Средства графики в Excel

Создание и обработка электронных таблиц

Общие сведения об электронных таблицах

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MICROSOFT EXCEL

Лекция 13. Использование систем управления базами данных на основе программ Microsoft Office Suite..

Лекция 12. Компьютерные технологии обработки деловой информации на основе табличных процессоров

Лекция 11. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Лекция 10. Основы построения инструментальных средств информационных технологий

Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. Они представляют собой двумерные массивы, состоящие из поименованных столбцов и строк, называемых рабочими листами. Рабочие листы скомпонованы в книги, сохраняемые в виде файла. С помощью электронных таблиц можно выполнять расчеты, строить графики, применять электронные географические карты, проводить экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных экономических ситуаций и многое другое.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

создание и редактирование электронных таблиц;

оформление и печать электронных таблиц;

создание многотабличных документов, объединенных формулами;

построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

использование электронных географических карт;

работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

создание итоговых и сводных таблиц;

использование информации при построении таблиц из внешних баз данных;

решение экономических задач типа «что-если» путем подбора параметров;

решение оптимизационных задач;

статистическая обработка данных;

создание слайд-шоу;

разработка макрокоманд, настройка экрана электронных таблиц под потребности пользователя и т. д.

По оценкам фирмы PC Data of Reston, наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Excel (фирма Microsoft), Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Development) и Quattro Pro (фирма Word Perfect — Novell Applications Group). Однако если после своего появления в 1982 г. Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время явное преимущество имеет Excel. Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию функциональных средств Excel, многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах.

Электронные таблицы (ЭТ) состоят из столбцов и строк. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита, а строки — цифрами. Число столбцов в электронных таблицах обычно составляет 256 и строк — более 16 тыс. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки.

В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, называемых блоками. Блоки именуются адресами двух противоположных по диагонали ячеек, разделенных двоеточием. С блоками ячеек можно выполнять операции копирования, удаления, перемещения, изменения формата и т. п.

В электронных таблицах используются следующие типы данных:

текст — любая последовательность символов;

число — числовая константа;

формула — выражение, состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций и арифметических операций;

функции — стандартные формулы, позволяющие осуществлять выполнение часто встречающихся вычислений;

даты — значения дат, представленные в различных форматах, с которыми можно выполнять и арифметические, и логические операции.

Технология работы пользователя с электронными таблицами идентична для всех электронных процессоров, и различия между ними определяются в основном функциональными возможностями.

Наибольшее распространение в настоящее время имеют электронные таблицы Microsoft Excel, которые могут работать с четырьмя основными типами документов: электронной таблицей (рабочим листом), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий лист служит для организации данных и проведения разнообразных вычислений с ними.

Рабочая книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. Число листов можно менять. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т. п.

Диаграмма представляет собой графическое изображение данных таблицы.

Макротаблица (макрос) — это постоянно выполняемая пользователем последовательность команд, которую можно сохранить и выполнять автоматически по мере необходимости.

Microsoft Excel позволяет редактировать содержимое ячеек таблицы двумя способами: набором новой информации поверх ошибочной (используется, как правило, при полной замене информации) или активизацией строки ввода и внесением необходимых изменений. Для активизации строки ввода и перехода в режим редактирования используется клавиша F2. При этом в левой части строки ввода появляются символы Ввод (V) и Отмена (X).

Для сохранения таблицы на диске используются следующие команды в меню Файл:

Сохранить используется для записи документа под тем же именем и на том же месте, что и прежде.

Сохранить как используется для сохранения изменений в активном документе и возможно под другим именем.

На стандартной панели инструментов есть кнопка Сохранить, выполняющая действия, аналогичные команде Сохранить меню Файл.

По умолчанию Excel устанавливает стандартное расширение имени файла для ЭТ —.xls. Оно присоединится к имени файла автоматически.

