Модифікація злиття

Робота з вже існуючим джерелом даних

Можлива робота з вже існуючими джерелами даних, навіть якщо вони не є документами Word. Дані можуть бути отримані з електронної таблиці, бази даних або з іншого джерела інформації.

У вже існуючому джерелі даних можна редагувати вміст полів або створити новий основний документ, що містить відповідні поля злиття. Наприклад, якщо необхідно створити новий документ на бланку з використанням вже існуючого джерела даних, потрібно виконати наступні дії:

1. Вибрати команду " Сервіс, Злиття ".

2. Натиснути кнопку " Створити ". У списку, що з'явився, вибрати тип документа: "Документи на бланку", "Наклейки", "Конверти", "Каталог". На екрані з'явиться діалогове вікно. Натисніть кнопку "Активне вікно", якщо ви хочете прив'язати джерело даних до активного відкритого документа, або кнопку "Створити основний документ" для створення нового основного документа.

3. Натиснути кнопку "Получить данные" ("Одержати дані"). У списку, що розкривається, вибрати пункт "Открыть источник данных" (Відкрити джерело даних"). На екрані з'явиться діалогове вікно "Открытие источника данных" ("Відкриття джерела даних").

4. Вибрати папку й ім'я файлу, які збираєтеся використовувати як джерело даних. Натиснути кнопку ОК.

5. Натиснути кнопку "Создание основного документа" ("Створення основного документа") або кнопку "Правка основного документа"("Виправлення основного документа").

Джерело даних тепер відкрите, але не відображається у вікні.

Як джерело даних допускається використання файлів, створених за допомогою більш ранніх версій Word. Для використання таких файлів необхідно, щоб були установлені відповідні конвертери зі старих форматів у формат Word для Windows 95. Після того, як файл був збережений у поточному форматі, його можна використовувати так само, як і будь-яке інше джерело даних.

Після створення основного документа і джерела даних необхідно перевірити правильність підготовлених до злиття документів. Зміст перевірки готовності документів до злиття полягає в тому, щоб установити відповідність між основним документом і джерелом даних. Якщо документи відповідають один одному, тобто кожному вставленому полю відповідають визначені дані з джерела, то Word або автоматично робить злиття, або виводить повідомлення, що помилок не знайдено і документи до злиття готові.

Існує можливість перевірки всього джерела даних за допомогою кнопки «Поиск ошибок» («Пошук помилок») панелі інструментів «Злиття».

Рис. Панель інструментів «Злиття»

При натисканні цієї кнопки Word робить перевірку всіх записів для перебування помилок, таких як невідповідність імен полів правилам визначення закладок. Word перевіряє також, що кількість імен полів і кількість полів у кожному записі однакові. Якщо джерело даних не знайдене або містить порожні записи, видається попереджуюче повідомлення.

1. З'явиться діалогове вікно («Пошук помилок»).

Рис. Вікно діалогу «Поиск ошибок»

2. Необхідно вибрати метод створення основного документа і звіту про помилки. Перший перемикач стимулює операцію злиття, а другий і третій дійсно роблять її. Другий перемикач виводить на екран повідомлення про кожну помилку покрокове, а третій поміщає всі повідомлення в новий документ. Якщо передбачається наявність помилок, то краще вибрати перший перемикач.

3. Якщо з'являється повідомлення про помилку, необхідно або видалити поле, з яким зв'язана помилка, або замінити його іншим. Можна натиснути кнопку Отмена (Скасування), тоді помилка залишиться, але повідомлення про неї з'явиться в основному документі. Після завершення перевірки полів злиття, буде виведений документ, у якому повідомляється про всі допущені помилки. Тоді їх можна виправити, якщо не зробили цього раніш.

4. Якщо помилок не знайдено, то у випадку вибору першої опції, з'явиться повідомлення про відсутність помилок у полях злиття. У двох наступних – злиття відбувається автоматично.

Примітка! Якщо записи зберігаються не у форматі таблиці, а розділені спеціальними символами типу коми, табуляції і т.д., то втрата спецсимвола може привести до невідповідності числа полів у записі і числа полів у заголовку.

Дата добавления: 2015-05-26