Заповнення трудових книжок

Трудові книжки та вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами. Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. До трудової книжки вносяться відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження; дата заповнення, підписи власника книжки і відповідальної особи за видачу книжки; про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; про видачу вкладиша; про нагородження і заохочення; про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди; про призначення пенсії.

Стягнення до трудової книжки не заносяться. Записи у трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення, і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи ведуться арабськими цифрами (число і місяць - двозначними), акуратно, кульковою ручкою або ручкою з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору. Печаткою завіряються записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова форма № П-2), в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Якщо виявлено неправильний або неточний запис відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.

За необхідності власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення та інші, мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускаються.

Якщо необхідно, наприклад, змінити запис відомостей про роботу, після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису у графі 3 пишеться: "запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)", а у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і робиться запис про поновлення на попередній роботі або зміну формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: "Запис за № таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі". При зміні формулювання причини звільнення пишеться: "Запис за № таким-то є недійсним, звільнений..." і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

За наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, у подальшому визнаного недійсним, на прохання працівника йому видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові й дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки, які завіряються печаткою відділу кадрів.

У графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок пишеться повне найменування підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата зарахування на роботу.

У графі 3 пишеться: "Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво" із зазначенням конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі професій.

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.

Показники, зазначені у цих Списках, обов'язково повинні бути підтверджені у карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації і можуть записуватись у дужках.

Якщо працівнику у період роботи присвоюється новий розряд, про це в установленому порядку робиться відповідний запис.

Робота за сумісництвом, оформлена в установленому порядку, у трудовій книжці зазначається окремим порядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформляється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: "Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване на таке-то", а в графі 4 проставляється підстава перейменування: наказ (розпорядження), його дата і номер.

Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів є накази навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

Період роботи зазначених студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів у студентських таборах, при проходженні виробничої практики і при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи. На підставі цих довідок навчальні заклади (наукові установи) забезпечують занесення до трудових книжок студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів відомостей про роботу згідно з одержаними даними. Довідки зберігаються в особових справах зазначених осіб як документи суворої звітності.

Для студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які раніше не працювали та у зв'язку з цим не мали трудових книжок, відомості про роботу у студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики на підставі довідок вносяться на підприємстві, де вони будуть працювати.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів такі записи:

· про час служби у Збройних силах України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування. Із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

· про час навчання у професійних навчально-виховних закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрах, пунктах тощо);

· про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і роботу у студентських таборах, виробничу практику та виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі та клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених раніше;

· про роботу як членів колгоспу у тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

· про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. є ст. 56 Закону України "Про пенсійне забезпечення"), у тому числі за пристарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

· безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення. Передбачені цим пунктом записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на цьому підприємстві.

При відновленні в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги з державного соціального страхування до трудової книжки працівника за останнім місцем роботи у графу З розділу "Відомості про роботу" вноситься запис: "Безперервний трудовий стаж відновлений із такого-то числа, місяця, року", у графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

Працівникам, які зайняті на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу при поверненні в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 зазначеного розділу трудової книжки робиться запис: "Безперервний стаж роботи зберігається".

До трудових книжок працівників у розділ "Відомості про нагородження" вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ "Відомості про заохочення" вносяться відомості про заохочення за успіхи у праці.

До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

Порядок внесення відомостей про нагороди і заохочення такий:

· у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка найменування підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника);

· у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням;

· у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис (із посиланням на дату, номер і найменування документа).

Трудова книжка складається із титульного аркуша і розділів:

1. Відомості про роботу. (ДОДАТОК Б)

2. Відомості про нагородження. (ДОДАТОК В)

3. Відомості про заохочення. (ДОДАТОК В)

4. Відомості про призначення пенсії.

Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем, який вшивається в трудову книжку. Він має ті ж розділи, що й трудова книжка.

Вкладиш без трудової книжки не дійсний. Тому в трудовій книжці ставиться штамп з написом “Виданий вкладиш”, зазначається його номер і серія. (ДОДАТОК Г)

Заповнюється трудова книжка адміністрацією установи, організації (секретарем, інспектором по кадрах, відділом кадрів). Записи в трудовій книжці проводяться відповідно до ст. 48 КЗпП України та Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.93 № 58, із внесенням змін наказом цих же органів від 26.03.96 № 29.

У разі втрати трудової книжки або її зіпсування власник книжки повинен подати письмову заяву адміністрації установи за останнім місцем роботи.

Не пізніше як через 15 днів після подання заяви, адміністрація повинна видати працівникові дублікат трудової книжки або вкладиша до неї.

На бланку нової трудової книжки або вкладиша в правому верхньому куті титульного аркуша робиться напис “Дублікат”.

Записи в дублікат трудової книжки заносяться згідно із загальними правилами. У відповідних розділах оформлюються записи про роботу, про нагороди і заохочення за останнім місцем роботи на підставі наказів, які видавалися раніше.

Якщо працівник раніше працював на інших підприємствах, установах, організаціях, то в розділі “Відомості про роботу” у графі 3 на підставі відповідних документів оформляється запис про загальний стаж роботи до початку роботи в даній установі, організації.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього на підставі належно оформлених документів до дубліката можуть вноситися дані про окремі періоди роботи. У графі 2 зазначається дата прийняття на роботу, у графі 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назва посади (роботи), на яку було прийнято. Якщо є документальні дані про переведення працівника на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це теж робиться запис.

Після цього аналогічно вносяться дані про звільнення працівника.

Якщо подані працівником документи не містять повних даних про роботу в минулому, то до дубліката трудової книжки вносяться лише ті дані, що є в документах.

У разі зміни прізвища, імені, по батькові, дати народження власника трудової книжки, виявлення неточних або неправильних записів, зміни рішення, наприклад щодо підстави звільнення, має бути внесено відповідні виправлення або зміни в трудову книжку працівника.

Згідно Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі Інструкція № 58), у разі виявлення не правильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо виправлення виконується роботодавцем, де було зроблено відповідний запис.

Зазначені вище виправлення повинні повністю відповідати оригіналові наказу (розпорядження) або інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

Зміна запису про прізвище, ім’я, по батькові, дату народження працівника на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки виконується роботодавцем за останнім місцем роботи на підставі відповідних документів (паспорта, свідоцтв про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу тощо) закресленням попереднього запису і записом нових даних з посиланням на відповідний документ на внутрішньому боці обкладинки. Новий запис завіряється підписом керівника підприємства або служби персоналу (іншої відповідальної особи) і печаткою підприємства (служби персоналу).

Зміни запису про прізвище виконано у такому порядку:

· закреслено однією рискою прізвище власника трудової книжки (Волошина);

· записано нове прізвище (Войтенко);

· на внутрішньому боці обкладинки зазначено назву документа, на підставі якого внесено зміни (свідоцтво про шлюб), його номер і дату видачі, назву органу, який його видав;

· запис завірено підписом інспектора відділу персоналу і печаткою підприємства (відділу персоналу). [3, 156]

Дата добавления: 2015-06-25