Excel предлагает специальные средства расчетов, которые называются формулами и функциями, что позволяет во многих случаях почти полностью автоматизировать составление таблицы.

Ввод формул и функций осуществляется по следующим правилам:

в формулу кроме числовых значений могут входить в качестве аргументов адреса ячеек или блоков, а также функции или другие формулы;

если формула (или встроенная функция) начинается с адреса ячейки, перед первым символом необходимо набрать знак «=» (знак равенства) или знак «+» (плюс);

в ячейке виден результат вычислений, а сама формула отражается в строке ввода;

Excel по умолчанию вычисляет формулу каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы.

Большинство таблиц содержат в пределах одной графы или строки однородные данные, вычисляемые по аналогичным формулам. Такого рода расчеты реализуются копированием формул из одних ячеек в другие блоки.

С помощью мыши можно выделить блок следующим образом: отметить первую ячейку в блоке, а затем при нажатой левой клавише мыши протащить указатель по всем оставшимся ячейкам блока. При этом выделенная область будет заключена в рамку. В Excel можно выделить целиком столбец (блок столбцов), строку (блок строк) и все окно целиком. Для этого следует щелкнуть мышкой на соответствующем идентификаторе столбца или строки, т. е. букве — для столбцов и цифре — для строк. Для работы с блоками Excel предоставляет большой набор команд: Копирование, Перемещение, Вставка, Удаление, Форматирование и т.д.

Под форматированием таблицы обычно понимают формирование ее внешнего вида и структуры. Внешний вид таблицы определяется видом шрифта и его размером, цветом текста и фона, шириной столбцов и высотой строк, способом изображения цифровых данных и т. п. Все действия по форматированию можно выполнить, пользуясь командами меню Формат. Кроме того, часто использующиеся операции форматирования внесены в качестве кнопок инструментов Стандартной панели инструментов и панели инструментов Форматирование.

В Microsoft Excel текст автоматически выравнивается по левому краю ячейки, а числа по правому краю. Но пользователь может менять расположение данных в ЭТ.

Это можно сделать различными способами:

с помощью соответствующих кнопок панели инструментов;

с помощью команды Формат: Ячейки\Выравнивание;

с помощью контекстного меню.

Конечно, удобнее всего выравнивать данные с помощью Панели инструментов, однако с помощью команд Формат {Ячейки можно более точно задать дополнительные параметры форматирования.

Excel позволяет изменять цвета ячеек и блоков, а также заключать их в рамки. Можно рисовать произвольную комбинацию горизонтальных и вертикальных линий слева, справа, вверху или внизу ячейки.

При вставке строк и столбцов электронной таблицы нужно 'учитывать следующее:

новые строки вставляются над текущей (активной) строкой, в которой находится указатель мыши;

все остальные строки сдвигаются вниз на число вставленных строк и получают новые адреса;

столбцы вставляются слева от текущего столбца.

Для удаления строки необходимо выделить строку, щелкнув мышью по заголовку строки и выбрать: Правка {Удалить. Столбцы ЭТ удаляются аналогичным образом.

Microsoft Excel предоставляет возможность объединять и связывать рабочие листы или файлы электронных таблиц таким образом, что в результате ввода значения в одну таблицу может измениться содержимое другой таблицы, а выполнение вычислений в одном файле может привести, например, к выдаче сообщения в другом.

При объединении и связывании таблиц используется абсолютная адресация. Признаком абсолютного адреса является символ «$» (знак доллара). В зависимости от его позиции в адресе ячейки соответствующая область данных не модифицируется, например: $Л$1, $А1, А$1. Установить абсолютную адресацию можно несколькими способами:

ввести знак $ на экран с клавиатуры;

выделить ячейку, затем дважды щелкнуть мышью в строке формул на адресе ячейки, чтобы выделить его, а затем нажать клавишу F4;

объединять листы рабочей книги можно также по-разному:

суммированием содержимого ячеек соответствующих рабочих листов с использованием функции Автосуммирования;

консолидацией электронных таблиц;

созданием Сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц.

