Администрация

Администрация в НОРД «Русь» ведется в соответствии с Положением об Администрации — сводом инструкций для административной службы организации и дополняет Устав НОРД «Русь».

Администрацией считается совокупность мероприятий по обеспечению связи, ведению документации и отчетности. Администрация – внестроевая деятельность НОРД «Русь», поддерживающая основную воспитательную работу. Вспомогательный характер административной деятельности обусловливает ее сведение к необходимому и четко организованному минимуму. Методические и идеологические постулаты НОРД «Русь» имеют большую ценность, но ими может руководствоваться любой, а организация складывается прежде всего из административной формы. Любая организация – это административная форма, которая наполнена тем или иным содержанием.

Единицы и соединения.

За ведение администрации в единицах отвечает начальник. В соединениях возможно выделение должности секретаря, который ведет администрацию.

Единицы НОРД «Русь» образуют дружину, открываемую Капитан-Командором. Единицы, входящие в состав дружин, подчиняются начальнику дружины, и внешний документооборот происходит через него.

Отдельные единицы подчиняются напрямую Капитан-Командору, переписка и отчетность ведется через Штаб НОРД «Русь» – административный орган, непосредственно подчиненный Капитан-Командору.

Административные функции в дружине реализует Штаб дружины. Начальник соединения назначает должностных лиц (членов) штаба и определяет их полномочия. Члены штаба ответственны перед начальником соединения за выполнение возложенных на них обязанностей. Начальник соединения отвечает перед организацией и обществом за работу штаба соединения. Структура штаба определяется начальником соединения исходя из принципа разумной достаточности.

В совет дружины входят начальник дружины, заместитель начальника дружины, начальники единиц и их заместители и члены штаба дружины.

Круг - оганизационная форма старшей ветви, состоит, по крайней мере, из пяти членов, трое из которых дали ТО в/д. Круг создаётся при единице или соединении, не является единицей в структуре организации.

Начальник круга называется Старшиной круга. Старшина круга избирается не реже одного раза в три года, и утверждается приказом непосредственного начальника (соединения, единицы). Должность Старшины круга не является строевой должностью. Старшиной круга может быть руководитель в чине не ниже инструктора.

Круг имеет право составить свой Устав. Устав утверждается Капитан-Командором, и не должен противоречить Уставу и Положениям организации..

Старшина круга представляет непосредственному начальнику годовой отчет и план работы согласно Положению об администрации, переводит в запас и обратно, согласно письменным заявлениям членов круга.

Начальник патруля назначается начальником соединения и утверждается Капитан-Командором или назначается Капитан-Командором, если патруль не входит в соединение.

Начальник патруля зачисляет в следопыты новичков и принимает Большое Обещание, исключает следопытов из патруля по утверждению начальника соединения или Капитан-Командора, если патруль не входит в соединение, поддерживает регулярную связь с родителями детей, составляет расписание работы на три месяца, представляет его непосредственному начальнику, а так же знакомит с ним родителей, предоставляет каждые три месяца устный отчет, а в конце каждого года и по окончании каждого лагеря письменный отчет на имя Капитан-Командора.

Руководители патруля и младшие помощники образуют Совет патруля, который под руководством начальника патруля решает вопросы организации деятельности.

Отрядом руководит начальник отряда – руководитель, который отвечает перед начальником дружины или Капитан-Командором (если нет дружины) за работу отряда.

Начальник отряда назначает (или утверждает выбранных) и смещает вожаков и всех должностных лиц в отряде, кроме своего помощника, руководит работой Совета отряда, зачисляет кандидатов и разведчиков в отряд, дает своему непосредственному начальнику отчет о работе отряда согласно установленной системе, не реже одного раза в три месяца, издает приказы, отражающие состав отряда, назначения на должности, сдачу разрядов, специальностей и разведческих чинов, представляет к производству в чин разведчика/разведчицы Родины. Если начальник отряда в чине ниже инструктора, то прием Торжественного Обещания (ТО) и проведение испытания производит начальник дружины (в отдельных отрядах руководитель, назначенный Капитан-Командором.

