Нормы времени для рутинных дел

Критерии для вашего объекта

Характеристика целей и объектов

Суммируя ранее сказанное: «цели» (goals) и «объекты» (objectives) — это слова, взятые и спортивной, и военной терминологией, соответственно. Для того чтобы система управления временем эффективно работала, она должна иметь хорошо разработанную терминологию, то есть слова должны ясно выражать понятия. Объекты — это осязаемые предметы и находятся под рукой (цель для стрельбы из лука дает другую аналогию). Понятие цель может применяться для больших расстояний или для больших трудностей.

Вспоминая, что страницу или две назад вы определили, по крайней мере, один объект на следующие шесть месяцев вашей жизни или работы, проверим его теперь, используя следующие критерии.

Таблица 5.3. Контрольный лист – критерии хорошего объекта

ЯСНЫЙ СПЕЦИФИЧЕСКИЙ ИЗМЕРИМЫЙ ДОСТИЖИМЫЙ ОПИСАН ОГРАНИЧЕН ВО ВРЕМЕНИ

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОМНИТЕЛЬНЫЙ УСТАНОВЛЕННЫЙ СОВМЕСТИМЫЙ СТОЯЩИЙ ДЕЛИМЫЙ

Вы можете и не ставить галочки во все вставки. Возможно, в этом и нет необходимости. Например, некоторые объекты могут быть оценены логическими, а не количественными методами, поэтому заполнять вставку ИЗМЕРИМЫЙ нет необходимости. Если вы оцениваете объекты, характеризующие личность, такие, как участие в марафонском беге, тогда критерий ДЕЛИМЫЙ не будет уместен. В приведенной вставке могут появиться и другие критерии. С другой стороны, вы можете иметь дело со столь неопределенным объектом, что вместо плана вам придется использовать другой метод.

Кода мы размышляем о нашей будущей жизни и работе, мы должны в первую очередь думать о целях и объектах. Например, менеджер хочет продвинуться по служебной лестнице или приобрести новый дом.

Достойным объектом для его корпорации в ближайшие шесть месяцев может быть выпуск нового продукта на северо-востоке.

Но в основе всей активности человека лежит непрерывно продолжающаяся деятельность, которая может быть описана как достижение тривиальных целей. Такие дела обычно обозначаются одним кратким словом — «рутина».

Слово «рутина» происходит от французского слова route, «маршрут», и обозначает давно устоявшуюся процедуру, нечто такое, что вы делаете привычно и регулярно. Это как дорога, ведущая к вашему дому: вы настолько хорошо ее знаете, что даже не задумываетесь о маршруте, когда направляете автомобиль к своему дому. Она, конечно, представляет существенно меньший интерес, чем неизвестная дорога, по которой вы едете в выходные на пикник.

В силу того, что рутинные дела мы выполняем слишком часто, мы легко можем их не заметить в нашем управлении временем. Поскольку такие дела выполняются механически, неизменно и скучно, рутинные дела могут также служить причиной бесполезной траты значительного количества времени. Если это так, то следует по возможности сократить время, затрачиваемое на рутинные дела.

Более того, в силу того, что рутинные дела более или менее привычны, мы и не уделяем им достаточного внимания.

Перед тем как приступить к очередному оперативному планированию, попытайтесь выявить некоторые из таких устоявшихся и повторяющихся видов деятельности и внесите их в приведенную ниже таблицу.

В таблицу следует внести критерии целей и намерений, цели и объекты. Вы или ваши сотрудники должны приготовить обзор, в котором построчно будет указано, сколько времени обычно занимает каждая задача. Каждую задачу следует разбить на измеряемые части с использованием методов научной организации труда.

Затем установите реальные нормы времени, за которые можно решить задачу. Кроме того, следует учитывать следующие моменты:

· На первый взгляд любая рутинная деятельность отнимает непропорционально много времени. Если вы что-то делаете самостоятельно и при этом у вас есть в подчинении сотрудники, рассмотрите возможность делегирования им части, а еще лучше всей рутинной работы. Не вредно и задаться вопросом: есть ли необходимость выполнять всю эту рутинную работу?

· Время от времени перерабатывайте заново ваши планы. При существенном отклонении от установленных норм уточните рабочий план и оцените заново нормы времени.

· Исключить применение закона Паркинсона — работа занимает все время, отведенное на нее.

Таблица 5.4. Нормы времени

Вид деятельности или процедура	Норма времени

Следует уделить особенное внимание нормам времени рутинных задач. Действительно, устанавливая нормы времени для таких действий и процедур, вам следует начать рассматривать такие процедуры, как объекты.

Анализ, основанный на этой идее, позволит вам ввести новые, эффективные критерии, позволяющие бороться с однообразием рутины: механическим, бездушным и непреклонным, выполняемым по давно установившимся шаблонам.

Дата добавления: 2015-06-27