Способ консолидации позволяет объединять данные из областей-источников и выводить их в область назначения. При консолидации данных могут использоваться различные функции: суммирования, расчета среднего арифметического, подсчетов максимальных и минимальных значений и т. п. Кроме того, при консолидации можно создавать связи с исходными данными в областях-источниках, при этом область назначения будет автоматически обновляться при внесении изменений в областях-источниках.

Структурирование данных рабочих листов используется в Excel при создании итоговых отчетов. Оно позволяет показывать или скрывать уровни структурированных данных, выводя на экран данные с большими или меньшими подробностями.

При консолидации данных с созданием связей Excel автоматически корректирует итоговые данные при изменении их в таблицах-источниках.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Кроме того, имеется возможность выбора из различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

Диаграммы можно строить либо на рабочем листе таблицы, либо на новом рабочем листе. Создать диаграмму в Excel можно по шагам с помощью Мастера диаграмм, который предоставляет широкий выбор различных типов диаграмм. Можно просмотреть любой тип диаграммы и выбрать наиболее удачный для данной таблицы.

Внедренная на рабочий лист диаграмма может находиться в одном из трех режимах:

просмотра, когда диаграмма выделена по периметру прямоугольником;

перемещения, изменения размера и удаления, когда диаграмма по периметру выделена прямоугольником с маленькими квадратиками;

редактирования, когда диаграмма выделена по периметру синим цветом или выделен синим цветом заголовок.

Переход с одного режима на другой осуществляется щелчком мыши. Для выхода из любого режима достаточно щелкнуть мышью вне диаграммы.

В построенную диаграмму можно вносить различные изменения: менять ее тип, изменять текст и шрифты, добавлять и удалять данные, метки и т.д. Основные компоненты плоской диаграммы, которые можно редактировать, показаны на рис. 8.1.

Для объемной диаграммы составные части несколько отличаются. В зависимости от типа диаграммы можно выделять и форматировать различные ее части.

С помощью панели диаграмм можно очень просто выполнять ряд операций с графиками: убирать (размещать) сетку, убирать (размещать) легенды, изменять тип графика. Кроме изменения внешнего вида диаграммы можно добавлять и удалять исходные данные, по которым построена диаграмма.

Представление данных в виде диаграмм позволяет не только наглядно представить числовые данные, но и осуществить анализ этих данных по нескольким направлениям.

Для наглядного показа тенденции изменения некоторой переменной целесообразно на график вывести линию тренда. Однако это возможно не для всех типов диаграмм. Введенная линия тренда сохраняет связь с исходным рядом, т. е. при изменении данных соответственно изменяется линия тренда. Кроме того, линию тренда можно использовать для прогноза данных. Для одного и того же ряда данных можно построить несколько трендов и вывести их уравнения на график.

Данные измерений всегда содержат ошибку. При графическом представлении таких данных иногда есть необходимость отразить величину этой ошибки на диаграмме в виде планок погрешностей. Пользователю предоставляется несколько различных вариантов для вывода планок погрешностей.

Изменение данных в таблице, естественно, приводит к изменению диаграмм, и наоборот. Если на диаграмме изменить значение, вычисляемое по формуле, то можно выйти на задачу подбора параметров, т. е. следует определить, какую зависимую ячейку надо изменять для достижения требуемого значения. Форматировать можно все элементы диаграммы.

Изменение значений данных в диаграмме происходит параллельно с изменениями данных в таблице. Для многих типов диаграмм (плоской линейчатой, гистограмме, графике и др.) можно изменять значения в диаграмме и одновременно в таблице, перетащив маркер данных на диаграмме.

Excel имеет специальный аппарат для графического анализа моделей, в том числе возможность построения линий тренда (рис. 8.2), которые могут использоваться для анализа и прогнозирования данных.

Дата добавления: 2015-05-26