Элементы администрации

Без регулярной, бесперебойной связи невозможно осуществлять руководство и обеспечивать единство организации.

Переписка является основным способом связи в НОРД «Русь». Ведется путем официальных или частных писем. Последняя не требует строгого выполнения правил официального письма.

Официальное письмо на бланке инстанции состоит из заголовка, исходящего номера письма или ссылки, даты письма, указания получателя (чин, имя, фамилия, город или должность – для членов НОРД «Русь»; или имя, отчество, фамилия, адрес – вне организации), текст письма, заключительная формула (За Русь Святую! Всегда на Страже!) – внутри НОРД «Русь», а вне – общепринятая форма вежливости, подпись (чин, имя, отчество или инициалы, фамилия, должность), указания на приложения, указания, кому рассылаются копии.

Если текст письма превышает одну страницу, второй и последующие листы пишутся не на бланках, а на чистых листах. Порядковый номер страницы, начиная со второй, пишется в правом верхнем углу листа.

Официальные письма местным учреждениям должны соответствовать местным правилам переписки.

Переписка в социальных сетях несет только индивидуальный частный характер и не может быть официальным сообщением.

Циркулярное письмо отличается от индивидуального тем, что оно предназначено для группы людей, согласно указателю. Указатель может быть собирательным (членам Совета НОРД «Русь») или в виде перечня (шин.1 А., шт-кап. Б, инс. В и т.д.).

В НОРД «Русь» принято правило: если на какой-либо запрос нет ответа в течение 1 (одного) месяца, если письмо (заказное или электронное) послано в другой город той же страны, и 2 (двух) месяцев, если письмо отправлено за границу – вопрос считается разрешенным положительно.

Независимо от получения или неполучения писем от непосредственного начальника, каждый руководитель обязан писать ему не реже одного раза в месяц, если он не находится в том же городе. Это касается начальников отдельных единиц, дружин, членов Штаба организации, членов Совета, для которых непосредственным начальником является Капитан-Командор.

Приказы являются основным оправдательным материалом для истории. Поэтому, при составлении их необходимо проверять достоверность фактов и данных. В приказах отражается вся жизнь соединения и его членов. В случае ошибки или изменения данных в приказе, необходимо в ближайшем приказе дать исправление. Циркуляр в таком случае переиздается, отменяя прошлый.

Приказы могут издавать начальники единиц, соединений, лагерей, курсов и Капитан-Командор. Все приказы подлежат немедленному исполнению. При составлении приказов следует придерживаться определенных правил:

1. издавать приказы в случаях действительной необходимости;

2. использовать ясные формулировки, исключающие возможность неоднозначного понимания и толкования приказа;

3. излагать приказ языком сжатым и лаконичным;

4. излагать приказ систематично, переходя от наиболее важных пунктов к менее значимым;

5. указывать полные и точные данные о лицах, упоминаемых в приказе – чин, имя, фамилия, должность, единица (соединение).

Приказы состоят из следующих подразделений:

1. название организации

2. номер и название единицы

3. число, место

4. название и номер директивы (в данном случае - приказ)

5. пункты приказа (первым пунктом обычно идет поздравление, далее пункты по степени важности – от более важного к менее, последний пункт – пожелание)

6. заключительная формула (За Русь Святую! Всегда на Страже!), чин, имя, фамилия, должность.

7. распределитель (см. Положение об администрации)

Отчеты. Все ответственные лица организации отчитываются перед непосредственным начальником о проделанной работе. Отчет дается без задержки в случаях оставления должности или по требованию Штаба организации, и ежегодно по истечении разведческого года (с 1 сентября по 31 августа) в срок, определяемый Штабом. Разработана электронная форма отчет о годовой работе (http://jotformeu.com/form/23455337064352)

Отчет о работе согласно плану дается вышестоящему начальнику к указанному сроку:

· Отчет работы соединения.

· Отчет работы единицы.

· Отчеты о курсах и других начинаниях – составляются согласно указаниям вышестоящего начальника.

