В ходе совещания руководителю следует учитывать следующие рекомендации

Проведение совещания. Рекомендации руководителю при проведении совещания

Проведение совещания. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40 — 45 минут. Спустя 50 — 60 минут у участников совещания ослабляется внимание. Если и дальше продолжать совещание, у большинства участников наступает утомление. Такое состояние продолжается примерно 30 — 40 минут, после чего у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние, и дебаты вспыхивают с новой силой. Но так как у большинства участников в последние полчаса внимание было выключено, выступающие зачастую начинают повторять предыдущих ораторов. Этот этап совещания специалисты называют «периодом отрицательной активности». Он характерен тем, что человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в это время, обычно отличаются экстремизмом.

Если же совещание продолжается 2 часа без перерыва, то более 90 % участников согласны на любое решение, лишь бы побыстрее закончить заседание. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания составляет не более 1 часа. Если же обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо делать 10—15-минутный перерыв. Опыт показывает, что 30 — 40 минут — вполне достаточное время для решения на совещании вполне серьёзного вопроса.

Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания регламент не установлен, этим уже создаются предпосылки для неделовой обстановки на самом заседании. Особая роль в соблюдении регламента отводится председателю. Некоторые специалисты считают, что в связи с большой нагрузкой председателю нужен помощник, который следил бы за соблюдением регламента. Проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от должности. В помощь докладчику можно ставить песочные часы на 3,5 или 10 минут, — в зависимости от принятого регламента выступлений.

Ø Открывать совещание в точно назначенное время, не дожидаясь опаздывающих. Начинать лучше с приятной информации, положительной оценки, чтобы задать соответствующий эмоциональный тон.

Ø Учитывать, что при прочих равных условиях чаще всего начинают конфликтовать люди, сидящие напротив друг друга, и реже — сидящие рядом. Председательствующий, зная характеры приглашённых на совещание и их сложившиеся взаимоотношения, может, не привлекая к этому внимания, повлиять на рассаживание участников (например, при помощи специальных именных карточек).

Ø Руководителю следует иметь возможность смотреть в глаза, если не всем, то хотя бы большей части участников совещания.

Ø С самого начала следует заявить, что данная проблема, без сомнения, может быть решена в отведённое время и силами присутствующих.

Ø Необходимо дать высказаться всем участникам совещания путём поимённого вызова. Следует организовать порядок выступлений (после изложения докладчиком сути проблемы), при котором их очерёдность будет обратной авторитету и положению выступающего, тогда над участниками с более низким статусом не будет довлеть уже высказанное суждение более авторитетных сотрудников. Ведь довольно часто решительные, нестандартные предложения исходят от более молодых коллег.

Ø Необходимо пресекать отклонения от темы, затягивание выступлений.

Ø Во избежание недоразумений при необходимости уточнять позицию докладчика. Нужно стимулировать конкретность, содержательный анализ и реальные предложения.

Ø Принимать во внимание только взгляды и решения, подкреплённые фактами.

Ø Почаще подводить промежуточные итоги. Это подбодрит участников, продемонстрирует им, что они продвинулись к намеченной цели.

Ø По возможности скрывать до последнего своё личное мнение.

Ø Своевременно принимать меры для снятия эмоционального напряжения, грозящего вспышкой эмоций. Для этого нужно иметь наготове несколько подходящих шуток.

Ø Терпимо относиться к критике в свой адрес.

Ø Пресекать уничтожающую критику в адрес кого-либо из сотрудников. Нельзя подвергать критике личность — только конкретную ошибку, конкретный недостаток деятельности. Критиковать можно только аргументировано, объясняя как можно избежать повторения подобных ошибок. Руководителю следует обратить внимание присутствующих на рациональные зёрна в позиции критикуемого, и призвать к выработке общих подходов.

Ø Если обсуждение выявило явную неподготовленность вопроса, то необходимо снимать его с обсуждения с записью в протоколе замечания готовившему вопрос за проявленную халатность.

В ходе проведения делового совещания секретарь ведёт протокол.

Протокол совещания — это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь фиксирует в протоколе наиболее важные моменты совещания:

- ход выступлений

- достижение цели совещания.

- решение;

- исполнители задания и сроки.

Основные ошибки, допускаемые при проведении совещания:

- не регламентируется его продолжительность;

- не соблюдается установленная продолжительность;

- не делаются перерывы (если совещание длительное);

- не ограничивается время на доклады и выступления;

- участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Дата добавления: 2015-07-02