Протокольные аспекты ведения переговоров

Переговоры нужны, прежде всего, для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять взаимовыгодное решение. При подготовке и проведении переговоров встает целый ряд проблем протокольного характера, от правильного подхода к которым зависит в значительной мере как успешный ход самих переговоров, так и будущее принятых на ней решений.

Процесс переговоров складывается из трех основных стадий:

· подготовка к переговорам;

· процесс ведения переговоров;

· анализ результатов переговоров.

Необходимость решения протокольных вопросов возникает в основном на первой стадии - в ходе подготовки к переговорам, когда происходит формирование делегации, определение места и времени проведения переговоров, подготавливается необходимое помещение и т.д.

Формирование делегации предполагает определение ее количественного и персонального состава, а также назначение главы делегации.

При формировании делегации на двусторонних переговорах, как правило, исходят из примерного равенства их численного состава. Принцип равенства относится и к уровню представительства на переговорах.

Язык, на котором планируется проведение переговоров определяется по договоренности сторон.

Определение места и времени проведения переговоров. Место и время встречи определяются по взаимной договоренности ее участников. При этом ни одна из сторон не должна навязывать другой своего предложения о месте и времени встречи. Особенно это относится к инициатору встречи, который хотя и может ненавязчиво сообщить удобное для него время и место встречи, но окончательное решение по этому вопросу необходимо' оставить за приглашенной стороной.

Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников или же нейтральная территория.

Предмет встречи желательно оговорить с тем, чтобы стороны могли подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы и т.д.

Подготовка помещения. Встречи, особенно с официальными представителями, желательно проводить в специально подготовленных помещениях.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, карандаши, сигареты, стоять пепельницы (если считается, что в данном помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и фужеры (перевернутые - признак их неиспользованности). Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола, или по его краям

Обязательно должны быть настольные подставки с флажками государств-участников переговоров, которые устанавливаются в центре стола для переговоров.

Встречающий иностранную делегацию у подъезда, в вестибюле не должен быть членом принимающей делегации. Им может быть работник протокольного отдела. Он сопровождает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры.

Рассадка за столом переговоров. Рассадка за столом, за которым ведутся переговоры, должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц.

Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчик находится сбоку), а далее - члены делегаций по рангам.

Чаще используется другой вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола друг напротив друга, рядом с ними находятся переводчики, и далее члены делегаций по рангам.

Если в переговорах участвуют три или более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. На первом заседании председательствует хозяин принимающей стороны.

Наконец, еще один вариант рассадки - когда вокруг стола сидят только главы делегаций, а за ними остальные члены делегаций.

Запись беседы. По существующим правилам после окончания переговоров назначенный участник переговоров составляет подробную запись беседы. В ней фиксируются следующие данные: страна, место, дата и время начала переговоров (фамилии и должности) как с российской, так и с зарубежной стороны, основные обсуждавшиеся вопросы, мнения сторон по обсуждавшимся вопросам, достигнутые договоренности или позиции сторон по разногласиям, запись о вручении каких-либо документов и копий этих документов.

Запись бесед имеет большое значение, поскольку в практической работе часто приходится прибегать к предыдущим записям бесед, как к источнику информации по тому или иному вопросу.

Поэтому рекомендуется запись беседы оформить сразу же на следуюий день. Кроме того, вопросы, обсуждавшиеся на переговорах с зарубежными партнерами, могут представлять интерес и для других ведомств и организаций.

Разговор по телефону с официальными лицами. Для решения деловых вопросов в ряде случаев не обязательно проводить официальные переговоры, договоренность может быть достигнута по телефону.

Разговор по телефону с официальными лицами иностранных государств приравнивается к личной беседе.

Если в результате разговора достигнута договоренность, то непременно следует тотчас послать собеседнику письмо, в котором подтвердить достигнутую по телефону договоренность или отразить высказанное мнение сторон по обсуждавшемуся вопросу.

ГЛАВА 3. Деловая переписка

Термин "официальная переписка" охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.

Все разнообразие официальной корреспонденции может быть условно разделено на два основных вида:

· Официальная переписка между государственными организациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатической практике.

· Деловые (коммерческие) письма, имеющие часто полуофициальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между фирмами, организациями и т.д.

