Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа

Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит 28. Об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит 27. Отметка об исполнителе и номер его телефона

Реквизит 26. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению предприятия.

Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2—4 интервала ниже реквизита «Подпись» и печатается от левого поля. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:

фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;

имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.

Например:

Сидоркин или Илья Ильич Сидоркин

706 44 23 706 44 23

В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа.

Этот реквизит наносится на документ от руки и является свидетельством завершения работы с ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись.

Например:

Подготовлено письмо № 34/08-67 от 28.05.2000.

В дело №08-15. Исполнитель Б.Л.Зотов

В ряде организаций отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампе указываются звание организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая именование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.

Дата добавления: 2015-05-26