· Отчет о лагере.

План работы. Основой для любого начинания является план работы. План работы раздается всем участвующим ответственным лицам и вышестоящему начальнику. План работы соединения сдается Капитан-Командору в начале разведческого года на предстоящий год.

Регистрацию нового члена организации проводит начальник единицы перед официальным зачислением в ряды организации. Начальники единиц обязаны вести регистрационные листы разведчиков с занесением в них продвижения по разведческой лестнице. Регистрация руководителей, единиц и соединений проводится начальником Штаба организации, издающего необходимые распоряжения на эту тему. Начальники соединений ответственны за учет всех руководителей, единиц и соединений на территории соединения. Регистрационные данные передаются ими Капитан-Командору через Штаб организации.

Рапорт - это официальная документация просьбы, доклада или другого обращения к вышестоящему начальнику. Рапорт должен состоять из заголовка, названия единицы, даты, адреса, указания лица, к которому он пишется, содержания обращения с пояснением причин и целей и официальной подписи.

Архив. Во всех инстанциях НОРД «Русь» должны быть архивы для хранения бумаг, документов, экземпляров учебных и педагогических пособий, журналов, книг, вырезок из газет, информации на электронных носителях, фильмов, фотографий, коллекций, зачетных работ, рукописей и подобных материалов, а также знамен и других реликвий. Все материалы архива являются собственностью НОРД «Русь». Ответственность за хранение и передачу архива несет начальник данной инстанции. Действующие соединения и единицы самостоятельно ведут свои архивы. Архив содержится в таком порядке, чтобы легко можно было найти документы или материалы любой давности. При закрытии инстанции, архив передается вышестоящей инстанции.

Капитан-Командор, кроме хранения тех материалов, которые относятся к его деятельности, должен иметь точные сведения и вести учет о:

· соединениях и единицах НОРД «Русь» (название, номер, статус);

· всех знаменах соединений и единиц и о местах их хранения;

· награждениях и производствах совершеннолетних членов НОРД «Русь».

Книги, которые обычно каждая инстанция должна в обязательном порядке иметь и содержать в порядке:

· приходно-расходная книга, содержащая информацию о всех финансовых операциях с сохранением чеков, квитанция, и сумм;

· имущественно-инвентарная книга, с указанием списка инвентаря, даты покупки, места нахождения инвентаря и ответственных лиц.

Штаб организации издает и распространяет следующие формуляры, общие для всей организации:

· Регистрационный лист для регистрации новых членов организации младшего возраста;

· Годовой отчет единицы/соединения;

· Лагерный отчет.

Администрация в звене

Административная работа должна вестись на всех уровнях взаимодействия. Нижний и самый простой уровень – звено.

Вся администрация в звене должна вестись самими разведчиками. Задача руководителя научить и направить, в первую очередь вожаков, аккуратно и грамотно вести администрацию в звене. Вожаку в этой работе могут помогать назначенные разведчики или помощники вожака.

Летопись звена – хронологическое описание жизни звена. Проведение сборов, походов и выходов, звеновые события или же участие в отрядных и общеогранизационных начинаниях. Кроме непосредственно описания добавляются рисунки, фотографии, схемы и др. Обычно это тетрадь, удобнее – в толстом переплете. Заполняется летописцем или поочередно каждым членом звена.

Звеновая книга – во многом повторяет книгу отряда, ведущуюся руководителем, отражает жизнь звена. Ведется вожаком, состоит из следующих разделов:

1. Список звена – имена, должности, чины, дата приема в звено

2. Контакты – адрес, телефон личный, домашний, телефоны и имена родителей, примечание (адреса родственников, телефоны, по которым до человека можно дозвониться и т.д.)

3. Посещаемость

4. Взносы. Обычно взносы делятся на две части – звеновые и отрядные. Сумма определяется индивидуально в каждом отряде и звене.

5. Финансы – приход/расход. Все траты звеновых средств должны записываться, чеки необходимо сохранять и быть готовыми в любой момент отчитаться перед руководителем или родителями.

