В ходе заседания

Составление протокола

Ведение протокола встречи

Спросите себя

Подумайте, как лучше проводить совещание или собрание, и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Правильно ли вы начинаете совещание?

▲ Всегда ли вы начинаете совещание вовремя?

▲ Напоминаете ли вы людям о целях встречи?

▲ Придерживаетесь ли вы повестки дня? Если дискуссия отклонилась от темы собрания, направляете ли вы обсуждение в нужное русло?

▲ Вы четко придерживаетесь установленного порядка?

▲ Предоставляете ли вы всем участникам возможность высказаться?

▲ Проверяете ли вы, что все согласны с принятым решением?

▲ Подводите ли вы итоги по окончании совещания? Проверяете ли вы, что все знают свои задания?

Все получится, если…

• проводить собрание так, чтобы получить определенный результат;

• начинать собрание вовремя, даже если еще не все приглашенные пришли;

• иметь повестку дня и обсуждать поднятые вопросы;

• предоставить всем участникам возможность высказаться;

• принимать только обоснованные решения;

• направлять отклонившуюся дискуссию в нужное русло;

• удостовериться, что все согласны с принятым решением;

• подводить итоги по окончании собрания и отмечать, кто получил задание и в какие сроки должен его выполнить;

• сосредоточиться на получении запланированных результатов от совещания.

По окончании собрания или совещания необходимо составить протокол, в котором будут описаны принятые решения, а также зафиксировано, кто из присутствующих получил задание. Было бы разумно попробовать оценить собрание: подумать, что получилось и над чем еще нужно поработать, чтобы в следующий раз мероприятие прошло более успешно.

Нежелательно, чтобы протокол вел председатель собрания. Записи должен делать профессиональный секретарь, для того чтобы у председателя была возможность контролировать обсуждение.

Человек, который ведет протокол, должен делать следующее:

• записывать важные мысли напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня; фиксировать принятое решение и лицо, ответственное за его выполнение;

• помогать председателю вести собрание (особенно при проведении официальных встреч) согласно правилам;

• иметь под рукой протокол и повестку дня предыдущего собрания, а также дубликаты этих документов для неинформированных участников;

• контролировать время, предназначенное для обсуждения каждого вопроса. Это поможет не задерживаться на какой-либо одной теме.

Иногда во время проведения собрания приходится одновременно делать стенограмму и краткие записи.

Убедитесь, что секретарь очень внимательно слушает и записывает важные детали и ключевые фразы. Также он должен записывать имена и фамилии всех выступающих, чтобы предупредить возможные недоразумения.

Дата добавления: 2015-07-02