Поняття організаційної діяльності та організаційної структури управління

В зошиті

Поняття "організація" вважається одним із найважливіших, він використовується в таких значеннях:

— система, зокрема система управління, що розглядається як єдиний організм;

— стадія процесу управління, призначена для створення нової або реорганізації чи ліквідації діючої системи;

— суб'єкт господарювання.

У широкому розумінні поняття "організація" — це певний порядок, а підвищення рівня організованості — впорядкування. Досягнутий порядок вважають повним, якщо в ньому практично відобразилися чотири аспекти впорядкованості, які випливають у зв'язку з тим, що визначено:

1) межі системи, тобто встановлено, скільки та які системо утворюючі одиниці вона охоплює;

2) змінні, що характеризують одиниці, котрі утворюють систему;

3) допустимі співвідношення між можливими кількісними значеннями змінних шляхом накладання обмежень па кожну з них;

4) спосіб дії кожної одиниці їх взаємодії.

Сучасні великі фірми — національні та багатонаціональні компанії, які вкладають капітали в різні галузі й мають підприємства в багатьох країнах світу. Великі фірми мають десятки наукових лабораторій, складну систему матеріально-технологічного постачання та збуту, що охоплює багато агентів, підприємства технічного обслуговування тощо. Для ефективного функціонування таких фірм потрібні, насамперед, досконалі внутрішні зв'язки. Об'єднання різних частин фірми в єдине ціле забезпечується за допомогою організаційної функції менеджменту.

У менеджменті в системному підході організація розглядається як множина взаємопов'язаних і певним чином упорядкованих компонентів, що забезпечує цілісність організації та її відносини із зовнішнім середовищем.

Поняття "організація" охоплює такі взаємопов'язані елементи:

— мета та завдання;

— групування завдань для визначення видів робіт;

— групування видів робіт у відповідних підрозділах згідно з метою організації;

— делегування повноважень, розподіл відповідальності й визначення кількості рівнів в ієрархії управління;

— створення організаційного клімату, що спонукає працівників активно працювати для досягнення мети організації;

— проектування системи комунікацій, яка може забезпечити прийняття ефективних рішень, їх контролю та координації;

— побудова єдиної організаційної системи, що забезпечує внутрішнє узгодження всіх складових організації, адаптацію до змін зовнішнього середовища.

Склад організаційних функцій передбачає три основні рівні розвитку, кожен з яких, у свою чергу, також складається з трьох етапів.

Організація як функція менеджменту — це процес створення структури підприємства, що дає змогу людям ефективно працювати разом для досягнення спільної мсти. Отже, попередньою умовою для створення структури підприємства є формування стратегії, а основна мета організаційної функції в менеджменті полягає в забезпеченні переходу від стратегії до структури.

Організаційну функцію часто розглядають як процес розподілу обов'язків і координацію зусиль персоналу з метою забезпечення максимальної продуктивності в досягненні попередньо визначеної мети діяльності.

Розрізняють декілька аспектів організаційної діяльності:

— взаємовідношення повноважень, що об'єднують керівництво вищої ланки з нижчими рівнями працівників і забезпечують можливість розподілу та координації завдань;

— створення системи управління, тобто створення об'єктів управління (керованих систем), суб'єктів управління (керуючих систем) і встановлення зв'язків між ними;

— удосконалення системи управління.

Практичним результатом виконання організаційної функції вважається:

1) затвердження структури виробництва, структури органів управління, схеми взаємозв'язків між підрозділами;

2) регламентація функцій, підфункцій, робіт і операцій, встановлення прав та обов'язків органів управління й посадових осіб;

3) затвердження положень, інструкцій;

4) підбір, розстановка кадрів і формування штатів працівників у керуючій та керованій системах.

Згідно з останніми досягненнями теорії та практики менеджменту структура організації має забезпечити реалізацію її стратегії. Оскільки стратегії змінюються, то виникає потреба у відповідних змінах організаційних структур.

Категорія "структура" відображає будову та внутрішню форму системи. Зв'язок елементів у структурі підпорядковується діалектиці взаємозв'язків частини і цілого. Наявність структури — невід'ємний атрибут усіх існуючих систем, адже саме структура надає їм цілісності. Категорія "структура" означає відносно стійкі зв'язки, що виникають між елементами організації. Структура сприяє збереженню сталого стану системи. Стосовно системи структура — показник її організованості.

Є багато визначень поняття організаційної структури управління виробництвом; вони відрізняються рівнем деталізації досліджуваного предмета. Розглянемо декілька з них.

1. Структура, що відображає синтез взаємозв'язків різних елементів, які функціонують для досягнення визначеної мети, називається організаційною. Отже, організаційна структура будь-якої системи пов'язана з досягненням глобальної мети.

2. Згідно з іншим визначенням, організаційна структура — це конструкція організації, на основі якої здійснюється управління фірмою. Вона має або формальне, або неформальне вираження й охоплює два аспекти:

— канали влади та комунікації між різними адміністративними службами і працівниками;

— інформацію, що передається цими каналами.

3. Організаційну структуру управління розглядають також як категорію менеджменту, що відображає організаційний аспект зв'язків управління і становить єдність рівнів і лапок управління в їх взаємозв'язку.

Ланка управління — відокремлений орган, що виконує функції управління, має права для їх реалізації, визначену відповідальність за виконання функцій та використання прав.

Рівень управління — сукупність ланок управління на певному етапі ієрархії управління. Рівні управління, поєднуючи різні лапки, характеризують рівень концентрації процесу управління і послідовність підпорядкування одних ланок іншим зверху донизу.

4. Організаційна структура управління — склад, взаємозв'язки та супідрядність організаційних одиниць апарату управління, які виконують різні функції управління організацією.