6. Разведческая лестница – чины, даты получения следующего чина, лесного имени. Так же может вестись звеновая зачетка – список зачетов на следующий чин с отметками сдачи.

7. Звеновой инвентарь – список имущества звена с описанием места хранения. Необходимо отмечать кому и когда был передан тот или иной инструмент и когда он был возвращен.

8. Планы сборов – план работы звена должен быть разработан на полгода-год. Возможно, в начале года составляется перечень крупных начинаний, или проведения праздников, дата которых заранее известна и неизменна. Так же укрупнено может прорабатываться смысловой этап работы. Ближе к сбору или событию необходима дательная проработка плана. Согласовывается с руководителем.

Альбом – фотографии со всех событий и начинаний, где звено принимало участие. В принципе, это могут быть не только организационные начинания, но и совместные выходы на прогулки или в кино.

Отчеты – если в отряде заведено, то после проведения собственных начинаний или участия в начинаниях отряда или Организации, звеном составляется отчет – по единой схеме и на отрядных бланках. Хранятся в архиве отряда.

Уголок звена/звеновые стенды – тоже могут являться отчетным элементом перед другими звеньями, руководителем, родителями или священником. Размещаются отчеты, планы, фотографии, звеновая газета и т.д.

Т.о., административная работа в звене нужна, главным образом, для выявления и развития административных талантов и навыков у ребят, играет воспитательную (обучение разведчикив ведению официальных дел) и дисциплинарную (ответственность перед звеном и начальниками) роли.

Администрация в отрядах

Вся деятельность отряда отражается в Приказах, а так же в отрядной книге, ведущейся начальником отряда. Отрядная книга состоит из следующих разделов, которые для удобства каждого конкретного руководителя могут объединяться или разбиваться на более мелкие:

1. Список отряда – ФИО, адрес, телефоны членов отряда, их родителей.

2. Заявления родителей о приеме в отряд, анкеты, копии документов (свидетельства о рождении, паспорта, медицинского полюса), регистрационные листы.

п.3.3. Положения о патрулях следопытов применим и к отрядам: «При вступлении ребенка в организацию родители или законные представители должны заполнить опросный лист, содержащий необходимые данные о ребенке».

3. Схема отряда – звенья, состав, должности

4. Разведческая лестница – чины и даты получения, список зачетов на следующий чин с отметками зачтенных пунктов (аналог разведческой зачетки)

5. Посещаемость – с указанием причины пропуска или опоздания. В некоторых отрядах существуют традиции административного воздействия на разведчиков, имеющих три и более пропуска по неуважительной причине (выговор, отчисление или иные меры)

6. Приходно-расходная книга. Важно, чтобы вожаки следили за сбором взносов в отрядную и звеновую казну, так же как и за тратами.

7. Приказы – сохраняется архив всех ранее изданных приказов по единице.

8. Отчеты – архив отчетов по отрядным начинаниям, по участию во внешних мероприятиях, отчеты звеньев и разведчиков.

9. Имущественно-инвентарная книга. Важно знать, где и в каком состоянии находится тот или иной инвентарь в настоящее время.

10. Таблица состязаний. Может вестись отдельно на отрядном стенде, дополнительно дублироваться руководителем в отрядную книгу.

11. Хронология работы отряда - краткое описание событий в жизни отряда.

Летопись отряда - ведется поочередно всеми членами отряда или назначенным летописцем. Отражает события отрядной жизни или участие единицы в общеорганизационных начинаниях. Обычно это отдельная толстая тетрадь.

Фотоальбом - подборка фотографий с участием разведчиков единицы, с памятных событий и т.д. Хорошо, когда в альбоме хранятся самые удачные и интересные кадры, а полные фотоотчеты могут сохраняться в электронном виде.

К сбору, составлению, ведению и хранению архивов отряда можно и нужно привлекать старших способных разведчиков, которым это будет реальным и значимым делом. На такие дела можно выделять отрядные должности: фотограф, архивариус, летописец, завхоз (интендант) и т.д.

