Способ проведения

Время проведения

Повод

В зависимости от повода официальные приемы делятся на:

• деловые, которые устраиваются по случаю национальных праздников, годов­щин событий, в честь иностранной делегации, при открытии представитель­ства фирмы, презентации товаров, а также в порядке повседневной работы;
• светские, устраиваемые в честь дня рождения, национального праздника и т.п.

Рис. 7.1 Основные виды официальных приёмов

В зависимости от времени проведения официальные приемы подразделя­ются на:

• дневные (бокал шампанского, бокал вина, завтраки, журфикс, барбекю);
• вечерние (коктейль, а ля фуршет, обед, ужин, обед-буфет, чай).

В зависимости от организации приемы подразделяются на:

приемы с рассаживанием гостей (завтрак, обед, ужин);

приемы без рассаживания гостей.

Особенности проведения и организации приемов, предусмотренных международным деловым этикетом, приведены в табл. 7.1.

Прием, как правило, состоит из двух частей. Первая — встреча, приветствия и сбор гостей, частные и общие беседы, предварительное ознакомление приглашенных с их местами за банкетным столом, аперитив. Вторая — банкет, чаще всего за столом. От всех приемов отличается обед, так как при его проведении предполагается третья часть - продолжение беседы после приема пищи.

Таблица 7.1

Особенности проведения и организации приемов

Название	Время	Форма одежды	Особые правила
Завтрак	От 12.00 до 13.00 (может быть органи­зован и в более ран­нее время)	Деловая	Инициатива ухода с завтрака - за главным гостем. Деловой раз­говор начинается после первой чашки чая или кофе
Ланч	От 12.00 до 13.00	Деловая	Прием с рассадкой гостей
Бокал шампанско­го	Как правило, начина­ется в 12. 00.	Деловая	Прием - стоя. Поводом являются подписание контракта, отъезд гостей, открытие выставки
Бокал вина	13.00, 14.00, 15.00	Деловая	Аналогично бокалу шампанского
Прием а ля фуршет	17.00-19.00 (в край­нем случае 18.00— 20.00)	Указывается в приглашении (если не указана деловая)	Допускается небольшое опозда­ние. Прием – стоя
Коктейль	17.00, 19.00	Деловая или вечерняя	Используется для развития дело­вых отношений
Чай	Между 16.00 и 18.00. Продолжительность 1-1,5 ч	Повседневная	Как правило, только для женщин
Журфикс	Раз в неделю в один и тот же день и час в течение осенне-зимнего периода	Повседневная	Пригласительные открытки рас­сылаются 1-2 раза в год с 1 по 15 сентября или с 1 по 15 января
Обед	Начинается между 20.00. и 21.00. Продолжительность 2-2,5 ч	Вечерняя или указывается в приглашении	Не допускается опоздание
Ужин	Начинается в 21.00 и позднее	Вечерняя или указывается в приглашении	Правила, как на обеде
Обед-буфет	Организуется после концерта, кинофильма, в перерыве танцевального вечера	Соответствует установленному мероприятию	Свободная рассадка гостей за небольшими столиками по 4-6 человек
Барбекю	В летнее время	Свободная	Приём на воздухе

Проведение приема требует тщательной предварительной подготовки.

· Организатор должен определить вид приема, который зависит от цели, ради которой он организуется, состава гостей и материальных возможно­стей. Если на прием приглашены иностранные гости, то обязательно должны быть учтены их национальные традиции и обычаи.

· Определяется место проведения приема, рассылаются приглашения. Дату приема следует определять, исходя из того, что приемы не организуются в предпраздничные и нерабочие дни, в мусульманских странах — в религиозный праздник рамадан. Приемы не проводятся в дни национального траура, а назначенные ранее отменяются.

Письменные приглашения на прием рассылаются заранее. Это дает возможность гостям спланировать свое время. Обычно бланки приглашений печатаются типографским способом, а от руки или на машинке вписываются фамилии приглашенных, их должности, указываются вид приема, день, час и место проведения. Когда прием предусматривает рассадку, заранее следуя выяснить, сможет ли гость принять предложение. В этом случае в тексте выражается просьба ответить на приглашение. Со стороны гостей на такие приглашения следует давать незамедлительный ответ в письменной форме или по телефону. В особо торжественных случаях в приглашении может быть указана форма одежды.

• Определяются меню и план рассаживания гостей. Если прием проходит с участием иностранных гостей, то встреча должна иметь национальный колорит, но при этом принимаются во внимание вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции, заранее следует подумать о тех, кто употребляет только вегетарианскую пищу или не ест свинину. Если приглашенный иностранный гость прибыл в страну с супругой, то на приеме присутствуют и супруги официальных лиц - организаторов приема.

Для проведения приема необходимы как минимум 2 зала: один для прием и сбора гостей, проведения бесед, другой для банкета. В первом зале (аванзале) ставят несколько кресел, круглый стол, накрытый скатертью, на которые кладут сигареты, ставят пепельницы.

Если прием предполагает строго установленное размещение гостей за банкетным столом, для ознакомления их со своими местами в аванзале ставят малую копию банкетного стола, на котором размещают карточки с фамилией, именем и отчеством каждого гостя в порядке, соответствующем их месту, пре­дусмотренному за банкетным столом.

На больших приемах, когда банкет проводится в нескольких залах, в аван­зале вывешивается список гостей, номера или названия зала, номера стола и номера места. Под список кладут схематичный план расположения банкетных залов, столов в каждом из них и мест за каждым столом.

Места за столом делятся на более и менее почетные. Самое почетное место - справа от хозяйки (на приеме с участием женщин) и справа от хозя­ина (на мужском приеме). Далее идут места слева от хозяйки, слева от хозя­ина. По мере удаления от них места становятся менее почетными.

Приемы дают хорошую возможность их участникам вести беседу по различным воп­росам, а на приемах без рассадки (коктейль, а ля фуршет и др.) возможна беседа с большим кругом собеседников. Американский психолог Л. Чок верно заметила: «Неко­торые успокаивают себя мыслью, что короткое общение во время разного рода прото­кольных мероприятий ни к чему не обязывает и ничего не значит. Это глубокое заблуждение: если вы умеете поддерживать разговор, это вполне может привести к тому, что у вас появятся новые верные друзья, а быть может, даже работа, о которой вы и не мечтали».

Организаторам и приглашенным следует помнить определенные правила (табл. 7.2).

Таблица 7.2

Основные правила при организации делового приема

Правила для организаторов приема	Правила для приглашенных
Составляется список гостей и рассылаются приглашения за 10-12 дней до приема	Если на приглашении указывается просьба ответить, то приглашенный в течение 3-5 дней должен ответить письмом, открыт­кой или по телефону
Разрабатывается план рассадки гостей. При этом учитываются ранг гостей, пол (мужчины должны сидеть между женщинами); работни­ки одной фирмы и члены одной делегации не должны сидеть вместе	Место за столом занимается в соответствии с кувертной карточкой или по старшинству согласно общественному положению гостей
Хозяева встречают гостей у входа. Если прием большой, у хозяев должны быть помощники, которые проводят приглашенных на прием в залы, где с ними занимаются другие организа­торы приема	На прием следует приходить в назначенное время, не раньше. Допускается опоздание в 5- 10 мин. Первыми на прием должны являться младшие, последним прибывает главный гость или старший
Вначале к столу подходит хозяин с первой дамой, затем - главный гость с супругой хо-зяина	Первыми за столом рассаживаются дамы, мужчины должны им помочь
Первой выходит из-за стола хозяйка, когда убедилась, что гости уже сыты

Дата добавления: 2015-07-02