Згідно з цим визначенням основними елементами організаційної структури управління є:

— склад і структура функцій управління;

— чисельність працівників для реалізації кожної управлінської функції;

— професійно-кваліфікаційний склад працівників апарату управління;

— склад самостійних структурних підрозділів;

— кількість рівнів управління та розподіл працівників між ними;

— інформаційні зв'язки.

Отже, кожне з визначень покращує розуміння сутності організаційних структур управління підприємством; чим досконаліша організаційна структура управління, тим ефективніший вплив управління на процес виробництва. Для цього організаційна структура має відповідати певним вимогам:

— адаптивність;

— гнучкість і динамізм;

— адекватність;

— спеціалізація;

— оптимальність;

— оперативність;

— надійність;

— економічність;

— простота.

На побудову організаційних структур управління впливає система факторів, що стосується також об'єкта і суб'єкта управління. Серед факторів розрізняють групу регульованих і нерегульованих, а також таких, що виявляють безпосередній або опосередкований вплив. До найвагоміших факторів належать:

— обсяг виробничої діяльності фірми;

— виробничий профіль фірми;

— характер продукції, що виробляється, та технології її виробництва;

— сфера інтересів фірми;

— масштаби зарубіжної діяльності та форми її здійснення;

— характер об'єднання.

Під час департаменталізації (процес поділу організації на окремі блоки, що можуть називатися відділами, відділеннями або секторами) велике значення має питання про те, як розподілити діяльність співробітників організації по горизонталі, тобто визначити, які завдання має виконувати кожна структурна одиниця. Інший важливий момент побудови організації полягає в поділі робіт по вертикалі. Вирішувати, в якому елементі ієрархічної структури прийматимуть найважливіші рішення, — справа керівництва організації вищої лапки. Це визначає форму організаційної структури й ефективність управлінських рішень.

Керівник має делегувати підлеглому, принаймні, такий обсяг повноважень, який потрібен йому для вирішення поставлених завдань. Крім того, якщо норма керованості занадто висока, лінійні повноваження мають бути делеговані та введені додаткові рівні управління, щоб не допустити втрати координації.

Є багато способів делегування повноважень залежно від того, які конкретні рішення потрібно приймати.

Організації, де керівництво вищої ланки залишає за собою більшу частину повноважень, необхідних для прийняття найважливіших рішень, називаються централізованими.

Децентралізовані організації — такі організації, в яких повноваження розподіляються за нижчими рівнями управління. У надто децентралізованих організаціях керівники середньої ланки мають великі повноваження в конкретних сферах діяльності.

Однак на практиці не трапляються повністю централізовані або децентралізовані організації. Такі організації — лише граничні точки певного континууму, між якими розташовуються всі відомі типи структур. Ступінь централізації варіюється від організації, де більша частина повноважень (якщо не всі), необхідних для прийняття найважливіших рішень, залишається на вищому рівні управління, до організації, в якій більша частина таких прав і повноважень делегується нижчим рівням управління. Відмінність полягає тільки у відносному ступені делегування прав і повноважень. Тому будь-яка організація може називатися централізованою або децентралізованою лише порівняно з іншими організаціями або порівняно із самою собою, але в інші періоди.

З'ясувати, наскільки організація централізована порівняно з іншими, можна, визначивши такі її характеристики:

— кількість рішень, прийнятих на нижчих рівнях управління;

— важливість рішень, що приймаються на нижчих рівнях;

— наслідки рішень, прийнятих на нижчих рівнях;

— обсяг контролю за роботою підлеглих.

У межах однієї й тієї самої організації одні відділи можуть бути більш централізованими, ніж інші.

Коли йдеться про той чи інший ступінь централізації або децентралізації, ми фактично визначаємо ступінь делегування вищим керівництвом нижчим рівням управління своїх повноважень із прийняття найважливіших рішень у таких сферах, як визначення ціп, розробка видів продукції, маркетинг і питання, пов'язані з ефективністю роботи окремих структурних одиниць. Навіть у дуже децентралізованих організаціях керівництво вищої ланки залишає за собою право ухвалювати рішення з таких питань, як визначення загальних цілей і завдань організації, стратегічне планування, формування політики в різних сферах, колективні угоди з профспілками, розробка фінансової та бухгалтерської систем фірми.

Хоча в організаціях з дуже децентралізованими структурами повноваження приймати рішення мають делегувати керівництву середньої ланки, найважливіші рішення у великих фірмах однак приймають тільки службовці, які займають досить високі посади, на рівні не нижчому, ніж керівництво відділу. Така форма децентралізації у великих фірмах називається федеральною децентралізацією.

Подібно до всіх процесів управління, у проектуванні організації є тільки найбільш відповідний до певної ситуації спосіб. Відносна ефективність будь-якого типу організаційної структури визначається різними зовнішніми та внутрішніми факторами. Якщо одні підрозділи організації функціонують в оточенні, що відрізняється від оточення інших підрозділів, то відповідно мають відрізнятися і їх структури. Інший важливий фактор проектування організації пов'язаний з її інтеграцією або, як її часто називають, координацією" Інтеграція — це процес досягнення єдності зусиль усіх підсистем (підрозділів) організації з метою реалізації її завдань і цілей.

Для достатньо ефективного інтегрування організації керівництво вищої ланки має постійно зважати на загальні цілі організації і нагадувати співробітникам про необхідність концентрувати свої зусилля саме на загальних цілях. Недостатньо того, що кожен підрозділ і кожен співробітник працюватимуть ефективно самі по собі. Керівництво має розглядати організацію як відкриту систему.

Дата добавления: 2015-05-26