Администрация в лагерях

Начальник лагеря отвечает за правильное ведение лагерной администрации. Он координирует и контролирует подготовку, он отвечает за проведение лагеря, имеет решающее слово с возможных спорах, пишет отчет по итогам проведения. Детальное описание организации лагеря можно найти в Приложении о лагерях.

Заблаговременно на имя Капитан-командора пишется рапорт на проведение лагеря, Капитан-командор в Приказе дает разрешение с указанием сроком, места проведения, а так же назначает начальника лагеря.

Так же до лагеря начальник или назначенные им ответственные руководители готовят:

1. Программу лагеря

2. Типовое расписание, расписание на все дни лагеря

3. Распределение ответственных руководителей за то или иное начинание

4. Список необходимого инвентаря и сам инвентарь

5. Смета расходов (продукты, хоз.нужды, транспорт, оплата приглашенных специалистов)

6. Раскладка продуктов, меню

Все эти материалы входят в отчет о лагере и дополняются описанием и анализом.

Необходимо заблаговременно получить разрешение местных властей на проведение лагеря на их территории. Так же необходимо собрать разрешения на участие в лагере с родителей.

Лагерь начинается и заканчивается Приказом начальника лагеря. Все решения в лагере принимает начальник лагеря, он же несет всю ответственность за результаты этих решений. Начальник назначает своего заместителя и всех должностных лиц в лагере, принимает добровольцев в лагерь и исключает их из него, выносит окончательное решение по всем вопросам, которые обсуждает совет и штаб лагеря, решает все споры между участниками лагеря. Должность начальника лагеря – строевая. Начальник самостоятельного лагеря имеет права начальника соединения (кроме тех прав, которые заранее отклонил его непосредственный начальник). Начальник подлагеря имеет права начальника единицы (см. Положение о руководителях).

Дежурный командир отвечает за соблюдение расписания, и только он имеет право вносить в него корректировки. Дежурный командир должен быть в форме, не покидать лагеря, подавать сигналы, проводить смотр, церемонии, молитву (согласно указаниям начальника лагеря), наблюдать за раздачей еды и за тем, как едят, следить за отдыхом, за тем, чтобы вовремя начинались и кончались занятия и чтобы были собраны дрова для костра. Он же принимает посетителей и выпускает уходящих из лагеря разведчиков.

Отчет по лагерю состоит из следующих подразделов:

· общие данные (название, даты и место проведения, юридическая часть)

· состав (руководительский, численный - статистика по ветвям, единицам, звеньям и т.д.)

· программная часть (расписание, состязания, начинания, итоги – продвижение по чинам и полученным навыкам)

· гигиена в лагере

· оценка и анализ лагеря

Каждый подраздел может дополняться комментариями или примечаниями, так же в приложении к отчету высылаются приказы по лагерю.

Т.о., четкое ведение лагерной администрации облегчает составление лагерного отчета.

Приложение №1

РЕГИСТРАЦИОННАЯ АНКЕТА
ДЛЯ ЧЛЕНОВ ОРГАНИЗАЦИИ

ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ
ФИО
Лесное имя	Дата рождения	День ангела
Чин	Образование
Строевые должности на момент заполнения:	Контактный телефон.
Электронная почта:

РАЗВЕДЧЕСКАЯ ЛЕСТНИЦА

Чин/ курсы

Оруж.

Лучник

Ратник

Кад. 1/2

Ст. кад.

Рк. 3 /ТО

Рк. 2

Рк. 1

РР

ТО в/д

КДВ

КНЕ

КДР

Впр.

Шин. 2

Шин. 1

Инс.

Шт.-кап.

Кап.

Приказ

Дата

НАГРАДЫ

Награда

СРС IV

СРС III

СРС II

СРС I

ЗРС IV

ЗРС III

ЗРС II

ЗРС I

Знак ЗВ

Знак +++

ВНС II

ВНС I

прочие

Приказ

Дата

Подпись начальника

Дата заполнения

Приложение №2

Дата составления отчета

Дата добавления: 2015-07-02