Копии документов

Все копии, которые вы подаете в налоговый орган, лучше заверять.

Прямая обязанность представлять заверенные копии в ходе налоговой проверки установлена только:

- для случаев истребования документов налоговиками как у самого налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ), так и у третьих лиц (абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Указанные нормы содержат также требования к заверительной надписи;

- для ситуации, когда налогоплательщик прилагает копии подтверждающих документов к возражениям на акт налоговой проверки (п. 6 ст. 100 НК РФ).

Однако и в других случаях, когда вы передаете инспектору копии документов (например, в качестве подтверждения обстоятельств, которые не позволяют представить определенные документы по требованию налоговиков), их целесообразно заверять.

По общему правилу налоговые органы не вправе требовать от вас нотариального удостоверения копий документов. Они заверяются непосредственно тем лицом, которое их представляет, а именно:

Кто представляет копии документов	Заверяем копию
Организация	- подпись руководителя организации или ее представителя; - печать организации
Индивидуальный предприниматель	- личная подпись индивидуального предпринимателя или его представителя; - печать (если имеется)
Физическое лицо	- личная подпись физического лица или его представителя

Порядок оформления заверительной надписи на копии документа установлен п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. В нем указано, что такая надпись делается после графы для подписи. При этом выглядеть надпись должна так:

Верно

Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, Фамилия

Дата

В то же время данный порядок не является обязательным для применения (абз. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Поэтому надпись может выглядеть иначе и располагаться в любом свободном поле документа.

Необходимо отметить, что заверяется копия каждого документа в отдельности. Вы не вправе сделать приведенную выше надпись в целом на подшивке копий документов, которые представляете в налоговую инспекцию. К такому выводу приходят суды (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 N КА-А41/11390-09).

Кроме того, не стоит в целях экономии представлять заверенные копии документов на черновиках. По мнению Минфина России, оборотная сторона отводится для отметки об исполнителе документа (инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя) (Письмо от 01.02.2010 N 03-02-07/1-35).

Примечание

Подробнее о возможности компенсации расходов на изготовление копий документов вы может узнать в разд. 13.11 "Компенсация расходов на копирование и доставку истребованных документов".

Дата добавления: 2015-06-30