Общие правила оформления официальной корреспонденции. Стиль официальной переписки может изменяться в зависимости от языка и традиций различных стран, однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной практикой и условностями.

Протокольные требования к официальной переписке, целью которых является оказание адресату знаков уважения, на которые он имеет право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строятся на принципах равенства, уважения и взаимной корректности.

Любой документ, будь то вербальная нота или коммерческое письмо, содержит несколько обязательных позиций:

· Обращение - указывает официальный и почетный титул адресата, например: Сэр, уважаемый господин Посол, Ваше Превосходительство и т.д.

· Комплимент - это выражение вежливости, которым заканчивается письмо. Эти выражения меняются в зависимости от характера переписки, например: Примите, господин Посол уверения в моем весьма высоком уважении ….., С глубоким уважением, или просто, Искренно Ваш и т.д.

· Подпись - удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа.

· Дата - должна включать день месяца, год и место подписания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.

· Адрес - полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера и воспроизводятся на конверте.

Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться общепринятых правил:

· Служебное письмо пишется на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.

· В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "продолжение следует".

· Каждая страница, кроме первой нумеруется арабскими цифрами.

· Служебные письма печатаются на машинке или компьютере, ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Сам текст печатается через 2 или 1,5 интервала. Абзац с красной строки - 5 интервалов, а обращение к адресату пишется без абзаца.

· Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, инициалов исполнителя, номеров телефона и т.д. Какие- либо пометки допустимы на 2-м или 3-м экземпляре письма, который хранился "в деле".

· В тексте не допускаются подчистки, исправления.

· Конверты должны быть соответствующего размера. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) принято использовать только по назначению.

· Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкладываются.

· Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать.

· Если вы посылаете поздравительные открытки, следует помнить о том, что ставить одну подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.

На телеграфный запрос необходимо дать ответ до истечения 3-х дней. На письмо - до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Нота, памятная записка, меморандум. Общий термин " нота " охватывает по традиции все виды официальной переписки между дипломатическими представительствами и правительством стран пребывания. Ноты могут быть написаны в первом лице (личная нота) направляется по вопросам важного и принципиального значения или в порядке информации о каких-либо событиях или фактах.

Личная нота имеет форму письма, составленного в первом лице, от имени подписавшего ноту. Нота начинается с обращения и заканчивается комплиментом (формулой вежливости), в котором автор "свидетельствует свое уважение".

Нота в третьем лице (вербальная нота) используется для рассмотрения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка. Нотами запрашиваются визы, а также доводятся до посольств, торгпредств и т.д. информация представительского характера.

Текст вербальной ноты составляется в третьем лице от имени администрации субъекта Российской Федерации, министерства, посольства и т.д. и начинается с обращения, которое содержит комплимент. Заканчивается нота также общепринятой формулой вежливости.

Нота скрепляется печатью отправителя.

Памятные записки используются для различных целей: для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного толкования, а также для подтверждения достигнутой на беседе, переговорах устной договоренности, для того, чтобы привлечь внимание к затронутым вопросам, а в некоторых случаях связать собеседника необходимостью дать ответы на вопросы, поднятые во время беседы, и т.д.

Памятная записка печатается на простой бумаге, номер и печать не ставятся, адрес не указывается. Над тестом печатается:"Памятная записка". Памятная записка составляется в безличной форме с употреблением таких безличных выражений как: "возбуждается просьба", "вынуждены констатировать", "сообщается", "напоминается" и т.п.

Памятная записка не содержит обращение и комплимент. Она не подписывается и не скрепляется печатью отправителя.

Меморандум представляет собой документ, в котором подробно излагается фактическая, документальная или юридическая сторона вопроса. Он может содержать анализ тех иди иных положений или полемику с доводом другой стороны. Меморандум составляется в форме письма и не содержит общепринятых форм вежливости. Меморандум является либо приложением к нотам, либо самостоятельным документом. В большинстве случаев он является документом для обсуждения, для дальнейших переговоров.

Если меморандум вручается лично или пересылается по почте, то в этом случае печать и номер на него не ставятся, документ не подписывается, указывается место (город) и дата отправления.

