Перекрестный отчет

Перекрестный отчет позволяет распечатывать повременные данные о задачах и ресурсах, создавая отчеты, аналогичные по структуре диаграммам использования. Для создания перекрестного отчета в диалоговом окне определения типа отчета (см. рис. 22.7) нужно выбрать пункт Crosstab (Перекрестная таблица). После этого откроется диалоговое окно определения параметров нового отчета (рис. 22.19, файл 8.mpp).

Первая вкладка диалогового окна содержит стандартные параметры Name (Название), Filter (Фильтр) и флажок Highlight (Выделяющий фильтр), а также раздел Crosstab (Перекрестная таблица), в котором определяется структура отчета.

Рис. 22.19. Определение параметров перекрестного отчета

В раскрывающемся списке Row (Строка) определяется, какие данные будут отображаться в строках таблицы: названия задач или ресурсов. Например, в файле 8.mpp мы выбрали пункт меню Tasks (Задачи), поэтому в строках отчета будут отображаться названия задач.

Ниже находится флажок And resource assignments (И назначенные ресурсы), установив который можно добавить в отчет сведения о ресурсах, назначенных на задачи. Если же отчет настроен для отображения в строках названий ресурсов, то этот флажок изменяет название на And task assignments (И назначенные задачи) и его установка приводит к отображению в отчете сведений о задачах, назначенных ресурсу.

В зависимости от значения параметра Row (Строка) изменяется содержимое раскрывающегося списка Column (Столбец), в котором определяется, какие сведения о задачах или ресурсах будут отображаться в таблице. В файле 8.mpp мы выбрали пункт Cost (Затраты), чтобы просмотреть в отчете данные о стоимости задач.

Над раскрывающимся списком Column (Столбец) находятся два поля для определения временного периода, которому будет соответствовать один столбец. Например, в нашем случае один столбец будет содержать данные за 1 квартал.

Чтобы посмотреть, как выглядит отчет с текущими настройками, нажмем кнопку ОК, а затем в списке отчетов нажмем кнопку Preview (Просмотр). Отчет (рис. 22.20) состоит из таблицы: в первом столбце отображаются названия задач, а затем следуют два столбца с данными за два квартала, во время которых запланировано выполнение проекта.

На второй вкладке диалогового окна создания отчета, как и в предыдущих случаях, определяется, какие дополнительные сведения будут отображены и как будут оформлены данные. На рис. 22.21 представлены эти настройки для файла 9.mpp, в котором мы продолжаем редактирование созданного ранее отчета.

Рис. 22.20. Перекрестный отчет после сохранения настроек

Рис. 22.21. Настройки отображения дополнительной информации

В разделе Show (Показать) определяется, какие дополнительные данные будут добавлены в отчет. Как видно на рис. 22.20, по умолчанию задачи отображаются без группировки по фазам, из-за чего пропадает их структура. Чтобы фазы отображались в отчете, нужно установить флажок Summary tasks (Суммарные задачи). В отчет может быть добавлен столбец с суммарными данными по каждой из строк отчета. Если такой столбец нужен в вашем отчете, то следует установить флажок Row totals (Итоги по строкам). А для включения в отчет строки с суммарными значениями в каждом из столбцов необходимо установить флажок Column totals (Итоги по столбцам).

В отчете может отображаться рамка для разделения задач или ресурсов. Для этого следует в разделе Gridlines (Линии сетки) установить флажок Between tasks (Между задачами) или Between resources (Между ресурсами). Если один из типов данных не выводится в отчете, то соответствующий флажок недоступен. Например, в нашем отчете используются задачи, но нет назначений, поэтому флажок отображения сетки для ресурсов недоступен.

Для большинства задач или ресурсов данные отображаются не в каждом столбце таблицы (если, конечно, временной интервал столбца не превышает длительности проекта), а значит, неизбежны нулевые значения. Обычно MS Project не показывает их в отчетах, и это видно на рис. 22.20, где для некоторых задач в столбцах не указаны значения, например для первой задачи во втором столбце. Более того, если целый столбец содержит нулевые значения, он не будет отображаться в отчете. Но иногда требуется отобразить нулевые значения, и в таком случае следует установить флажок Show zero values (Показать нулевые значения). При настройке файла 9.mpp мы установили этот флажок.

Если временной интервал, данные которого отображаются в столбце, достаточно мал (например, неделя или день), то отчет будет включать большое число столбцов и его ширина возрастет до нескольких страниц. В таком случае просматривать вторую и следующие страницы довольно неудобно, поскольку названия задач или ресурсов, к которым относятся данные, указаны только на первой странице. Чтобы эти названия повторялись, необходимо установить флажок Repeat first columns on every page (Повторять первый столбец на каждой странице). Поскольку наш отчет состоит лишь из одной страницы, мы не используем эту возможность.

В раскрывающемся списке Date format (Формат даты) определяется формат отображения даты в заголовках столбцов. В отчете на рис. 22.20 по заголовкам столбцов не понятно, к какому году относятся кварталы. Поэтому в раскрывающемся списке мы выбрали формат, включающий номер года.

На последней вкладке диалогового окна настройки отчета определяются параметры сортировки. Диалоговое окно настройки параметров сортировки не отличается от того, что используется при создании отчетов других типов (см. рис. 21.12) или при сортировке таблиц.

На рис. 22.22 представлен отчет после сохранения настроек, показанных на рис. 22.21. Задачи стали разделяться линиями сетки, внизу таблицы появилась строка с итоговыми значениями по каждому из столбцов, а в столбцах стали отображаться нулевые значения. Кроме того, в заголовках столбцов отчета стали

отображаться номера годов рядом с номерами кварталов (поскольку в календаре проекта используется финансовый год, в отчете указываются номера финансовых годов).

Рис. 22.22. Перекрестный отчет после настройки отображения дополнительных данных

опирования или перемещения между файлами проектов предназначена вкладка Reports (Отчеты) диалогового окна Organizer (Организатор). Попасть на нее можно из диалогового окна просмотра списка отчетов (см. рис. 22.6), щелкнув на кнопке Organizer (Организатор), или с помощью команды меню Tools > Organizer (Сервис > Организатор). Там же можно и переименовать отчет. Работу с Организатором мы рассматривали в разделе «Удаление и перемещение представлений и их составляющих».

На листе отчета отображаются как данные отчета, так и дополнительные сведения: название проекта, номер страницы, текущая дата и пр. Чтобы изменить содержимое колонтитулов документа, а также ориентацию бумаги и размер полей, нужно щелкнуть на кнопке Setup (Настройка) в диалоговом окне со списком отчетов (см. рис. 22.6) или на кнопке Page Setup (Параметры страницы) на панели инструментов в диалоговом окне просмотра отчета. Открывающееся после нажатия на эти кнопки диалоговое окно настройки параметров страницы мы рассматривали в разделе «Настройка параметров страницы».

Дата добавления: 2015-05-29