з листами.

• Наклейки, що можуть включати логотипи компанії, малюнки й інші типи нестандартних даних.

• Каталоги, що можуть містити в собі графіку.

• Звіти довільної форми. Word дозволяє використовувати верстку в колонок і обтікання графіки текстом, що недоступно для робочих аркушів Excel чи генераторів звітів СУБД.

У Word можна виділити три основних джерела даних для злиття: документ Word, зовнішній файл і спільно використовувані бази даних.

Документ Word може являти собою таблицю з даними. Вона може бути легко перетворена в текст із використанням символу табуляції або крапки з комою для поділу даних.

Зовнішнім файлом може бути будь-який файл даних, імпортований з іншого додатка, такого як Microsoft Access, Microsoft Excel, dBASE, Paradox і т.д. Можливо також користатися драйверами ODBC.

До спільно використовуваних даних відносяться адресні книги, створені за допомогою "Персональної адресної книги", спеціального засобу Word, або за допомогою інших додатків Microsoft, таких як Schedule+ або списки для Microsoft Network.

Робота зі списками імен і адрес дуже проста при використанні таких додатків, як адресна книга Schedule+. Після введення імен і адрес, користувач може виконувати безліч дій з цими даними: редагувати, видаляти, додавати нові, здійснювати пошук і сортувати.

Word дозволяє призначити конкретну адресну книгу Schedule+ як джерело даних для здійснення операції злиття. Так як багато компаній використовують саме Schedule+ для складання персональних розкладів, підготовки зустрічей і оповіщення співробітників, є зміст використовувати цей додаток для підготовки адресних книг, збереження імен клієнтів або списків своїх контактів. Уся така інформація зберігається в персональних адресних книгах.

Дата добавления: 2015-05-26