Д еловое письмо. Современные формы переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет назад. Родина их - Англия, именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. За рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. И чтобы не испортить по неведению хороших взаимоотношений с вашими партнерами за рубежом, этикет переписки должен строго соблюдаться. Соблюдение правил переписки будет свидетельствовать о вашей вежливости, об уважении к партнеру.

Деловое письмо принято писать на бланках организации, где уже имеются реквизиты учреждения. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма. Определенные трудности могут возникнуть в том случае, если вы впервые пишите незнакомому человеку и вам известна лишь его фамилия. Как определить - мужчина это или женщина? В некоторых случаях подсказка содержится в самой фамилии. Например, в Исландии вместо фамилии пишется имя отца, к которому добавляется слово - дочь или сын. В странах арабского Востока перечисляется длинный ряд имен предков Ахмед ибн (сын), Мухамед ибн хасан ибн Хуссейн или Фатима бинт (дочь) Хасан и т.д.

В большинстве стран мира принято писать сначала имя, а затем фамилию. Однако есть и исключения. В Китае, например, на первом местё стоит фамилия, а затем имя - Ден Сяопинь. В Японии же наоборот, сначала идет имя, а потом фамилия - Акира Куросава. В Венгрии на первом месте пишется фамилия, а затем имя - Барток Бела. Если к фамилии женщины добавлено окончание "не", это означает, что она замужем. Если Иштвал - это мужчина, то Иштване - его жена.

У нашего адресата может оказаться титул или звание: он может быть графом, доктором, магистром и т.д. В этом случае вместо обращения "господину" можно указать его титул или звание. Например: доктору Д.Смиту, профессору А.Шульцу, генералу Р.Вильсону и т.д.

Во всех западноевропейских странах так же, как и в США, как в устном, так и в письменном обращении опускать титулы и звания считается невежливым. Однако писать и говорить "господин + титул или звание + фамилия" принято лишь в Германии.

Слова "господин" и "госпожа" всегда сокращаются до "г-н" и "г-жа". Они никогда не употребляются самостоятельно без фамилии. Такие званая и титулы, как генерал-полковник, профессор или президент предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.

В Англии часто употребляется вежливое обращение "эсквайр", сокращенно "эск.", например, "Джону Смиту, эск." Причем обращение "эсквайр" никогда не употребляется в совокупности со словом "господин".

Во Франции так же, как и в Англии, дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, однако, его не принято упоминать в тексте письма.

Полный адрес имеет, например, следующий вид:

Г-ну К.Лампикоски

Генеральному директору,

"Тампелла Пауэр Инк"

109, Лпинти,

Тампере, 33101

Финляндия

При пересылке в конвертах небольших брошюр, буклетов пишут: "Печатная продукция".

Структура письма. С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например, 12 мая 1999 г. Принятые у нас сокращения 12.05.99 в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число - май 12, 1999.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

Еще ниже, без абзаца, сразу у поля вновь с левой стороны пишут вежливое обращение: оно традиционно состоит из слов: "Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия" или "Дорогой доктор + фамилия", или "Господа", "Уважаемые господа", "Уважаемый г-н + фамилия".

В официальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим достаточно высокие посты в таких письмах не следует обращаться на ты даже в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами: "Уважаемый Джон" (имя), либо "Уважаемый г-н Смит" (фамилия).

Если, посылая письмо в Германию, необходимо употребить обращение: "Дорогой г-н доктор + фамилия", то в Австрию и Швейцарию достаточно написать "Дорогой г-н доктор".

После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.

Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: ("Reference"), русский эквивалент - "касательно" или "кас." Например, Кас. "В ответ на ваш факс от 18 мая 2000".

Если Ваше письмо касается только одной проблемы, то в этом случае тему письма можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Если же переписка с вашим партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае вам было бы удобнее сразу после обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков, например:

Дорогой г-н Смит,

Кас. "О ваших предложениях по проекту "ТАСИС",

О предстоящем в мае визите.

Однако, более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется большими буквами, например:

Дорогой г-н Смит,

О ваших предложениях по проекту "ТАСИС"

Далее следует текст письма. Некоторые наиболее часто употребляемые в деловых письмах фразы и обращения выглядят следующим образом:

Дата добавления: 2015-07-02